25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Costes salariales por área con gráfico dinámico en Excel

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Mediante tablas y gráficos dinámicos vamos a hacer una intuitiva representación de los costes salariales de una empresa de forma que su visualización será realmente sencilla.

Transcripción

Partimos de una tabla donde de forma ficticia se gestionan las nóminas de una serie de empleados. En esta tabla vemos que las dos primeras columnas se dedican a informar del nombre del trabajador y del área donde trabaja. También vemos que la cuarta columna representa los devengos, es decir, los sueldos brutos de cada uno de los trabajadores. Vamos a generar una tabla dinámica con su gráfico correspondiente que nos permita visualizar de forma rápida e intuitiva los costes salariales por área y por fecha, concretamente por meses. Nos situamos en cualquier celda de esta tabla de Excel y ahora desde Insertar, Tabla Dinámica dejamos en selección en una tabla o rango el nombre que nos propone Excel y ahora hoja de cálculo existente, hacemos clic en Ubicación y nos vamos a situar en una celda como ésta. Presionamos aceptar y ahora ya tenemos el área preparada para configurar nuestra tabla dinámica. Así que, empezamos arrastrando el campo y de área al cuadrante filas y en cuanto a fecha nómina vamos a arrastrar ese campo a columnas. Vemos como automáticamente en esta versión 2016 se genera un campo llamado Meses, pero si hubiésemos trabajado con otra versión no lo hubiésemos tenido. Vamos a quitar en principio este campo para demostrar cómo podemos agrupar por meses. Lo podemos hacer desde la ficha analizar y teniendo seleccionada cualquiera de estas fechas haciendo click en el desplegable Agrupar, después, Agrupar Selección, vemos como hay dos ítems que están seleccionados. Vamos a asegurarnos de que sólo está seleccionado Meses, deseleccionando el ítem días. Así que aceptamos y ahora ya tenemos nuestras columnas con una agrupación de meses. Ahora nos falta el campo protagonista por así decirlo, es decir, los devengos, el sueldo bruto. Arrastramos a valores el campo que acabamos de comentar y ahora, los siguientes pasos estarían dedicados a dar un aspecto más adecuado a esta tabla dinámica por ejemplo: Haciendo clic en cualquiera de sus números, es decir, a cualquier cifra del campo suma de Devengos y haciendo clic en Configuración de Campo de Valor, ahora en Formato de Número y después en Moneda, Aceptamos y ya tenemos todos los valores con un formato más adecuado. También haciendo clic con el botón derecho en cualquier parte de la tabla dinámica, podemos elegir Opciones de Tabla Dinámica. Esta primera pestaña, al final tenemos una casilla de verificación que tenemos que desmarcar donde pone Autoajustar Anchos de Columnas al actualizar. Esto es para que cada vez que actualicemos nuestra tabla dinámica, las columnas no vuelvan al ancho original y respeten el que nosotros decidimos darle. Por ejemplo: se van a quedar con este ancho o quizá un poquito más estrecho así sería suficiente. Podemos comprobar cómo ahora si actualizamos la tabla dinámica respeta los anchos y permanece igual que estaba. Ahora seguidamente vamos a quitar estas etiquetas o las vamos a cambiar por los nombres que nos interese, está por ejemplo la quitamos escribiendo encima un espacio puesto que Excel no nos deja eliminar por completo el valor que hay en esa celda. Esta etiqueta la podemos cambiar por ejemplo poniendo la palabra Meses. Esta etiqueta podemos cambiarla poniendo la palabra áreas. Por lo tanto, llegados aquí ya podemos abordar la construcción del gráfico dinámico. Permanecemos en cualquier celda de esta tabla dinámica y desde la ficha Analizar hacemos clic en Gráfico Dinámico, elegimos la forma que concretamente va a ser columnas apiladas y aceptamos. Ya tenemos aquí el gráfico y ahora lo podemos redimensionar y resituar para trabajar con él de una forma más cómoda. Por ejemplo, podría ser así. Ahora, una de las cosas que podríamos hacer es reinterpretar este gráfico, desde la ficha Diseño y decir que cambiamos entre filas y columnas así sería más comprensible. También, podríamos modificar los colores desde la propia ficha Diseño y en cambiar colores podemos probar con varias paletas. Por ejemplo: Ésta, que sería monocromática, a la vez que podríamos probar con alguno de los diseños que nos propone Excel desde esta galería, por ejemplo: esta sería una opción quizá esta otra y podíamos probar hasta que encontramos una que nos convenza. Nos vamos a quedar con esta pero vamos a prescindir de las etiquetas que aparecen en cada una de las series, simplemente haciendo un click encima de una de ellas se elimina toda la serie. Otra cosa interesante podría ser remarcar más las fronteras entre una serie y otra. Esto lo podríamos hacer haciendo un clic en una de las columnas y desde la ficha Formato Contorno de Forma Blanco, hacemos un clic afuera y vemos que conseguimos el efecto adecuado ahora, ya podemos repetir con otras series. Vamos con esta, contorno de forma blanco también con ésta y con ésta. Y ya para finalizar comentar que si nos damos cuenta tenemos nuestra tabla dinámica y nuestro gráfico de tal forma que si filtramos por ejemplo: Determinados meses con este filtro, el gráfico se adapta a las nuevas circunstancias, Lo mismo pasaría si filtramos las áreas.

25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Pon en práctica la teoría de las tablas dinámicas con estos ejercicios realizados paso a paso y desde cero para aprender todos los secretos de estas productivas herramientas.

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