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Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Crear directorios en Word con combinar correspondencia

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Otro tipo de combinación de correspondencia especializada es la creación de los llamados directorios. Con ella podremos crear una lista de contactos o de correos electrónicos en Microsoft Word, pero basada en un origen de datos distinto.

Transcripción

La última forma de realizar una combinación de correspondencia es la de crear un directorio. La creación de un directorio no es más que trasladar a Word, en formato tabla, los datos que tenemos también en otra tabla o base de datos. La justificación de realizar una tabla, basándonos precisamente en otra tabla, puede venir de dos formas. Una de ellas es aprovechar las formidables características de aplicación de formato que tiene Word. Es decir, si tenemos dificultades en aplicar un formato adecuado a una base de datos debido a que está alojada en Access, Excel o, incluso, si es un archivo CSV, podemos utilizar "Combinar correspondencia" con la opción "Directorio". Otra de las razones para utilizar esta modalidad de combinar correspondencia es la ubicación de nuestros datos. En otras palabras, si necesitamos forzosamente tener nuestros datos en Word, por algún motivo, lo podemos hacer creando un directorio. Vamos ya a la práctica, comenzando a crear una combinación de correspondencia con un directorio. Hacemos clic en la ficha "Correspondencia", "Iniciar combinación de correspondencia" y ahora elegimos "Directorio". Ahora, es turno de "Seleccionar destinatarios". En este caso, vamos a elegirlos de una lista existente. Va a ser este archivo Excel. Y ahora elegimos una de las dos tablas que aparecen en esta lista. Y una vez hecho esto, podríamos editar la lista de destinatarios, mediante este cuadro de diálogo, y las opciones que nos ofrece, es decir, poder discriminar algunos de esos destinatarios, ordenar la tabla o incluso filtrarla. Ahora, vamos a crear una tabla que va a tener cuatro columnas. Y lo podemos hacer desde "Insertar tabla" y eligiendo, así, estas cuatro columnas. Ahora, en cada una de esas columnas, vamos desde la ficha "Correspondencia" a "Insertar campos combinados". Por ejemplo, el primer campo va a ser el nombre de la empresa. El segundo campo va a ser el nombre del responsable y, después, apellidos del responsable. Por último, en la última columna va a aparecer un teléfono. Ya podríamos hacer una primera prueba con "Vista Previa" y navegando con estos botones para ver los resultados. Podemos ver que algunos campos tienen un ancho insuficiente y a otros les sobra. Y eso es algo que conviene corregir en este momento. Así que, vamos desde aquí a aumentar el ancho del primer campo, reducir un poco el del segundo, aumentar el del tercero y reducir el del teléfono. Y después de esto, vamos a hacer lo siguiente. Seleccionamos toda la fila, "Ctrl + C" y copiamos. Y hacemos doble clic en la zona del encabezado. Ahora podemos pegar y eliminar el contenido. Ahora podemos sustituir por unas etiquetas que sean descriptivas y más lógicas, por ejemplo... estos nombres. También podríamos aplicar un formato a toda esta tabla que hemos situado en el encabezado, desde "Inicio". Podemos aplicar una negrita. Podemos colorear. Y, ahora, ya podríamos ir a la ficha "Diseño" y después "Cerrar el encabezado". Y volvemos, de nuevo, a la ficha "Correspondencia" y ya estaremos en condiciones de finalizar y combinar. En este caso, vamos a utilizar la opción "Editar documentos individuales". Hacemos clic en "Aceptar" y aquí tendríamos el resultado. Por supuesto, a esta tabla se le puede aplicar cualquier formato y diseño, puesto que desde Word es muy fácil. Por ejemplo, en la ficha "Diseño", tenemos toda una galería de formatos para aplicar con tan solo un clic.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

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Fecha de publicación:15/03/2017

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