Acrobat DC esencial

Crear un informe de comentarios de un PDF

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Cuando tenemos un PDF extenso con muchos comentarios, es posible crear un informe resumido en formato PDF con todos los comentarios ordenados.
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Transcripción

Otra utilidad muy práctica del "Panel de comentarios" de Acrobat DC es la posibilidad de generar un informe detallado con todos los comentarios y también en formato PDF. Vamos a ver un ejemplo. He aquí un documento PDF que dispone de varios comentarios repartidos en diferentes páginas. Como sabemos, en el Panel de Comentarios podemos ver un listado resumido e, incluso, localizar dónde están cada uno de dichos comentarios. Sin embargo, en el caso de documentos extensos, que estén plagados de comentarios, hacer una revisión dentro de este pequeño panel de comentarios puede ser algo complicado. Nos va a interesar más generar un informe extenso e incluso de varias páginas con todos y cada uno de esos comentarios. Eso es justamente lo que vamos a hacer a continuación. Dentro del Panel de Comentarios tenemos el botón de Opciones y dentro de este menú que aparece vamos a elegir la opción Crear resumen de comentarios. Aparece, entonces, un cuadro de diálogo que no vas a pedir cuál va a ser el formato preferido para dicho informe. Vamos a verlo uno por uno. En primer lugar, tenemos documento y comentarios con líneas de conexión en páginas separadas. Es decir, por cada página del documento, se va a generar una página paralela donde se van a conectar los diferentes comentarios con sus debidas explicaciones. La otra opción es hacer un único documento con los comentarios en líneas de conexión en páginas sueltas, pero amalgamado con el contenido. Esto es, en el primer caso, vamos a generar tantas páginas de resumen de comentarios como páginas con comentarios haya, mientras que en el segundo caso, vamos a generar un nuevo PDF que será idéntico al original, pero que tendrá marcas adicionales con detalles de todos los comentarios. Esto puede resultar en un documento PDF relativamente largo o pesado y, entonces, también tenemos esta tercera opción de solamente los comentarios. Es decir, quiero recibir un resumen donde aparezca un informe detallado y ordenado del contenido de cada una de las notas adhesivas asociadas a cada uno de los comentarios. Finalmente, tenemos la cuarta opción donde el documento y los comentarios no tienen ningún tipo de relación mediante conexiones gráficas, sino que parecen relacionados mediante un número de orden, de tal manera que podemos identificar cada uno de los comentarios en la página original del PDF con un número que se corresponderá exactamente con el mismo código en la correspondiente página del comentario detallado. Vamos a elegir, por ejemplo, la opción de Solo comentarios y vamos a generar un documento PDF nuevo, con lo cual tendremos que definir el tamaño del papel que en mi caso va a ser el estándar A4 el tipo de ordenación de los comentarios, que puede ser por fecha, autor o página en mi caso, voy a escoger la opción por defecto que es Página y finalmente, aspectos más relacionados con la apariencia como el tamaño de la fuente, --vamos a ajustarla, que sea grande-- y luego, qué tipo o qué cantidad de comentarios quiero incluir. Habitualmente se incluyen todos los comentarios. Pero también podríamos elegir solamente los comentarios que se muestran actualmente. ¿Esto qué quiere decir? Si tenemos un documento PDF muy extenso y con un gran número de comentarios desde el panel de comentarios, como ya sabemos los podemos filtrar por cualquier criterio y, entonces, solamente aparecerían aquellos comentarios que han sobrevivido al filtro, al criterio de búsqueda. Finalmente, otra opción para optimizar este informe puede ser desmarcar la opción Página sin comentarios. Las páginas que no tienen comentarios no tienen porqué tener una hoja de comentarios análoga en el informe solamente aquellas que posean comentarios. Bien, pues una vez que hemos ajustado la apariencia del informe, ya estamos en condiciones de hacer clic en el botón Crear resumen de comentarios. Esto crea de manera instantánea un nuevo documento PDF separado en diferentes páginas con nuestra configuración, tantas páginas como páginas de comentarios tuviera el PDF original. En mi ejemplo, tengo comentarios en la página 2, en la página 3 pero también en la 4 y en la 5. De hecho, lo que voy a hacer a continuación es aumentar ligeramente el nivel de zum, para poder leer en detalle cuál es el aspecto de esta página de comentarios. Aquí podemos ver que en la página 5 ha habido un texto resaltado y esto sería el texto que el primer revisor escribió dentro de la nota adhesiva y también podemos comprobar con un texto con un poco de sangría que ese comentario fue respondido poco después. Bien, pues una vez que estuviéramos conformes con este informe de comentarios ya estaríamos en condiciones de guardar los cambios como un documento PDF por separado. En resumen, podemos ver cómo Acrobat facilita enormemente la tarea de hacer una revisión de un documento en lugar de estar buscando entre todas las páginas dónde están los textos tachados, las correcciones ortográficas o las indicaciones de rectificaciones en imágenes o dibujos.

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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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