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Excel 2016: Tablas dinámicas

Crear campos de fila, columna y valor en una tabla dinámica

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En este vídeo decidiremos cómo estarán dispuestos los campos que nos interesan. Nos referimos a su colocación en filas o en columnas, y de ello dependerá una mayor o menor comodidad a la hora de visualizar dichos datos.

Transcripción

(hombre) Con la creación del espacio donde va a estar situada una tabla dinámica lo que acabamos de hacer es crear los cimientos. Por lo tanto, ahora necesitamos levantar la estructura de nuestra tabla dinámica. Esa estructura responde a la forma en la que vamos a ver la información. Para conseguir esto eficazmente tenemos que tener muy claro cuál es nuestro objetivo a la hora de crear una tabla dinámica. Cuáles son las preguntas que nos planteamos respecto a la información. Demos antes un repaso a la tabla origen para recapacitar sobre esta cuestión. Si estoy intentando crear una tabla dinámica ¿para qué necesito la información? Vamos a imaginar que la respuesta a esta pregunta sea la siguiente: necesito saber las ventas que se han producido en cada una de las rutas, -aquí las tenemos, en esta columna- por cada uno de los agentes que hay en esta otra columna. Esto es solo una posibilidad. Una pregunta de tantas que podemos hacernos. Así que es muy importante repetirla y concienciarnos muy bien de esa pregunta. Insistimos, cuántas ventas, es decir, en la columna 'Importe' se han realizado en cada una de las rutas que aparecen en esta columna, por cada uno de estos comerciales. Una vez que tenemos clara la pregunta e identificadas las columnas donde están los datos que responden a nuestras preguntas tenemos que pensar qué datos nos interesa representar en las filas. También tendremos que determinar qué datos nos conviene representar a lo largo de las columnas. Tenemos que tener en cuenta, que si queremos un resumen de lo que ha vendido cada agente en cada ruta, necesitamos una tabla de doble entrada. Los agentes estarán dispuestos a lo largo de las columnas o de las filas y lo mismo le ocurrirá a las rutas, o bien los podemos representar a lo largo de filas o a lo largo de columnas. Vamos a ponernos manos a la obra y además vamos a entender esto mucho mejor. Hacemos clic en la hoja ejercicio y ahora con el ratón vamos a hacer clic en 'Ruta' y sin soltar arrastramos hasta el cuadrante llamado 'Filas' El efecto es que todas las rutas existentes en la tabla origen se han dispuesto en filas. Pero en este punto vamos a retroceder, hacemos clic en esta casilla de verificación y quitamos el campo. ¿Qué pasaría si 'Ruta' lo hubiésemos arrastrado no a 'Filas' sino a 'Columnas'? Pues que tendríamos también todas las rutas dispuestas, pero esta vez en columnas. Vamos ahora también a retroceder. Ahora es el turno del campo 'Agente'. Vamos a disponer los agentes en filas y aquí tenemos todos los agentes, y que pasaría si 'Agente' lo hubiésemos arrastrado a 'Columnas', desde aquí también podemos arrastrar a columnas. Bien pues, con este conocimiento que ya tenemos sobre la disposición de los datos, ¿qué nos convendría más? yo creo que claramente que 'Agente' esté en 'Columnas' y 'Ruta' en 'Filas". El motivo es que hay muchas más rutas que dispuestas en filas serán más fáciles de leer que si estuvieran dispuestas a lo largo de las columnas porque tendríamos que estar continuamente haciendo uso de la barra de desplazamiento horizontal. Llegados aquí, ya estamos más cerca de nuestro objetivo. Pero claro, nuestra pregunta era saber las ventas que han conseguido los comerciales a lo largo de las rutas. Así que necesitamos unos valores que sean sumados. Esos valores no será difícil imaginar que son los que están en el campo 'Importe' por lo tanto el campo 'Importe' hacemos clic con el ratón, y sin soltar lo arrastramos al cuadrante 'Valores'. Una vez hecho esto vemos como se actualizan los datos y ya tenemos esas ventas y por lo tanto tenemos la respuesta a nuestra pregunta. A partir de aquí tendremos que aprender muchas cosas sobre las tablas dinámicas, pero al menos, esto es la base. Por ejemplo, también tenemos que aprender que al situarnos sobre la tabla dinámica vemos que hemos seleccionado cualquiera de las celdas a la derecha aparece un panel o lista de campos, sin embargo, si hacemos clic fuera de la tabla dinámica desaparece ese panel. Si cerráramos este panel, por ejemplo, del aspa que tiene en la parte superior derecha ese panel podemos volver a recuperar dicho panel si hacemos clic en cualquier parte de la tabla con el botón derecho y después elegimos 'Mostrar lista de campos". Ahora también es fácil imaginar que, con lo que ya sabemos, podríamos hacer múltiples tablas dinámicas que responderían también a múltiples preguntas. Por ejemplo, en vez de esta información podríamos cambiar el campo 'Ruta' por el campo 'Cliente" que si lo arrastramos a 'Filas' este sería el nuevo resultado, es decir, una tabla dinámica que nos diría las ventas que ha hecho cada uno de los comerciales a cada uno de los clientes. También comentar que una tabla dinámica no tiene por que ser de doble entrada, es decir, podemos prescindir, por ejemplo, de las columnas, tan solo tendríamos que hacer clic en la etiqueta que hemos arrastrado a columnas y ahora volver a arrastrarla pero fuera de ese cuadrante. Vemos como la tabla se ha simplificado. Para terminar ya este vídeo, comentar que el panel que aparece en la parte derecha de la pantalla lo podemos personalizar desde este botón 'Herramientas', y por ejemplo, hacer que tenga otro aspecto como este, si lo preferimos y nos parece más cómodo podemos optar por ello.

Excel 2016: Tablas dinámicas

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Fecha de publicación:15/12/2016

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