Outlook 2011 para Mac esencial

Crear carpetas inteligentes en Outlook 2011

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Podríamos crear una búsqueda para encontrar todos los elementos marcados con una categoría o marcados para seguimiento pero no finalizados todavía. Gracias a las carpetas inteligentes, podremos guardar esta búsqueda como una carpeta inteligente para poder usar estos criterios más adelante sin tener que volver a crear manualmente esta búsqueda avanzada. En este vídeo vamos a mostrar cómo crear estas carpetas inteligentes basadas en uno o varios criterios de búsqueda.

Transcripción

Veamos ahora como podemos crear una carpeta inteligente. Seguramente será muy útil tener una carpeta inteligente que nos muestre todos los mensajes no leídos que tenemos, por ejemplo, en bandeja de entrada. Vamos a situarnos en la bandeja de entrada y vamos a poner previamente un filtro para que nos muestre todos los mensajes no leídos. Una vez que hemos establecido el filtro, observamos que nos ha aparecido en la cinta de opciones, una nueva pestaña de búsqueda. Vamos a pinchar en la pestaña Buscar y vamos a indicarle que queremos guardar esa búsqueda. Fijémonos en el icono que tenemos aquí para guardar la búsqueda actual como una carpeta inteligente. Hacemos clic y automáticamente se nos ha creado una carpeta nueva dentro de la categoría "Carpetas Inteligentes" ahora lo único que tenemos que hacer es cambiarle el nombre, vamos a ponerle "No leídos". Ya tenemos el nombre escrito, "Correos no leídos" presionamos Enter y ya tenemos creada la carpeta, recordamos que las carpetas inteligentes son carpetas de búsqueda, realmente los mensajes no están en estas carpetas, por tanto, no ocupan el doble de espacio ni están duplicados. Simplemente los tenemos ahí para ser localizados más fácilmente. Veamos ahora como modificar una carpeta inteligente que ya está creada. Por ejemplo, la carpeta "Mail vencido". Si creemos que este tipo de configuración de carpeta de búsqueda no lo vamos a utilizar muy a menudo, podríamos incluso cambiarlo por otra. Para editarla vamos a hacer clic con el botón derecho del ratón encima de la carpeta, y vamos a seleccionar la opción Editar. En este caso, vemos en la parte superior que es lo que está buscando, unos mensajes que están atrasados, vamos a eliminar con el "-" esas opciones. Y justo la que tenemos aquí, vamos a cambiarla por otra, en concreto, pone marca de seguimiento, y nosotros lo vamos a cambiar por categoría, vamos a hacer una carpeta que contenga todos aquellos mensajes que pertenecen a la categoría de proyecto. En este caso, ya hemos puesto categoría, y ahora vamos a decirle qué es, y aquí vamos a seleccionar "Proyecto", como podemos observar, ya podemos ver esos mensajes que forman parte del proyecto. Ahora, podemos hacer clic en Guardar y se guardarán los cambios, y si no lo hacemos, Outlook nos preguntará si queremos guardar los cambios, simplemente con que pinchemos en otro sitio, fijémonos como Outlook nos hace la pregunta, por tanto, si se nos ha olvidado guardar estamos cubiertos. Vamos a decirle Guardar, y ya tenemos la búsqueda guardada. Por tanto, ahora tenemos donde dice "Mail vencido" todos los correos que pertenecen a la categoría Proyecto. Ahora, lo único que tenemos que hacer es cambiarle el nombre para que no tengamos ninguna equivocación. Vamos a hacer clic, y clic, cuando ya el nombre se pone en inverso, es decir, seleccionado, vamos a decir "Proyecto". Presionamos la tecla Enter y ya tenemos nuestra carpeta inteligente. Hemos visto lo útil que es tener carpetas inteligentes, porque nos ayudan a localizar rápidamente determinados correos. Te aconsejo que lo pongas en práctica, ya verás como va a resultarte muy útil.

Outlook 2011 para Mac esencial

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3:12 horas (57 Videos)
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Fecha de publicación:16/02/2017

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