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Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Crear etiquetas con combinar correspondencia en Word

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De la misma forma que es posible crear sobres, también es posible crear otros elementos que se utilizan en el ámbito postal. Nos referimos a etiquetas adhesivas. Word dispone de una funcionalidad concreta que posibilita multitud de formatos para esas etiquetas.

Transcripción

Con este vídeo estamos ante la oportunidad de aprender a crear etiquetas con combinar correspondencia. El proceso, vamos a comprobar, que no es nada complicado. Vamos a ir a la ficha "Correspondencia" y ahora dentro del menú "Iniciar combinación de correpondencia" elegimos "Etiquetas". Aparece un asistente donde tenemos que realizar algunas configuraciones. Una de las primeras es la elección de la forma en la que vamos a alimentar a la impresora. En este caso, la opción por defecto es "Impresoras de páginas", y en la bandeja predeterminada de esa impresora. Vamos a dejar esta opción conforme esta. Después tenemos que elegir la información sobre etiquetas, aquí, por defecto, quizá aparezca la marca de etiquetas Microsoft pero tenemos otras muchas para poder elegir. Nosotros vamos a elegir, por ejemplo, "APLI", Dentro de "APLI" tenemos varias opciones que al ir seleccionándolas en este panel, a la derecha vemos cómo van cambiando los datos y nos da información de ese tipo de etiqueta. Nos vamos a quedar con esta etiqueta y también podemos ir a "Detalles", con lo cual aparece una vista previa de cómo sería esa etiqueta y con las características también de las medidas de alto, ancho e incluso el número de etiquetas que habrá a lo ancho del documento y el número de etiquetas que habrá a lo largo. También podríamos, partiendo de los datos de esa etiqueta elegida, crear una nueva etiqueta variando los datos que salen por defecto. Vamos a hacer clic en "Aceptar" y vemos cómo aparece una cuadrícula que nos va a facilitar la labor. Si no apareciera esta cuadrícula tenemos que tener en cuenta que esto, al fin y al cabo, es una tabla. Podemos ver aquí que podemos seleccionar esta tabla. Como decía, si no aparece esta cuadrícula, podemos ir a la ficha "Presentación" dentro de herramientas de tabla y asegurarnos de que esta opción del "Cuadrículas" está activada. Puesto que si estuviese desactivada, esta sería la visión. Ahora ya podemos volver a la ficha "Correspondencia". Una vez hemos iniciado la combinación de correspondencia tenemos que seleccionar los destinatarios. Para ello, hacemos clic en este desplegable y después elegimos una de las opciones que tenemos en el menú que emerge. Vamos a elegir en este caso "Usar una lista existente". Buscamos nuestra lista, que en este caso va a ser una tabla de Excel, la abrimos y aquí podemos ver todas las tablas que hay en las hojas de ese libro, vamos a elegir la primera, por ejemplo, aceptamos y aquí tenemos ya un primer cambio en la pantalla. Como podemos ver, en la primera etiqueta no aparece nada, puesto que Word está esperando que insertemos los campos combinados. Así pues, vamos a ello. Desde el grupo "Escribir e insertar campos" vamos a "Insertar campo combinado" y vamos, por ejemplo, a elegir "Apellidos del responsable". Ahora vamos a escribir una coma, un espacio, "Intro" y nos situamos en la siguiente línea. Insertamos otro campo que podría ser "Nombre del responsable". Volvemos a presionar "Intro", por ejemplo, vamos a insertar el nombre de la empresa, después "Intro", la "Dirección" y ahora en la misma línea vamos a colocar "Código postal", tres espacios, "Ciudad", tres espacios, "Provincia", el "País" lo vamos a colocar en la última línea. Y ahora lo que podemos hacer es hacer clic en "Actualizar etiquetas". Vemos cómo se han propagado todos los cambios que hemos realizado en nuestra primera etiqueta. Ahora también podíamos hacer clic en "Vista previa" y efectivamente vemos todas las etiquetas con los datos correspondientes a cada uno de los destinatarios. Evidentemente podemos reeplantearnos la configuración de estas etiquetas, por ejemplo, si nos damos cuenta de que poner en una línea los apellidos y en otra linea el nombre, puede ser excesivo y se desaprovecha demasiado espacio. Pues podríamos de nuevo desactivar "Vista previa", situarnos al final de esta línea e insertamos el campo "Nombre del responsable" a partir de aquí, de tal forma que nos aseguramos de que se va a escribir a continuación y no en una línea nueva. Vamos a "Actualizar etiquetas" con ese cambio y hacer una "Vista previa". Ahora efectivamente vemos los apellidos, coma y el nombre de cada persona. Otros cambios que podríamos hacer para perfeccionar el diseño sería, por ejemplo, quitando "Vista previa", seleccionar todos los marcadores, disminuir el tamaño de fuente y ahora tan solo a los apellidos y al nombre le incrementamos el tamaño de la fuente. Incluso podemos poner en "Negrita". También, si seleccionamos todos los marcadores, podríamos aplicar una pequeña sangría y ahora volvemos a "Correspondencia", "Actualizar etiquetas" y "Vista previa". Y ahora ya lo que nos quedaría sería "Finalizar y combinar". Tendríamos que elegir una de estas dos opciones, "Editar documentos individuales" o "Imprimir documentos". La segunda de las opciones, avisamos una vez más, de que al utilizarla se envían los documentos, es decir, en este caso las etiquetas directamente a la impresora. Y tendríamos que tener cuidado y asegurarnos de que la impresora esté preparada con el papel adecuado y en línea. Vamos a utilizar en cualquier caso esta primera opción, "Editar documentos individuales" y lo que hace es combinar las etiquetas en un documento nuevo, el cual podemos guardar, cambiando el nombre a uno que sea más adecuado. Y por último si queremos ver una vista general de nuestra página, podríamos hacer clic aquí y esta sería la visión de toda una página de etiquetas.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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