Access 2016 avanzado: Consultas

Consultas de selección de una tabla

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¿Como podemos visualizar los datos que queramos de una tabla y como podemos filtrar los datos así como elegir el orden en que aparecen los datos? Veremos también como filtrar por campos que no tienen que aparecer luego y elegir cuantos registros queremos ver.

Transcripción

Vamos a ver cómo podemos crear consultas de selección desde el diseño. Para ello, tenemos que ir a la ficha de Crear y tenemos que eligir Diseño de consulta. Nos manda a esta parte de la ventana para elegir las tablas, simplemente le decimos de qué tabla o tablas queremos coger los datos. Por ejemplo, vamos a coger de la tabla de Clientes y le digo Cerrar. Ya que en este caso voy a coger solamente de la tabla Clientes. Voy a hacer más grande la tabla para ver todos los campos que tiene. Voy a coger, por ejemplo, el campo Nombre de la compañía, Nombre del contacto, Cargo del contacto y País. De esta manera, si yo ahora me cambio de vista veo solamente los campos que yo he elegido, pero como no le he puesto ninguna condición, veo todos los registros. Si me vuelvo al diseño y agarro en el campo País, ya puedo indicar en la fila de criterios qué país es el que yo quiero ver. Por ejemplo, le voy a decir Argentina. Si me cambio de vista, ahora estoy viendo solamente los que son de Argentina. Me vuelvo a cambiar a la vista Diseño. Claro yo ya estoy viendo solamente los registros de Argentina y le puedo decir que puedo indicar que no quiero ver ese campo, el campo país, con lo cual lo quito... y cuando cambie de vista, veo los mismos registros que antes pero no veo la columna del campo País. O sea, que me sirve el poner este campo país en la consulta para que me filtre pero no para visualizar el dato. Si me vuelvo al diseño, ahí lo tenemos. Si yo quisiera ver varios países le voy a marcar la opción de País se los puedo ir poniendo, debajo ya como vemos en las distintas filas donde pone una O y le podría poner, por ejemplo... España, Venezuela. Le voy en el botón para cambiarme de vista y ya estoy viendo los registros que son de España, de Argentina y de Venezuela. Me cambio a Vista de Diseño. Voy a borrar estos datos que he puesto, y también podría utilizar los caracteres comodín. Por ejemplo, en el carro de Contacto hay muchos que son gerentes pero... son gerentes de marketing, gerentes de distintas cosas. ¿Entonces qué podría poner? Gerente asterisco. ¿Qué es lo que le está indicando de esta manera? Que quiero ver todo lo que empiece por Gerente. Cuando yo pincho en cualquier otro sitio ya él automáticamente me pone cómo "gerente *" Ese como, lo que hace es que interpreta al asterisco como un carácter comodín. De esa manera, cuando yo me cambio de vista lo que hace es que pone todo que empezar por gerente o sea, lo que le estoy diciendo con gerente * es que empiece por Gerente y después me da igual lo que haya. O sea, uno o muchos caracteres. Entonces el resultado lo vemos como tenemos ahí todos los gerentes. Me vuelvo a la vista diseño. Los caracteres comodín, el que más se utiliza es el asterisco, pero también podríamos poner nosotros, por ejemplo, en el nombre de contacto podría poner mar?a* ¿Qué significa la interrogación? Lo que significa es que solo un carácter. O sea, ahí le estoy diciendo que se llame María, tanto con acento como sin acento. Que es una de las mayores utilidades que tiene. También cogería Marta, puesto que es solamente un carácter y de cual le estoy que me da igual lo que haya cuando pincho en cualquier sitio, me pone, otra vez, el como para que interprete tanto la interrogación, como el asterisco, como caracteres comodín. Si me cambio de vista, vemos que tenemos a Maria Anders y María Larsson. Me vuelvo a cambiar a la vista Diseño. Le vuelvo a quitar este filtro, esta condición, ya que ahora lo que vamos a hacer es ordenar en la ficha de orden luego de decir, por ejemplo por país, que me lo ordene ascendente o descendente. Si me cambio de vista, como le he dicho ascendente pues ahí va en orden alfabético ascendente. Alemania, Argentina, Austria, Brasil... Me vuelvo al diseño, le voy a quitar el orden y también lo que puedo hacer es por ejemplo, en el campo país le voy a decir que sea mayor que S Claro, siempre pensamos en el mayor, menor para campos numéricos o campos de fecha pero también en un campo de texto yo le puedo decir que sea mayor o menor, lo que hace es que me filtra por orden alfabético. Entonces, al decirle mayor que S me sacará tanto a Venezuela... pero ojo, también a Suiza y a Suecia. ¿Por qué? Porque son mayores que s O sea, SA es mayor que SB, SC... Ya alfabéticamente son mayores que S. Si me vuelvo al diseño, también le podemos decir por ejemplo, aquí en el país le voy a decir que sea distinto. ¿Cómo le digo distinto? Menor, Mayor. Menor, mayor significa distinto. Y ahora le puedo poner el valor que yo quiera. Pues le voy a decir por ejemplo... Alemania. Con lo cual, en cuanto me cambie de vista ya me saca a todos los registros menos a los alemanes. Me vuelvo al diseño. Muchas veces todas estas pruebas que vamos haciendo para ver cómo nos queda, puede que tarde mucho. Sobre todo cuando son bases de datos que están conectadas en red. Entonces cuando yo quiera hacer un ejemplo y no estoy seguro de que está bien hecha la consulta, sobre todo cuando las bases de datos se tardan mucho en hacerse, entonces, ¿qué le puedo decir? Que me devuelva en vez de todos los registros pues le puedo decir, solamente los 25 primeros, los 5 primeros o en porcentaje. ¿Para qué? Para ver que está bien el resultado y seguir haciendo la consulta sin necesidad de tener que esperar a que lo genere con todos los registros. Esta consulta, por supuesto, la podríamos guardar, cualquiera de las anteriores que hemos hecho también, y en este caso, la voy a llamar Distinto de Alemania. Siempre es bueno ponerle nombres descriptivos para después saber qué es cada objeto ya que si ahora mismo le llamáramos Consulta 1, pues ahora mismo nos acordamos pero dentro de un rato se nos habrá olvidado qué es Consulta 1. Entonces, le doy aceptar y la cierro.

Access 2016 avanzado: Consultas

Descubre el potencial de las consultas en Access 2016, para visualizar los datos que tengamos en nuestras tablas y para poder modificar los datos ya introducidos en ellas.

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