Excel 2016: Tablas dinámicas

Crear agrupaciones para campos de fecha en Excel 2016

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Una de las posibilidades estrella de una tabla dinámica es la de agrupar la información en función del campo que deseemos. Los usuarios suelen demandar mucho la agrupación de fechas en meses, trimestres, etc.

Transcripción

Una de las preguntas más frecuentes que me hacen mis alumnos, en los cursos que imparto sobre Tablas Dinámicas, es sobre la posibilidad de agrupar la información en función de periodos de tiempo o fechas. No en vano, agrupar la información, de esta forma, es algo que genera mucha utilidad en el mundo profesional, puesto que es fundamental para muchos tipos de análisis. Así las cosas, esta será la temática a abordar en este vídeo, y, además, he de decir que este tema lleva consigo una novedad en la versión 2016 de Excel. Pero no adelantemos conceptos, y vamos paso a paso. Echemos un vistazo a la tabla Origen; vemos como el primero de sus campos, es el campo Fecha, y para cada registro hay una fecha asignada; pero, hasta el momento, toda la información que hemos combinado no tenía, en ningún momento, el componente Fecha. Así que, es muy probable que nos pueda hacer falta saber toda esta información, pero agrupada por periodos de tiempo, por ejemplo, lo que se ha vendido en Ruta Tienda, pero en un determinado periodo, como puede ser un trimestre o quizá durante un mes. Así que, esto, ¿cómo lo podríamos hacer?; pues, simplemente, arrastrando el campo Fecha por encima, en este caso, de Ruta. Y, he aquí, la novedad a la que hacíamos alusión anteriormente. Nada más arrastrar el campo Fecha a Filas, podemos apreciar que se han creado, automáticamente, varios tipos de agrupaciones. Lo podemos ver aquí en el cuadrante Filas; vemos que aparece una etiqueta Años, otra etiqueta Trimestres y otra etiqueta Fecha. También, en la Tabla Dinámica, veremos que hay un Encabezado de jerarquía para los años, otro para los trimestres y otro para los meses. De tal forma que, como es fácil pensar, si miramos la Tabla Dinámica desplazándonos hacia abajo, veremos que aparecen todos los trimestres y, dentro de cada trimestre, todos sus meses. Como decíamos, esto es una novedad en Excel 2016, puesto que Excel 2013 no tenía este comportamiento; automáticamente, no agrupaba por años, trimestres y meses; sino que, simplemente, se incorporaba el campo Fecha, pero con cada una de las fechas que hay en la tabla Origen. En otras palabras, el efecto que hubiéramos visto en Excel 2013 hubiera sido algo similar a esto. Vemos aquí las fechas de forma unitaria. Particularmente, no me gusta que Excel tome esa decisión, por su cuenta, de agrupar por años, trimestres y meses, pero, bueno, lo que tenemos que hacer es aceptarlo, y sobre todo, aprender a cambiarlo. Así que vamos a deshacer para dejar la situación que, por defecto, ofrece Excel 2016; y lo que tenemos que hacer, como decíamos, es saber cómo podemos cambiar esta circunstancia. Vamos a situarnos sobre el Encabezado de los Años, sobre cualquiera de ellos, queremos decir, y, ahora, hacemos clic con el botón derecho, y vamos a elegir la opción Desagrupar. Con ello, ya lo habíamos visto antes, pero, por si algún usuario no se había dado cuenta, lo repetimos, y lo que hacemos es desagrupar para, ahora, poder iniciar la agrupación de fechas. Bien, pues, también situados sobre cualquiera de estas fechas, hacemos clic, con el botón derecho, y elegimos Agrupar. En este momento, obtenemos un Cuadro de Diálogo de agrupación por periodos de tiempo. Por defecto, nos va a salir la agrupación por meses, y, de momento, es la que vamos a dejar. Hacemos clic en Aceptar, y vemos cómo, ahora, toda la información está agrupada por meses. Vamos, de nuevo, a hacer clic con el botón derecho y también, de nuevo, a Agrupar. Vuelve a salir el mismo Cuadro de Diálogo, y, ahora, vamos a agrupar también por trimestres. Nos acabamos de dar cuenta de que, al hacer clic en trimestres, no se ha deseleccionado la opción Meses, así que se mantienen las dos. Vamos a dejarlo así, hacemos clic, y ya tenemos esa jerarquía creada. De nuevo, vamos a Agrupar, y ahora vamos a la opción Días, pero, ahora sí, vamos a deseleccionar, es decir, quitar la selección de Meses y Trimestres. Al dejar sólo Días, lo que conseguimos es que Número de Días, que es un campo que está un poco más abajo, esté habilitado. Por lo tanto, vamos a probar a establecer en siete días la agrupación. Vamos a hacer clic en Aceptar, y ver qué es lo que ocurre. Vemos cómo, ahora, la agrupación de los datos se hace por semanas, puesto que hemos establecido siete días. Si volvemos a nuestro Cuadro de Diálogo, podemos ver que las semanas comienzan en esta fecha y terminan en esta otra, pero podríamos forzar a que los periodos de siete días comenzaran en determinada fecha. Es fácil pensar que tan sólo tendríamos que cambiar estas fechas.

Excel 2016: Tablas dinámicas

Aprende a gestionar y crear tablas dinámicas en Excel 2016 a partir de los datos que necesitas para agilizar tu trabajo diario y organizarlo según el interés de cada instante.

2:24 horas (39 Videos)
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Fecha de publicación:15/12/2016

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