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Outlook 2011 para Mac esencial

Crear contactos nuevos y grupos de contactos en Outlook 2011

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En este vídeo vamos a ver cómo crear contactos nuevos y grupos de contactos o listas de distribución. Estos grupos de contactos nos ahorrarán tiempo a la hora de mandar el mismo mensaje a varias personas con las que nos comunicamos habitualmente del mismo departamento o que trabajan juntas en un proyecto común.

Transcripción

Pasemos ahora a ver cómo trabajamos con contactos. En este vídeo vamos a ver cómo crear contactos nuevos y cómo crear también grupos e contactos. Los grupos de contactos también reciben el nombre de "Listas de distribución". Estos grupos de contactos nos ahorran tiempo a la hora de enviar el mismo mensaje a varias personas con las que nos comunicamos habitualmente. Por ejemplo, las mismas personas de un departamento o personas que trabajan juntas en un proyecto común. Para crear un nuevo contacto, lo primero que vamos a hacer es seleccionar contactos en el panel de navegación. Ahora que ya estamos dentro del elemento de contactos, fijémonos cómo la pestaña de "Inicio" ha cambiado y contiene todos aquellos botones que nos son útiles para trabajar con contactos. Para empezar, el primero que vemos sirve para crear un nuevo contacto. Vamos a hacer clic en él y ya nos aparece la ventana de "Nuevo contacto". En este caso, lo primero que nos solicita es el nombre y los apellidos del contacto. Vamos a registrar a nuestro contacto, Ana. Con la tecla tabulador del teclado vamos pasando de un campo a otro y así no tenemos que ir haciendo clic con el ratón. De esta manera, vamos escribiendo más rápido. Ana García, que pertenece al departamento de recursos humanos está en la oficina número dos, departamento C, compañía ficticia SA. Una vez que hayamos puesto estos datos principales, pues podemos añadir sus teléfonos. Podemos añadir un móvil y un teléfono fijo del trabajo o, si incluso tiene más teléfonos, podremos dar al botón de "Más" y seguir añadiendo. En este caso, únicamente vamos a añadir su número de móvil. Una vez que hayamos puesto el teléfono, podríamos pasar a introducir su dirección de internet porque si no, no podríamos comunicarnos con ella a través del correo electrónico. Y algunos detalles acerca, por ejemplo, de la dirección del trabajo. La calle es la Gran Vïa, número 55, el código postal es 28001 y la ciudad es Madrid. El país, España. Perfecto. Si tenemos que escribir algún otro detalle a modo personal, podemos observar que tenemos aquí un campo personal en donde podemos añadir algunos detalles en relación a este criterio. Por ejemplo, estaría útil, si sabemos su fecha de cumpleaños, añadirlo. De este modo, también el calendario de Outlook nos avisará de cuándo es ese día para que podamos felicitarla. Entonces aquí, elegimos el día del cumpleaños, 10 de marzo. Y aquí a la derecha, justo le vamos a decir "Agregar aviso". De este modo, el calendario nos va a avisar cuando llegue ese día. Observemos que también se nos han iluminado algunos botones que antes teníamos desactivados, como por ejemplo, el botón de "Mapa". El botón de "Mapa" nos va a ayudar a mostrar la dirección del contacto en un mapa. Vamos a hacer clic para ver que nos abre una ventana del navegador, donde nos localiza exactamente el lugar, es decir la dirección de trabajo de esta persona. Hacemos clic. Se nos está abriendo el navegador y ahora mismo está intentando localizar esta dirección. Ya la tenemos localizada. Por tanto, nos podemos hacer una idea de dónde se encuentra su oficina. Cerramos el navegador y continuamos en Outlook. Una vez cerrada la ventana del navegador, pues ya vemos que seguimos teniendo en pantalla el contacto por si necesitamos añadirle alguna otra información, podríamos añadir alguna