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Office 365 esencial: Implementación

Crear y administrar los servicios de SharePoint

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SharePoint es uno de los pilares de Office 365. Vamos a ver ahora cómo podemos crear, ver y acceder a las propiedades de las colecciones de sitios,, las opciones de compartir información, actualizar colecciones de sitios y mucho más.

Transcripción

Ya hemos repetido en múltiples ocasiones que Office 365 no es un producto en si, sino que se trata de un conjunto de soluciones. Los dos pilares fundamentales de Office 365 son: Microsoft Exchange Online y SharePoint Online o, lo que es lo mismo, lo que nos dota de capacidad para enviar y recibir correos y compartir documentación. En este capítulo nos vamos a centrar en la administración de SharePoint Online. Algunas de las cosas, ya hemos visto que podemos gestionarlas desde el Centro de Administración, pero son fundamentalmente los parámetros o características más globales y que afectan a nuestra suscripción de Office 365. Para la mayor parte de la configuración, hemos de irnos al Centro de Administración de SharePoint Online, que lo encontraremos dentro de Centros de Administración y en SharePoint. Lo primero que vamos a ver es un listado con los sitios o con las colecciones de sitios que ya tenemos en nuestra suscripción. Encontraremos dos columnas con el almacenamiento utilizado, así como con la cuota de recursos de servidor. Disponemos, aquí arriba, de un marcador que nos indica, del total de almacenamiento que tenemos, qué porcentaje tenemos empleado o utilizado, así como la parte correspondiente a los recursos. Vemos, por tanto, que tenemos disponible el tera de cuota para nuestro servidor, ya que no hemos empleado casi ningún almacenamiento en nuestra colección de sitios y que tenemos, al menos, el 50 % de los recursos también disponibles. Cuando hablamos de recursos, hablamos realmente de un coeficiente que aplica a la capacidad de procesamiento, uso de memoria, etcétera, en definitiva, los recursos físicos de nuestro servidor. Lo que vamos a hacer a continuación es marcar uno de nuestros sitios. Lo marcamos aquí, y veremos cómo ya se nos activan distintas opciones en esta cinta. Si le damos, por ejemplo, a las Propiedades, vamos a tener aquí el título de nuestra colección, puesto que realmente una colección de sitios no tiene porqué ser exclusivamente un único sitio, sino que podemos tener un sitio principal y una serie de subsitios. Así pues, tenemos la dirección del sitio web, que sería la URL pública. Vemos que comienza por "https", porque se trata de una conección segura; quién es el administrador principal, el resto de administradores. En este caso, yo soy el administrador único. El número de subsitios; para este ejemplo, pues solo contamos con uno. El uso de almacenamiento que llevamos, que ahora mismo hay ninguno, puesto que no hemos realizado ninguna acción en nuestra colección de sitios. El uso de recursos para el cual, pues, no tenemos tampoco uso ninguno; y la cuota, que la tenemos establecida en 300 recursos. Podríamos llegar a establecer también una advertencia para el uso de recursos, es decir, que cuando alcanzemos, por ejemplo, 1.80, 1.85 % de uso de recursos, nos envía una advertencia para poder tomar las medidas pertinentes: ampliar la cuota o liberar recursos de esta colección. Saldremos de las propiedades, y aquí, como podéis ver, tenemos disponible la capacidad de eliminar este sitio o esta colección de sitios, entrar a modificar o cambiar, o añadir propietarios; ver las capacidades de uso compartido específicas para este sitio; comprar almacenamiento, que sería para toda la suscripción; y, aquí, sí que podremos establecer la cuota de recursos del servidor. Si recordamos, en las propiedades, vimos que no tenía ninguna advertencia cuando llegase a un porcentaje de uso. Aquí, tenemos establecida una cuota de 300 recursos y podríamos marcarle que nos envíe una advertencia cuando llegue al 85 por ciento. Esto sería una recomendación o una buena práctica a llevar a cabo en nuestra administración de SharePoint. Está actualizando los datos, y en breve podremos consultar nuevamente las propiedades para nuestra colección de sitios. Marcamos nuevamente aquí, vamos a las propiedades, y ya veremos cómo sí que nos advierte que cuando llegue a 255 recursos, que es concretamente el 85 % que le hemos establecido, nos