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Outlook 2011 para Mac esencial

Crear nuevas tareas en Outlook 2011

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En este vídeo vamos a ver cómo podemos crear tareas de forma rápida a partir de un mensaje de correo electrónico, y también veremos cómo crear tareas nuevas desde cero y las distintas opciones que tenemos al crearlas.

Transcripción

Aprenderemos ahora a trabajar con las tareas. Dentro de Outlook, en el Panel de navegación, nos cambiamos al elemento "Tareas". ¿Qué es una tarea? Una tarea es un apunte que nos permite realizar un seguimiento de algo que tenemos que hacer. Hay muchas personas que llevan las tareas apuntadas en una lista de papel, pero Outlook nos permite llevar un seguimiento electrónico de todas aquellas acciones que tenemos que realizar. Además, nos permite establecer avisos, marcarlas cuando ya han sido realizadas. En fin, tenemos muchas más ventajas que escribirlas en un simple papel. Crear una tarea en Outlook es muy sencillo, simplemente, desde la "Cinta de opciones", en la pestaña "Inicio", hacemos clic en el botón de "Nueva tarea". Escribimos un nombre corto para esa tarea. Tenemos que poner, si queremos también, la fecha de vencimiento, pero no es obligatorio. En este caso, ponemos que lo necesitamos para el lunes. Podemos poner una fecha de inicio si lo sabemos, y podemos ponernos un aviso. Le decimos que nos avise, por ejemplo, un día antes. Una vez que tenemos esto relleno, escribimos si queremos alguna nota acerca de la realización de esta tarea, e incluso clasificarla si es de tipo personal o en algunas de las categorías que ya tenemos creadas, y, si queremos, darle una prioridad. Si es importante, podríamos decirle que es de prioridad alta. Una vez que ya tenemos todos los detalles de la tarea rellenos, hacemos clic en "Guardar". "Guardar y cerrar", y en este caso, nos aparece ya en el panel de tareas. Fijémonos ahí: realizar pedido de papel. Como podemos observar tiene el distintivo que la hemos puesto de que es una tarea importante y de que la tenemos que realizar porque nos vence en tres días. Una vez realizada la tarea, lo que hacemos simplemente es marcar esta casillita de la izquierda y aparecerá como completa. En ese caso, desaparece ya de la lista y ya sería una tarea que no tenemos que realizar. En el caso de que queramos mostrar las tareas completas, lo que tenemos que hacer es en la pestaña "Inicio", si nos vamos hacia el final de la pestaña, observamos que tenemos visibles ahora los elementos marcados, los elementos vencidos, y también hacemos clic para que aparezcan los completos. En este modo, aparecen ya también los elementos que están marcados como completos. Los elementos que aparecen en color rojo son tareas que han vencido y que todavía no hemos completado. Por ejemplo, está en color verde, es una tarea que está categorizada como una tarea personal; se la ha puesto una categoría de las que ya tenemos creadas. Por lo tanto, sabemos siempre con un solo vistazo qué tareas han vencido, qué tareas tenemos completas y qué tareas tenemos pendientes. Por supuesto, si la hemos puesto un aviso, nos avisará también antes de que se cumpla la fecha de finalización. Seguramente, te habrás preguntado por qué algunas tareas tienen un distintivo en el icono diferente de otras. Unas tareas tienen un sobrecito y otras como un portafolio. Este icono es diferente por la forma en la que se han creado las tareas. Las tareas con el portafolio se han creado con el botón de "Nueva tarea" o archivo de "Nueva tarea", que puedes crear desde ese modo. Las que tienen el sobrecito son tareas creadas a través del correo electrónico. Veamos cómo se han creado esas tareas y cómo nosotros podemos crearlas también a partir de un mensaje. Nos movemos al elemento "Correo", y creamos, por ejemplo, una tarea de este mensaje que vemos aquí. Carla Sanz: reunión departamento de ventas. ¿Qué hacemos para crear una tarea con este mensaje de correo electrónico? Es tan sencillo como ponerle una marca de seguimiento en la columna de marcas de seguimiento. Fijémonos que aquí, hemos dado clic, aparece la marca de seguimiento, y ahora si nos cambiamos al elemento tareas, veremos cómo la reunión del departamento de ventas ha pasado a formar parte de esa lista de tareas; en este caso con el distintivo del sobrecito. Por tanto, ahora ya sabemos qué diferencia existe entre estas tareas y estas otras. La verdad es que es muy útil poder crear tareas a partir de marcas de seguimiento, porque muchas veces te llegan cosas con el correo electrónico, que quieres recordar para hacer algo posteriormente, y entonces la forma más útil es ponerle la marca de seguimiento y establecer ese correo como una tarea. De ese modo, nunca olvidarás que tienes que contestarlo o hacer algo con el mismo. Seguramente, también habrás observado que la pantalla cambia cada cierto tiempo; esto Outlook lo hace automáticamente, cuando una tarea ha vencido, en este caso, automáticamente, la cambia a color rojo y la cambia de posición o de lugar. Por tanto, en algunas ocasiones te ocurrirán estas cosas, tenlo en cuenta.

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Fecha de publicación:16/02/2017

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