Gestión de proyectos simplificada

Convoca reuniones mensuales usando un diagrama de Gantt

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El progreso de tu proyecto lo irás controlando con una reunión, semanal o mensual, dependiendo de la duración total. En esa reunión, la mejor forma de controlar el progreso es coloreando el diagrama de Gantt.

Transcripción

La supervisión de tu proyecto se llevará a cabo con una reunión periódica, diaria, semanal, incluso mensual, dependiendo de la duración total. En estas reuniones, la mejor forma de controlar el progreso es el uso de códigos de colores que se asignan a las diferentes actividades del diagrama de Gantt. Es muy fácil. Tienes una línea de presente que te muestra dónde estás y se va moviendo cada semana o cada mes. Después, se colorean las tareas que has completado. Digamos, por ejemplo, que has elegido el país, has obtenido la licencia y has encontrado el sitio y estamos en la semana 25. Es la semana en la que nos encontramos. Puedes apreciar que vas con retraso. También deberíamos haber contratado ya al director, haber comprado el local, incluso estar modificándolo. Fijándonos en el diagrama de Gantt coloreado podemos ver si el progreso va bien o no. Si solo tuviera 1 minuto para consultar el estado con el director del proyecto, la pregunta que le haría sería: "¿puedo ver tu diagrama de Gantt coloreado? " Si me responde "¿qué es un diagrama de Gantt? " me preocuparía. Porque eso quiere decir que no tengo forma de controlar su proyecto. Esta es la única forma de monitorizar el progreso. Si no tiene un diagrama de Gantt coloreado está expuesto a las dificultades. Si le preguntas cómo va el proyecto, te dirá: "Muy bien. "Hemos encontrado un sitio muy bonito, nos gustaría enseñarte las fotografías. Y también tenemos el permiso, que fue difícil de conseguir, pero lo tenemos". Y tu pensarás: "Muy bien, ¿pero cuáles son las tareas que se deberían haber hecho ya? ". Por supuesto, lo que sabemos viendo el diagrama de Gantt es que también se debería haber comprado ya el local y estar modificándolo. Por tanto, no lo sabrás a no ser que tengas un diagrama de Gantt. Un último detalle sobre los diagramas de Gantt coloreados es que hay dos formas de colorear el gráfico. Se pueden colorear las tareas cuando se hayan terminado o se pueden colorear progresivamente para indicar con mayor precisión el progreso. Esto es, si se ha completado parte de una tarea, colorean una parte. Ambas opciones tienen ventajas e inconvenientes. Si coloreas al terminar no tendrás ninguna información hasta que la tarea esté completa. El coloreado proporcional te dará más información, pero es propenso al autoengaño. Es muy fácil decir: "Bueno, creo que vamos por la mitad". Y para algunas actividades, como conseguir una licencia, no creo que se pueda añadir color hasta que no esté completa. Sea cual sea el método que elijas, tendrás que ser constante. Si empiezas a mezclar los dos en el mismo diagrama, se volverá tremendamente confuso. Para resumir: si estás monitorizando a un gestor de proyectos, dile que te deje ver su diagrama de Gantt coloreado. Y si estás dirigiendo directamente un proyecto colorea el diagrama para saber en qué punto estás. Piensa en el proyecto que estás gestionando ahora mismo, ¿creaste un diagrama de Gantt al principio y después no lo volviste a consultar?, ¿o tienes un diagrama de Gantt actualizado? Si no es así, quizá deberías empezar.

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1:25 horas (16 Videos)
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Fecha de publicación:30/08/2017

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