Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

Creación de la hoja de tesorería consolidada con Excel

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Este vídeo muestra una de las bases en las que se fundamenta la aplicación que estamos realizando con Microsoft Excel. Nos referimos a la consolidación de datos de varias hojas en una única.

Transcripción

La hoja Tesorería consolidada es una hoja especial, puesto que las fórmulas que tenemos que introducir no son digamos que normales. Tenemos que recordar que el objetivo de esta hoja es sumar o consolidar los resultados y valores que se vayan recogiendo en las hojas Caja, Banco 1 y Banco 2. Pero no solo eso, porque si nada más que hubiera que recoger esos valores, se podría hacer de una forma sencilla con una fórmula, por ejemplo, 'es igual a' el contenido que hay en una celda, más el contenido de la otra hoja, más el contenido de la última hoja. Pero esto no es así. El motivo es que lo que recoja esta hoja tiene que ser la suma de lo que hay en estas hojas, pero también debe ser capaz de incluir futuras hojas que nos pudieran hacer falta. Por ejemplo, si dentro de unos meses incorporamos un nuevo banco a la empresa, no podría ser viable que tuviéramos que modificar todas las fórmulas de esta hoja. Por lo tanto, ¿qué clase de fórmula puede existir que pueda acoger a todos los valores que hay entre la hoja Caja y la hoja Banco 2 pero que, si en un futuro es necesario incorporar más bancos, automáticamente esas hojas también cuenten con esos valores? Así pues, vamos a empezar a introducir esas fórmulas especiales. Nos situamos en esta celda y, en la barra de fórmulas, escribimos "es igual a SUMA", y ahora vamos a activar la primera de las hojas que se tienen que consolidar, que va a ser Caja, y concretamente hay que hacer clic en la misma celda donde estábamos introduciendo la fórmula, evidentemente, que es esta celda. Ahora, en este preciso momento, tenemos que presionar la tecla Mayúsculas y después hacemos clic en la última de las hojas que hay que consolidar. Cuando hemos hecho eso y ya podemos soltar la tecla Mayúsculas y, si cerramos paréntesis, podemos leer qué es lo que se ha escrito dentro de los paréntesis de la función SUMA para interpretar qué va a ocurrir. Lo que va a ocurrir, ni más ni menos, es que se va a sumar desde la hoja Caja hasta –vemos que hay dos puntos– la hoja Banco 2, lo que haya en la celda E5. Por lo tanto, ya podríamos presionar Intro y aquí tenemos el resultado de esas tres celdas: la celda E5 de Caja, la de Banco 1 y la de Banco 2. La cualidad que tiene esta fórmula es que, si en un futuro incluyésemos entre Caja y Banco 2 una nueva hoja, quedaría automáticamente sumada su celda E5 a este total, así que con esto tenemos gran parte del trabajo hecho. Ahora lo que tenemos que hacer es arrastrar la fórmula hasta la última celda y, antes de realizar cualquier otra acción, desde aquí, vemos que hay un botón flotante en la parte inferior derecha del rango que hemos arrastrado, tenemos que seleccionar Rellenar sin formato. De esta forma se rellenan las fórmulas pero se respeta el formato que había debajo. De forma parecida y aprovechando esta selección, vamos a arrastrar desde este controlador hasta el final. Así que con esto prácticamente tenemos gran parte de las fórmulas que necesitamos, y vemos como los resultados corresponden a la consolidación o suma de lo que hay en una hoja, en la otra y también en la primera. Continuamos ahora con esta hoja de Tesorería consolidada y vamos con los encabezados. Podríamos introducir las mismas fórmulas que utilizamos para las otras hojas, pero también podemos optar por una solución más fácil, que es simplemente escribir "es igual a", por ejemplo, hacemos clic en Caja y después en el primer encabezado. Podemos dar un formato de fuente blanco y ahora arrastrar hasta el final. En cuanto al título, vamos a combinar todas estas celdas desde Combinar y centrar, alineamos a la izquierda, alineamos al centro verticalmente, vamos a proporcionar un formato de fuente de color blanco, negrita y un número de fuente igual a 20. Aquí no haría falta introducir ninguna fórmula, tan solo escribir "Tesorería consolidada". Algunos retoques más podrían ser, desde la ficha Vista, desactivar Líneas de cuadrícula. También podríamos situarnos aquí e inmovilizar paneles. También, para distinguir esta hoja de las hojas donde se pueden introducir datos, podríamos cambiar el color amarillo claro por un color grisáceo más indicativo de que no son celdas para que el usuario introduzca datos. Aunque también podríamos haber aplicado ese formato a este rango. Por último, si nos fijamos, este color rojo que anteriormente también comentamos que no hace el contraste adecuado con el fondo verde podríamos modificarlo seleccionando estos rangos: primero este, también este otro y finalmente el tercer subtotal. Y desde la ficha Inicio, Formato condicional, Resaltar reglas de celdas, Es menor que. Vamos a aplicar un formato a todas las celdas que tengan un valor menor que cero, es decir, negativo. Ahora, Formato personalizado: la fuente será color rojo oscuro y el relleno y nos aseguramos que sea el verde azulado. Aceptamos y ya tenemos que ver ese color rojo más adecuadamente.

Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

Crea con Excel una aplicación destinada a la gestión de tu tesorería, aprende a personalizarla según tus necesidades y las entidades financieras con las que trabajes.

2:24 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:8/06/2016

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