enviará una alerta. Seguimos con las opciones y nos encontramos la posibilidad de actualizar. Realmente las nuevas colecciones de sitios que creamos en SharePoint Online están basadas en SharePoint 2016. Esta opción de actualizar está disponible porque las suscripciones más antiguas a Office 365, las de hace aproximadamente tres años, la colección de sitios estaba basada SharePoint 2013. Por tanto, tenemos la posibilidad de actualizar estas colecciones de sitios antiguas a la última versión. Por último, podemos también, desde aquí, crear una nueva colección de sitio. Aquí, como vemos, solo nos va a permitir crear una colección de sitios privados. Recordemos que en el centro de administración, también nos daba lo posibilidad de crear un sitio público. Para concluir, vamos a irnos a la sección de Uso compartido. En SharePoint Online, el uso compartido externo se puede configurar, tanto a nivel global, es decir, que aplica a toda la suscripción de Office 365, como a nivel de colección de sitios. La configuración que se aplica a nivel global siempre va a anular a la configuración definida a nivel de colección de sitios. Las opciones que aquí encontraremos son: "No permitir el uso compartido fuera de la organización", con lo cual, toda la información que tenemos almacenada en nuestro SharePoint solo estará visible y podrán hacer uso de ella nuestros usuarios internos. Tendremos también la posibilidad de permitir el uso compartido solo a usuarios externos que ya existen en nuestro directorio es decir, que los tenemos dados de alta como usuarios invitados en nuestro directorio. También podremos permitir a los usuarios invitar a usuarios externos autenticados y compartir contenido con ellos, es decir, que no solo lo limitaremos a que podamos compartir con usuarios existentes, sino que estos usuarios van a poder realizar invitaciones a otros usuarios externos. Y, por último, tenemos la opción de permitir el uso compartido con usuarios externos y a través, también, de vínculos de acceso anónimo, es decir, que podríamos llegar a generar un vínculo que sea de uso para un usuario que no pertenece para nada a nuestra organización. A estos vínculos se les puede marcar esta casilla y establecerle un periodo de expiración. Es decir, que cuando transcurra un periodo tras el cual sea generado, deje de servir. Aquí le podemos decir qué es lo que podremos hacer a través de estos vínculos: cuando se trate de un acceso anónimo ver los archivos o podremos decirle que pueden ver y editar, o solo ver. Igualmente, a nivel de las carpetas, pues podríamos decirle que puedan solo ver o entrar, editar y cargar documentación, es decir, que puedan subir sus propios ficheros. Tenemos también la posibilidad de indicar quién puede compartir los elementos con usuarios externos. Si marcamos cualquiera de estas opciones, nos solicitará que establezcamos cuáles son estos usuarios. Para ello, marcaremos aquí los grupos de seguridad a los cuales pertenecen nuestos usuarios. Aquí le podremos indicar el tipo de vínculo predeterminado; es decir, cuando generamos un enlace, en qué manera nos va a aparecer. Podrá ser un enlace directo, por tanto solo tendrá acceso el usuario al el que le hemos generado explícitamente el enlace; un enlace interno y, por tanto, no ser accesible desde cualquier parte fuera de nuestra organización; y un acceso anónimo, que sí que será accesible desde cualquier otro punto. Por último, tenemos aquí una serie de configuraciones adicionales, por ejemplo: limitar el uso compartido externo mediante dominios, lo que nos permitirá acotar a los dominios de destino a los cuales voy a poder enviar estos enlaces. Puedo tambien establecer que los usuarios externos deben aceptar las invitaciones para compartir con la misma cuenta a la que se ha enviado la invitación. Disponemos también de una serie de notificaciones que nos servirán para enviar un correo electrónico a los propietarios de OneDrive para la empresa. Cuando otros usuarios invitan a usuarios externos a ver archivos compartidos, los usuarios externos aceptan dichas invitaciones, y cuando crean o modifican un vínculo de acceso anónimo.

Office 365 esencial: Implementación

Descubre el centro de administración de Office 365 y aprende las opciones más importantes para controlar los centros de administración de Exchange, Sharepoint y Skype.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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