Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

Creación de los subtotales y de los acumulados con Excel

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En este vídeo vamos a crear las fórmulas adecuadas para obtener los subtotales de cobros y pagos de manera rápida, sencilla y eficaz.

Transcripción

Continuamos con la creación de nuestra aplicación para la gestión de tesorería. Manteniendo estas tres hojas seleccionadas de forma simultánea, asegurándonos de ello, de que aquí se muestra la palabra Grupo, tenemos que introducir unas fórmulas para que en las líneas verdes aparezcan unos subtotales y en las líneas de color también verde pero un poquito más claro aparezcan los acumulados; es decir, en esta y en esta. Vamos a comenzar por los subtotales. Hacemos clic en esta celda y empezamos a escribir "es igual a SUBTOTALES", y ahora podemos poner indistintamente el código 9 para la función SUMA o el 109, que también puede funcionar exactamente igual. Ahora, punto y coma, y como rango a sumar va a ser este de aquí, que son las celdas que hay en la parte inferior de la celda donde estamos poniendo el subtotal. Presionamos Intro y ahora vamos a por el otro subtotal. Como está en las mismas condiciones, podemos copiar y pegar. Diciendo "con las mismas condiciones" nos referimos a que si hacemos clic en la fórmula, el rango es exactamente igual que el de la fórmula de arriba, es decir, tiene cinco filas. Bien, pues vamos ahora al otro subtotal, que ya sí que tenemos que hacerlo de nuevo a mano. Punto y coma. Y el pequeño rango que hay en la parte inferior. Y ahora vamos a por el acumulado que hay en la fila número 5. La cifra que tiene que aparecer aquí digamos que es la primera cifra de Caja que nosotros introducimos en la hoja Configuración para esta hoja. Por lo tanto, si tenemos las tres hojas seleccionadas y aquí introducimos una fórmula que nos remite a un saldo que solo es el de esta caja, esta fórmula sería errónea, porque la estamos transmitiendo también a las otras hojas. Así que de momento para esta fórmula tendríamos que quitar la selección múltiple de hojas que tenemos e introducir una fórmula escribiendo "es igual a" el saldo inicial que tenemos en Caja, que era la primera tesorería. Esta fórmula, concretamente D18, tenemos que bloquear con los signos de dólar. Ahora deberíamos hacer lo mismo con las otras tesorerías. Vamos a Banco 1 y en la misma celda escribimos "es igual a Configuración", saldo inicial de Banco 1, y de igual forma con F4 bloqueamos con signos dólar. Vamos ahora a Banco 2. Escribimos "es igual a" y en la hoja Configuración igualamos a esos 500 euros que tenemos ahí. No nos olvidamos de bloquear con signos dólar. Ahora sí podemos volver a seleccionar las tres hojas de forma simultánea y a seguir introduciendo las formas correspondientes en los acumulados de la fila 5. Como ya explicamos al principio de este curso, en esta celda tiene que aparecer el último saldo acumulado de la anterior columna, es decir, el número que aparezca aquí, así que simplemente tendríamos que escribir "es igual a" lo que hay en esta celda. Y a continuación vamos a ver, precisamente, qué tiene que haber en esta celda, que es el saldo acumulado de las sumas y restas de toda esta columna. Esto se hacía, si recordamos, con la función SUBTOTALES. Es decir, comenzamos a escribir: "SUBTOTALES", vamos a elegir el número de función 109, punto y coma, y ahora seleccionamos todo el rango, que será desde el saldo inicial, incluido, hasta aquí. Y como esto va a ser invariable a lo largo de todas las columnas, podemos rellenar hasta el final. También esta fórmula va a ser invariable y también podemos rellenarla hasta el final. Hay que recordar que esta es distinta, porque nos lleva a la hoja Configuración. Esta tan solo recoge el saldo que hay en esta celda de la columna anterior. Vamos a rellenar hasta la columna Z. Ahora vamos a hacer lo siguiente: insertamos unos ceros en estas celdas. Para ello podremos seleccionar todas, escribir un cero y ahora presionar Ctrl + Intro. Hacemos lo mismo para este rango y para este. Así que ahora ya podemos rellenar desde aquí hasta aquí y, por supuesto, tenemos que comprobar que todo va bien. Por ejemplo, aquí iniciamos este periodo con 1000 euros. Si cobráramos, por ejemplo, 5000 euros a clientes y pagáramos 2500 euros en concepto de sueldos y además recibiéramos un préstamo de 1000 euros, vamos a ver si las operaciones son correctas. Por un lado, vamos a ver si los subtotales funcionan bien. Este subtotal, 2500, tiene que ser igual a la suma de todo lo que hay aquí, es decir 5000 2500. Este tiene que ser igual a la suma de todo lo que hay en este rango y este debería serlo de aquí. Vemos que funciona bien, así que en total estos 4500 deben venir de los 1000 iniciales más de 2500 flujos de la actividad corriente más euros 1000 por financiación. Estos 4500 se sitúan en el siguiente periodo y, por ejemplo, si aquí hay 3000 euros de pagos en cuanto a sueldos, se vuelve a recibir otro préstamo de 2000 euros y hay un pago por inversiones de 500, vemos que también las operaciones son correctas. Y para finalizar esta fase de la construcción de la aplicación, vamos a perfeccionar un asunto que ahora mismo se está haciendo evidente cuando vemos el contraste que hace el color rojo con el verde del fondo de esta celda, así como de esta celda, que ocurre esto precisamente cuando los números son negativos. Si recordamos, estas celdas tienen un formato de moneda, de tal forma que cuando el número es negativo automáticamente le aplica un color rojo. Este color rojo no nos conviene, por lo tanto podemos modificarlo con un formato condicional. Vamos a hacer lo siguiente: nos situamos en esta celda y, presionando Ctrl Mayús + + Flecha derecha, dejamos seleccionada toda esa fila. Ahora con Control volvemos a seleccionar la fila de abajo y, continuando con la tecla Control presionada, seleccionamos esta. Vamos a aplicar un formato condicional de tal forma que el rojo que se aplique tenga otra tonalidad y el contraste que haga con el color del fondo sea adecuado. Si vamos a la ficha Inicio e intentamos activar Formato condicional, vemos que está deshabilitado. Esto puede ocurrir con más funcionalidades de Excel y el motivo es que estamos con varias hojas seleccionadas, es decir, trabajando como grupo. Por lo tanto, tendríamos que desactivar esa selección múltiple y hacerlo hoja a hoja. Ahora sí que está Formato condicional activo y podemos utilizar, por ejemplo, Resaltar reglas de celdas cuando el valor Es menor que, vamos a poner menor que 0. Y que lo destaque con un formato personalizado, que va a ser con la fuente de color rojo oscuro. Y en cuanto a relleno, que mantenga el verde azulado del fondo original. Vamos a probar. Aceptamos, aceptamos y ahora vemos que este rojo se va a ver mucho mejor. Esta operación tendríamos que hacerla exactamente igual con esta hoja que, por cierto, ya tenemos los rangos seleccionados, así que solamente es ir a Formato condicional, Resaltar reglas de celdas, en Es menor que, 0, y nuestro formato de fuente color rojo oscuro y relleno verde azulado. Aceptar y aceptar. Vamos con la última y lo tenemos. ya

Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

Crea con Excel una aplicación destinada a la gestión de tu tesorería, aprende a personalizarla según tus necesidades y las entidades financieras con las que trabajes.

2:24 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:8/06/2016

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