25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Cuadros de mando con filtros rápidos con tablas dinámicas

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La segmentación de datos es una espectacular funcionalidad que poseen las tablas dinámicas que sorprenderá al alumno de este curso si no la conocía previamente. Vamos a ver en este vídeo cómo trabajar con ella y qué resultados podemos obtener.

Transcripción

En este vídeo vamos a conocer una posibilidad de realización de cuadros de mando para la toma de decisiones. Debemos recordar que un Cuadro de Mando es un panel que ofrece información visual e intuitiva para facilitar la toma de decisiones sobre un tema. En este libro de Excel tenemos un cuadro de mando sencillo ya terminado que tiene como tabla origen de datos ésta que vemos en pantalla. También hay otra hoja donde hay una tabla dinámica que agrupa por años y trimestres las ventas que ha habido. En otra hoja tenemos también otra tabla dinámica que nos hace un ranking de los vendedores más efectivos y también una tabla dinámica más en otra hoja distinta que nos hace otro ranking con los diez productos más vendidos. Estas tres tablas dinámicas que hemos visto generan unos gráficos dinámicos que ponemos en esta otra hoja que se llama CM, es decir, Cuadro de Mando. Así que una vez hecho este repaso tenemos que reproducir todo esto en las hojas TD1 ejercicio, TD2 ejercicio, TD3 ejercicio y CM ejercicio. Vamos a empezar, reproduciendo esta tabla dinámica ventas por meses en esta hoja TD1 ejercicio nos situamos aquí ponemos el foco en B3 y vamos a insertar tabla dinámica. Tenemos que seleccionar una tabla origen de datos quitando lo que nos ofrece Excel por defecto y vamos a origen de datos. Ahora seleccionamos la tabla desde la esquina superior izquierda y aceptamos, solamente tenemos que arrastrar el campo Fecha a Filas y ahora Importe a Valores. Si no estamos trabajando con la versión 2016 de Excel no tendremos estas agrupaciones automáticamente. Así que tendríamos que hacerlas, vamos a hacerlas previamente y como es evidente Desagrupando y después volviendo a agrupar situándonos en cualquier celda de esta columna, haciendo click en agrupar Selección vamos a elegir Años y Trimestres y quitamos la selección de Meses, aceptamos y aquí tenemos lo que queriamos. Vamos ahora con la segunda tabla dinámica, vamos a recordarla, se trata de un ranking de los vendedores más efectivos. En definitiva estos son todos los vendedores, lo que ocurre es que tenemos que agregar también las ventas que han realizado. Bien pues nos situamos en TD2 ejercicio y concretamente en B3, Insertar tabla dinámica quitamos el valor por defecto y seleccionamos nuestra tabla origen aceptamos y ahora vamos a arrastrar el campo Agente a Filas y el campo Importe a valores y ahora abordamos la realización de la tercera tabla dinámica. Recordamos que es un ranking de los 10 productos más vendidos, además este ranking se refiere a las unidades vendidas no al valor monetario de todos esos productos, por lo tanto, tenemos que agregar el nombre del artículo y también las unidades vendidas. Vamos a la hoja correspondiente nos situamos en B3 y desde Insertar tabla dinámica el mismo proceso que anteriormente, en tabla origen, seleccionamos nuestra tabla. Ahora vamos arrastrar el campo Artículo a Filas y Unidades a Valores pero tenemos que crear ese ranking de los diez mejores. Vamos a hacer clic aquí y después en Filtros de Valor, ahora vamos a elegir diez mejores vemos que emerge un cuadro de diálogo donde podemos elegir si queremos superiores o inferiores, en este caso como son mejores evidentemente será superiores, aquí en vez de los 10 mejores también podríamos elegir otra cantidad pero vamos a dejar en este caso 10. Aquí en Elementos vamos a dejar el valor por defecto y en suma de unidades no tenemos otra opción pero además es la correcta, hacemos clic en aceptar y aquí tenemos ese ranking. A continuación y de forma parecida también desde este Autofiltro vamos a elegir más opciones de ordenación, se trata de ordenar estos productos en función de las unidades que se hayan vendido no tenemos que confundir ordenar estos productos alfabéticamente por ejemplo de