Outlook 2011 para Mac esencial

Convertir una cita en una reunión con Outlook 2011

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En Outlook, una reunión es una cita que incluye a otras personas y puede incluir también recursos, como salas de reuniones o un proyector para reservar. Para programar una reunión en Outlook, crearemos una invitación que luego enviaremos a los participantes. Las respuestas a sus convocatorias de reunión nos aparecerán en la bandeja de entrada. En este vídeo vamos a ver cómo crear estas reuniones y cómo convertir una cita en una reunión.

Transcripción

Una reunión es una cita que incluye a otras personas y que también puede incluir recursos tales como salas de reuniones, proyectores, u otros elementos a reservar. Para programar otra reunión en "Outlook" crearemos una invitación que luego enviaremos a los participantes. Las respuestas a nuestra convocatoria de reunión nos aparecerán en la bandeja de entrada. Vamos a ver cómo crear estas reuniones y también cómo convertir una cita que ya tenemos en el calendario en una reunión, invitando a otros participantes. Vamos a crear una reunión para el viernes. En este caso, lo que vamos a hacer es hacer clic en el botón de "Reunión" que encontramos en la pestaña de "Inicio" en la cinta de "Opciones" Lo primero que vamos a hacer es añadir a los participantes. Como si de un mensaje de correo electrónico se tratara tenemos un campo "Para", y a la derecha la "Libreta de direcciones" en la que podemos hacer clic y buscar los participantes. Vamos a marcar a "María" como participante obligatoria, fijémonos que la tengo seleccionada, y ahora voy a hacer clic en el botón de "Obligatorio" que tengo en la parte inferior del cuadro de diálogo y a "Marta" como opcional. También vamos a invitar a "Ramiro". En este caso, también, como participante "Obligatorio". Una vez añadidos los participantes vamos a escribir el asunto. También podemos escribir la ubicación si supiéramos dónde se va a realizar la reunión, y si estuviera la sala dada de alta, como recurso en la libreta de direcciones, podríamos reservarla directamente desde aquí. Fijémonos que tenemos un botón que nos permite acceder a la libreta de direcciones y reservar esa sala. En este caso, no la tenemos incorporada a la libreta de direcciones por tanto, vamos a escribirla. Ahora seleccionaremos el día en que se va a producir la reunión, en este caso, el viernes, y el horario. Vamos a poner que la reunión es a las 13:00 y que dura una hora. En el cuerpo del mensaje vamos a escribir el texto que queremos hacerle llegar a los participantes. Una vez escrito el cuerpo del mensaje podremos establecer una periodicidad, en el caso de que la reunión sea periódica y se realizara, por ejemplo, cada semana. También podemos establecer cómo vamos a aparecer en la programación de nuestro calendario durante esta reunión. Vamos a decirle, como siempre, que nos avise con al menos 30 minutos, y vamos a ir al asistente de programación para ver el calendario de estas personas cómo estaría a la hora de programar esta reunión. Fijémonos que tenemos a "Marta" y a "Ramiro", y aquí podríamos ver en el caso de que no estuvieran disponibles y tuvieran citas, que esa reunión no la podríamos realizar en ese horario porque esas personas están ocupadas. En el caso de que estén disponibles podemos realizar la reunión sin ningún problema. Si en este momento se nos olvidó agregar algún usuario a esta reunión, podemos hacerlo desplazándonos con la ruedecita del ratón hacia abajo vemos que tenemos aquí la opción de "Agregar nuevo", y desde aquí, podemos volver otra vez a la libreta de direcciones y buscar al nuevo participante. Una cosa muy importante es tener activado el botón de solicitar una respuesta a los asistentes, para que nos llegue un mensaje de si van a asistir o no. En este caso, cuando la reunión llegue a los asistentes, tendrán que enviarnos una respuesta. En el caso de que necesitemos clasificar la cita o en el caso de que necesitemos poner el elemento como privado, voy a abrir un poquito más el tamaño de la reunión, y aquí tenemos el botón de "Clasificar" y el botón de "Privado". En este caso, no lo vamos a marcar. Una vez que ya está configurada la cita, solo tenemos que hacer clic en "Enviar". Como podemos observar, la cita ya se ha añadido a nuestro calendario, y ahora cuando les llegue a los participantes, a aquellos que acepten la cita también aparecerá en su calendario y a nosotros nos llegará a Bandeja de entrada un mensaje como que la han aceptado. Por último, destacar que cuando una cita que tenemos en el calendario es una reunión, aparece con un distintivo especial. Este muñequito que vemos aquí a la derecha nos indica que es una reunión. En este caso, la reunión no es periódica, si lo fuera también aparecerían unas flechitas, como por ejemplo, en esta reuniones que tenemos aquí, indicándonos que son periódicas. Si necesitamos convertir una cita en una reunión, solo tenemos que seleccionar la cita, hacer doble clic para abrirla, y en este caso, hacer clic en el botón de "Invitar". Como podemos observar, ya la cita toma el aspecto de una reunión, y a partir de aquí ya conocemos todas las opciones para poder configurar la cita. Una vez configuradas las opciones, haremos clic en "Enviar".

Outlook 2011 para Mac esencial

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Fecha de publicación:16/02/2017

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