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Fundamentos del teletrabajo

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Ya sea que tu organización tenga la totalidad o una parte de sus empleados trabajando en modalidad remota, necesitan adaptarse a este nuevo paradigma y ajustar sus procesos para que todo funcione correctamente en un nuevo entorno y filosofía de trabajo.
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Transcripción

Con el crecimiento de la demanda de teletrabajo, las empresas y organizaciones comienzan a enfrentar nuevos retos. Ya sea que la organización tenga la totalidad o una parte de sus empleados trabajando en modalidad remota, necesitan adaptarse a este nuevo paradigma y ajustar sus procesos para que todo funcione correctamente en un nuevo entorno y filosofía de trabajo. Si una organización no logra integrar correctamente sus trabajadores remotos, lejos de generar beneficios, van a producir consecuencias negativas sobre la producción, la calidad de trabajo y la comodidad tanto de los trabajadores remotos, como a los que se encuentran trabajando en oficina tradicional. Entre los cambios y adaptaciones más importantes que deben incorporar las organizaciones tenemos: permitir un acceso igualitario a todos los miembros de la empresa sin importar la modalidad de trabajo. Todos los empleados deberían tener igualdad de condiciones para acceder datos o consultar a sus superiores e interactuar con servidores o entornos de trabajo. Garantizar que todos los empleados pueden realizar su trabajo en igualdad de condiciones y facilidades, ayuda a evitar que existan clases o diferencias en el trato de empleados según la modalidad en que trabajen. Mantener a todos los miembros actualizados sobre los objetivos y procesos de la empresa. En una oficina física, generalmente tenemos un flujo más sencillo de la información porque usualmente los empleados pasan su tiempo laboral en áreas comunes. lo que genera interacción social. Usualmente las noticias de la empresa son uno de los temas cotidianos. Sin embargo, en un entorno remoto este tipo de interacción es rara o nula. Y muchas veces, los empleados que se encuentran trabajando remotamente permanecen en la oscuridad sobre las decisiones y movimientos de la empresa. Sin comprender qué sucede, pueden incluso llegar a pensar que la compañía está tomando malas decisiones y buscar otros rumbos. Evitar o disminuir al máximo las reuniones. En la medida de lo posible, se debe tratar de reducir las reuniones en especial las que tienen poco impacto sobre la productividad. Utilizar otros medios como correos electrónicos o programas de mensajería que permitan una comunicación asincrónica dan la oportunidad para responder con calma o incluso ayudan a los empleados que trabajan en otros países para que tengan tiempo de revisar el mensaje en su horario local. Si se tienen que hacer reuniones, hay que aprovecharlas al máximo. Las reuniones con equipo de trabajo en modalidad remota deben ser aprovechadas para explotar al máximo la interacción social entre los miembros. Lo ideal, es tratar de enfocarse en los procesos que son más difíciles de lograr cuando las personas que no se conocen entre sí, interactúan. Por ejemplo, conversar sobre temas subjetivos que son más difíciles de explicar por un correo electrónico. Hacer lluvias de ideas creativas. Tratar de generar actividades que unan al grupo y, ¿porqué no? aprovechar para dar o recibir retroalimentación entre los miembros del equipo. Evite crear demasiados procesos. Para algunas organizaciones puede ser intimidante trabajar con empleados a los que no se pueden controlar directamente. Y una respuesta común de algunos jefes es compensar esta inseguridad a través de la creación de procesos y controles que aparentemente aseguren que los empleados cumplan con sus obligaciones. Sin embargo, esos controles terminan siendo engorrosos tanto para la empresa, como para los empleados que terminan perdiendo tiempo productivo o restringiendo su creatividad gracias a estos controles. Lo más recomendable es definir claramente las responsabilidades para que cada miembro conozca y delimite correctamente su trabajo. Permitir que ellos sean los que generen sus propios procesos internos. Demasiados procesos limitan la creatividad. y hacen sentir a los empleados que se les tiene poca confianza. Entrenar a los nuevos empleados. En la oficina tradicional es común que cuando llega un nuevo empleado sus compañeros le expliquen los procesos internos. Los detalles de la oficina, según se van necesitando, vamos informándolos. Sin embargo, por la naturaleza de un entorno remoto este proceso es poco común y muchos empleados experimentan ansiedad y tienden a cometer errores importantes dentro de la organización por ignorar lo que se espera de ellos. Es necesario asegurarse que cada nuevo empleado conozca cómo usar las herramientas comunes del equipo. Que tengan acceso a todos los datos y repositorios de código o a la documentación necesaria para poder hacer su labor diaria. Trabajar asíncronamente. Los equipos de trabajo remotos tienden a encontrarse en diferentes puntos geográficos. Y muchas veces esto significa trabajar con diferencias de horarios. Para esos casos es sumamente importante que los miembros trabajen con un nivel de independencia que permita que su avance, o la falta de él, no genere obstáculos a sus compañeros. Si todos los empleados trabajan en un mismo horario, pero algunos se encuentran en otros países, es posible que para algunos, la jornada de trabajo ocurra en la mañana mientras que para otros, ocurra en la noche. Cuando ocurre esta situación, encontraremos diferentes niveles de concentración, cansancio y creatividad que afecten el rendimiento y el comportamiento general del equipo. Lo recomendable es que cada empleado maneje proyectos independientemente o que trabaje en tareas separadas que no afecten a sus compañeros. También que se mantenga una comunicación fluida entre los miembros del equipo y así, todas las partes pueden avanzar de manera independiente. Cuando es correctamente utilizado, el trabajo asincrónico no sólo elimina el problema de rendimiento entre empleados en diferentes horarios. Al contrario, puede convertirse en una ventaja haciendo que la organización pueda trabajar sin parar, las 24 horas del día.

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Fecha de publicación:23/03/2017

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