la A a la Z, este no sería el caso por lo tanto, insistimos más opciones de ordenación. Aquí vamos a elegir Ascendente y vamos a elegir suma de unidades, es decir, que lo que queremos que ordene es tanto el campo del nombre del artículo como el de las unidades vendidas pero queremos que él ordene en función de las unidades vendidas. Así que aceptamos y aquí tendríamos el ranking de menos a más. Y ahora lo que vamos a hacer es un gráfico dinámico por cada una de las tablas dinámicas que hemos creado, ya que estamos en esta hoja vamos a crear su gráfico dinámico. Seleccionando cualquier celda desde la ficha Analizar Gráfico Dinámico, en este caso va a ser un Gráfico de Barras, hacemos clic en aceptar directamente porque queremos la primera de las opciones y ya tendríamos nuestro gráfico. Ahora vamos a presionar al control+ X, es decir, lo hemos cortado nos vamos a CM ejercicio y lo pegamos en cualquier sitio. Después ya ajustaremos su ubicación más exactamente. Nos vamos ahora por ejemplo a TD2 ejercicio, de la misma forma nos situamos en la tabla dinámica y creamos un gráfico dinámico, en este caso va a ser Circular, elegimos la primera opción y aceptamos, de la misma forma control+ X y nos lo llevamos a la hoja CM ejercicio y por último TD1 ejercicio creamos su gráfico dinámico que en este caso será de Columnas de la misma forma control +X lo cortamos y lo agregamos a la hoja CM ejercicio. Ahora vamos a ir reordenando un poco estos gráficos por ejemplo así, también así, en el caso de este gráfico y en el caso de este otro también lo ajustamos para que quede más o menos centrado y alineado con los otros. Ahora vamos con los formatos a todos los gráficos le vamos a dotar de un relleno verde oscuro y la serie la vamos a graficar con un relleno blanco los títulos también con un color blanco y un tamaño de 11. De la misma forma este otro gráfico igual la leyenda la seleccionamos color blanco y después un tamaño de 11, mismo proceso para el último gráfico, relleno de forma también para las serias graficadas un fondo blanco el texto color blanco inici y tamaño 11. Vamos a quitar también algunos títulos que no nos hacen falta por ejemplo este seleccionando y con la tecla suprimir, esta leyenda tampoco nos hace falta esta otra tampoco y este título tampoco nos hace falta. Aquí parece que nos quedaba otro título que también con la tecla suprimir vamos a quitar. Estos dos filtros que aparecen por defecto en los gráficos dinámicos también los vamos a quitar Por ejemplo: Con botón derecho y seleccionando ocultar todos los botones de campos en gráfico, este también y ahora vamos a intentar que no desborde el texto del eje de abscisas para que se pueda leer mejor el contenido de dicho eje. Prácticamente tendríamos ya todo en cuestión de gráficos excepto este eje que también podríamos aplicarlo en color blanco para que no se nos olvide y un tamaño 11. Ahora podríamos en la parte superior combinar unas celdas para escribir por ejemplo: Cuadro de Mando, lo alineamos a la izquierda, negrita vamos a insertar una fila más para que haya un espacio en la parte superior y ahora mediante control 1 hacemos que emerja el cuadro de diálogo de formato de celdas y vamos a dar un relleno de tal forma que sea vertical y con este modelo, así que vamos a elegir por ejemplo: Verde oscuro a verde claro para ese degradado, aceptamos y ahora tan sólo nos queda poner el texto con color blanco y quizá un poco más grande. Por último y para aportar un poquito de elegancia desde la ficha Vista quitamos la selección de Líneas de Cuadrícula y ya tendríamos nuestro cuadro de mando en el cual podemos navegar con mayor o menor profundidad desde estos botones para ver por ejemplo sólo los años o también los trimestres. También desde aquí podríamos elegir los años y aquí los trimestres para excluir por ejemplo algunos.

25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Pon en práctica la teoría de las tablas dinámicas con estos ejercicios realizados paso a paso y desde cero para aprender todos los secretos de estas productivas herramientas.

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Fecha de publicación:24/03/2016

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