nota o alguna otra cosa. Aquí tenemos un campo abierto para escribir. Y si necesitamos enviarle un correo, ya automáticamente, podríamos hacerlo desde esta ventana. Fijémonos que aparece ahí un sobrecito. Si hacemos clic ahí, ya crearíamos un correo que iría justo a esta dirección. Y por lo demás, solamente, si necesitaramos clasificarla o hacerle un seguimiento, marcarlo como privado, podríamos hacerlo. Desde aquí también podríamos ponerle alguna reunión. Y desde este botón, como podemos observar, también mandarle un correo electrónico. No solamente desde aquí. Podíamos eliminar el contacto. Lo que sí que tenemos que hacer es guardar y cerrar para no derderlo. Pues una vez que ya hemos hecho clic en "Guardar" y "Cerrar", ya tenemos aquí el contacto, ya lo hemos dado de alta y bueno, pues ya nos aparece junto con el resto de contactos. Igualmente que hemos creado un contacto, podemos crear un grupo de contactos. Si queremos crear un grupo de contactos, pues entonces, en la misma pantalla de "Contactos", en la pestaña de "Inicio", vamos a hacer clic en el "Grupo de contactos". El botón "Grupos de contactos" lo que nos va a permitir es crear una lista con varios contactos en su interior. Normalmente, siempre hacemos esos tipos de grupos cuando nos comunicamos con muchas personas a la vez, muchas personas que van siempre en los mismo correos en el "Para" y en el "CC" para no tener que estar metiéndolos individualmente creamos un grupo. Si trabajamos en el mismo proyecto o pertenecen al mismo departamento y todos tienen que estar en las copias del "email", pues es una forma de ahorrar tiempo. En este caso, vamos a crear el grupo de "Clientes" para que cuando mandemos ofertas, podamos mandarlas directamente a la lista de distribución sin tener que ir seleccionando los clientes uno por uno. Entonces, escribimos el nombre, como hemos hecho, del grupo. Y luego en la parte inferior podemos ir añadiendo, es decir, agregango aquellas personas que son los clientes. Dice "Agregue su dirección", pero bueno, podemos empezar agregando con doble clic el nombre y ya automáticamente nos lo reconoce. Vamos a agregar a María, a Martha y a Pablo, por ejemplo. Una vez que ya tenemos el grupo hecho, pues ya simplemente hacemos clic en el botón de "Guardar y cerrar". Siempre podemos volver a abrir el grupo de contactos con doble clic en la pantalla de contactos. Y desde aquí sacar algún miembro si fuera necesario. Tenemos aquí, en la parte de la cinta de "Opciones", el botón de "Quitar". Y si necesitaramos añadir algún miembro nuevo, alguien más que ha entrado como cliente, podríamos utilizar el botón de "Agregar" o simplemente hacer doble clic y volver a escribir el nombre del siguiente cliente. En este caso, vamos a hacer "Guardar y cerrar". Y ya fijémonos cómo se ha creado el grupo "Cliente". Allí aparecen cuáles son sus componentes. Y bueno, aquí tenemos la información. Si tenemos que escribir un correo a este grupo, pues podríamos ir perfectamente al elemento "Correo". Seleccionar un "Correo nuevo". Y ahora en el "Para", pinchando en la libreta de direcciones, por ejemplo, seleccionaríamos "Clientes". Como podemos observar ya está ahí la búsqueda. Hacemos doble clic, vemos cuáles son sus miembros. Y si estamos de acuerdo, simplemente hacemos clic en "Para". Ya se añade. Cerramos la búsqueda. Y fijémonos que tiene ahí unas flechitas, la lista o el grupo de contactos, que si hacemos clic, podemos ver quiénes son sus componentes. E incluso desde aquí podríamos quitar un componente. Y nos hemos ahorrado el tener que meter individualmente los otros dos. Por tanto, fijémonos qué útil es esto de trabajar con estas listas de contactos o grupos de contactos o listas de distribución.

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Fecha de publicación:16/02/2017

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