Office 365 esencial: Administración

Creación de nuevos usuarios de Office 365

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Ahora veremos cómo podemos crear nuevos usuarios en Office 365, qué licencias le asignamos al usuario para que pueda ejecutar distintos programas y el tipo de usuario que es. Y ya estará listo para trabajar en Office 365.

Transcripción

Existen varias maneras en las que podemos dar de alta a un usuario en nuestro Office 365, pero la forma más sencilla es usar el Centro de Administración de Office 365. Esto se debe a que todos los objetos y permisos se crean de forma automática cuando damos de alta el usuario directamente en el Centro de Administración. Para dar de alta al usuario, nos vamos al Centro de Administración y podemos hacerlo directamente con el atajo de Agregar un usuario en la tarjeta o yéndonos a Usuarios y sobre el listado de Usuarios activos decirle Agregar usuario. Aquí nos solicitará el nombre, vamos a poner "test2" en un alarde de originalidad y nos aparecerá automáticamente el nombre para mostrar. Aquí también podremos definirle el dominio por defecto con el que se generará el usuario, es decir, la dirección por ejemplo de correo electrónico que será la predeterminada; en este caso le vamos a poner, otro de nuestros dominios y le estableceremos la ubicación. En este caso, le vamos a poner España. A continuación, llegamos a la Información de contacto, aquí tendremos toda la información que aparecerá de la libreta de direcciones, por ejemplo, que pertenece al departamento de Marketing y estará en la oficina de Madrid. Aquí podríamos indicar el teléfono de la oficina, el móvil, si lo tuviera, y, en definitiva, toda la información relevante que podamos almacenar en la libreta de direcciones. Pasamos a ver el apartado de la Contraseña. Por defecto nos va a sugerir que creemos una contraseña de forma automática, aunque también podemos, si estamos dando de alta múltiples usuarios, ponerle una contraseña manual. Aquí nos irá indicando si estamos cumpliendo la complejidad de la contraseña o no. Por defecto, lo que nos va a pedir es que creemos una contraseña segura que tenga entre 8 y 16 caracteres y que tenga letra mayúscula, letra minúscula, símbolos y números. Esta casilla es muy importante marcarla, ya que con ella lo que forzaremos es que el usuario tenga que cambiar la contraseña cuando inicie sesión la primera vez en el sistema. Vamos a continuación, a definir los Roles del usuario. Por defecto, nos dirá que es un usuario sin acceso de administrador, es decir, un usuario corriente. También podemos hacer el usuario un administrador global, es decir, un administrador de toda nuestra suscripción de Office 365 o darle unos privilegios de un administrador personalizado. Estos privilegios pueden ser relativos a la parte de facturación, es decir, un administrador para la gestión económica y administrativa de nuestra suscripción, le podemos decir, que sea un administrador de Microsoft Exchange o una persona que está habilitada para cambiar las contraseñas. También, le podemos definir acceso como administrador a SharePoint, así como a otro servicios como el de Power BI Vamos ahora, con la asignación de licencias. Si le asignamos una licencia cuando estamos dando de alta la cuenta, le podemos definir también a qué características va a tener acceso y a cuáles no. Por ejemplo, desde el momento de su creación le podemos deshabilitar el acceso a Flow, aunque con posteridad siempre podremos editar la cuenta del usuario y volvérselo a habilitar. Aquí me está advirtiendo de que si doy agregar, me va a hacer un cargo, ya que acepto comprar una licencia adicional en mi suscripción; esto es debido a que no tengo ahora mismo licencias disponibles. De tenerlas, automáticamente esta casilla me hubiera aparecido habilitada. También puedo dar de alta un usuario sin licencia de producto. Lo siguiente que haremos será darle al botón de Agregar; esta agregándonos al usuario y ya. Lo que nos muestra a continuación es la posibilidad de enviar la contraseña que hemos generado, por correo electrónico; en este caso, a mí, que soy el administrador global de la suscripción. Podemos omitir también este paso e incluso mostrar la contraseña que le hemos definido. Desde aquí, podemos también agregar otro usuario o editar los detalles por si queremos corregir algún dato del usuario. Le damos a Cerrar y ya veremos, cómo lo tendremos accesible desde nuestro listado de usuarios. Aquí esta. Una vez que le hayamos asignado la licencia, el usuario estará completamente listo para acceder a Office 365.

Office 365 esencial: Administración

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Fecha de publicación:8/09/2017

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