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Outlook 2011 para Mac esencial

Crear una cita en el calendario con Outlook 2011

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En este vídeo vamos a ver cómo podemos añadir una cita que tengamos planificada a nuestro calendario, las distintas opciones que podemos añadirle a la cita, información, establecer los avisos, clasificarla, cambiar el estado como no disponible y otras opciones que nos resultarán muy útiles.

Transcripción

Veamos ahora cómo podemos añadir una cita que tengamos programada en nuestro calendario. Fijémonos ahora en la vista del calendario que tenemos en pantalla. Estamos viendo que tenemos varias citas programadas que ya hemos introducido, también tenemos algunas reuniones. Vamos a ver cómo podemos añadir a nuestro calendario una nueva cita. Hay una forma muy rápida de añadir una cita a nuestro calendario, en la hora y el día adecuado. Solo tenemos que ir, por ejemplo, en el viernes a la hora en que tenemos la cita y hacer doble clic. En este caso se nos creará una nueva cita ya preparada para ser rellenada. Vamos a empezar poniendo el asunto. En este caso "Comer con Marta". Vamos a poner la ubicación, y ahora vamos a establecer el horario que vamos a estar comiendo con esta persona. Por defecto la cita se crea de media hora, pero nosotros podemos variarla. Si consideramos que vamos a estar, por ejemplo, una hora, podríamos cambiar la terminación de la cita a las 15:00. En este caso, fijémonos cómo hemos modificado el horario. También es posible que la duración la cambiemos desde aquí. Podemos hacerlo de 15 en 15 minutos. En algunas ocasiones tendremos que escribir algo acerca de la cita. Si es así, en el cuerpo de la cita podemos escribir lo que deseemos. En este caso, "No olvidar llevar la carpeta de informes." Podríamos establecer una clasificación para la cita en el caso de que queramos verla destacada en el calendario, po ejemplo, podríamos ponerla clasificada como que es una cita de comida pero también, que vamos a hablar del proyecto, entonces ya hemos clasificado la cita y en el caso, por ejemplo, de que fuera una cita privada que no quisiéramos que fuera vista en la programación del calendario por otros usuarios, podríamos establecerlo como elemento privado. En este caso, vamos a desactivarlo pero podríamos activarlo para que fuera un elemento privado. También podemos establecer cómo se verá nuestro estado en la programación del calendario si alguien intenta ponernos una reunión en ese horario, en este caso, vamos a aparecer como no disponibles. Podríamos aparecer como provisionales si la cita no es muy segura, como disponibles en el caso de que nos necesiten cancelaríamos la cita, o como que estamos fuera de la oficina. En este caso, vamos a suponer que estamos dentro de la oficina. pero queremos aparecer como no disponibles. Ahora solo nos queda que Outlook nos avise, en este caso con media hora de antelación, para que no olvidemos que tenemos que comer con Marta. Una vez que ya tenemos la cita rellena, hacemos clic en "Guardar y cerrar". Como podemos observar aparece la cita ya establecida en el calendario en el día y horario que hemos establecido con el color de la clasificación que le hemos hecho a través de Proyecto, y con la campanita que nos indica que va a tener un aviso. Fijémonos que para ver los detalles de la cita podemos pasar el ratón por encima y nos mostrará ciertos detalles. Si queremos ver algo más, siempre podemos hacer doble clic en la cita para abrirla y ver todos los detalles. Como puedes observar esta forma es la más rápida de establecer citas en el calendario. También puedes establecer citas directamente desde la pestaña "Inicio" en el botón "Cita". En este caso, tendríamos que establecer todos los detalles de la cita. Como estábamos situados en el día de hoy nos aparece la cita para hoy. Si queremos que sea en otro día tendríamos que cambiar el día. tanto el comienzo como la finalización, y establecer el horario en que queremos que se realice. También añadiríamos el asunto y la ubicación igual que hemos hecho en la cita anterior. Estableceríamos todas las opciones que necesitemos y haríamos clic en "Guardar y cerrar". Para no olvidar ninguna cita podemos ir estableciéndolas en nuestro calendario y estamos tranquilos que Outlook nos va a ayudar a llegar a tiempo antes del horario establecido.

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3:12 horas (57 Videos)
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Fecha de publicación:16/02/2017

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