Excel 2016: Validación de datos

Construir listas desplegables dependientes en Excel 2016

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Construcción de un modelo de tres listas desplegables dependientes. Es un ejercicio que necesita de todas las habilidades adquiridas en este curso, desde la asignación de nombres de rango hasta la simple creación de la validación de datos mediante listas.

Transcripción

Vamos pues, a crear directamente un sistema de tres listas desplegables dependientes. Se supone que ya tenemos creado un sistema de tablas con una cierta jerarquía en forma piramidal, como podemos ver, Y si es así, lo que tenemos que hacer a continuación es asignar nombres de rango a todas las tablas. Vamos a comenzar por la tabla que está más arriba en la jerarquía y el nombre de rango que se le va a aplicar, concretamente, es 'Marcas'. Desde el cuadro de nombres podemos hacerlo escribiendo y presionando 'Intro'. Vamos ahora a poner un nombre de rango a la primera tabla del segundo nivel de jerarquía. Nos ponemos en el cuadro de 'Nombres' y evidentemente esta primera tabla tendrá que tener un nombre de rango igual al primer 'ítem' de la tabla anterior, es decir, 'Audi'. Vamos con la segunda tabla de esta segunda jerarquía cuyo nombre de rango tendrá que ser 'Ford'. Y la tercera tabla que tendrá que ser 'Seat'. Empezamos ahora con la tercera jerarquía, el primer rango de celdas tendrá que tener un nombre, como 'Audi_A3'. Presionamos 'Intro' y ahora para la segunda pequeña tabla, el nombre del rango será 'Audi_A4'. Y la tercera, 'Audi_A5'. Vamos ahora con la familia de los automóviles 'Ford'. Este nombre de rango que será 'Fiesta'. El siguiente 'Focus'. Y después 'Mondeo'. Ahora ya con los 'Seat', el primero es 'Ibiza', el segundo cuidado, porque el 'ítem' al que corresponde esta tabla es 'León' y tiene una tilde, así que tiene que ser exactamente igual. Y la última tabla que será 'Mii'. Y una vez que ya hemos creado todo ese sistema de nombres podemos echarle un vistazo desde la ficha 'FórmulasAdministrador de nombres'. Y aquí lo tenemos. Ahora ya, el siguiente paso sería construir las listas desplegables. Comenzamos con la primera, vamos a la ficha 'Datos' y después a 'Validación de datos', dentro de la pestaña 'Configuración Permitir lista', y en 'origen de datos' vamos a presionar 'F3' para obtener una lista de los nombres que tenemos en nuestro libro y elegimos concretamente 'Marcas'. Para hacerlo, vemos cómo incluso se incorpora también el signo 'igual' antes del nombre. Hacemos clic en 'Aceptar' y vemos cómo nuestro primer desplegable ya funciona. Ahora vamos con el segundo desplegable. Como ponen las indicaciones que hay en este panel verde, el orgien de datos tendrá que ser una función 'indirecto' que haga referencia a 'M15', es decir, a la cela de arriba, al desplegable de arriba. Bien, pues, tenemos la celda seleccionada, vamos a 'Datos Validación de datos y ahora en 'Origen' comenzamos a escribir 'es igual a...' indirecto... abrimos paréntesis y escribimos 'M15'. Ahora antes de poner el paréntesis presionamos 'F4' para que se incorporen unos signos dólar, cerramos el paréntesis y aceptamos. Y comprobamos que, efectivamente, los 'ítems' que tenemos a nuestra dispocisión son los que corresponden a 'Audi' que es lo que está seleccionado en el otro desplegable. Vamos ahora con el tercero. Hacemos clic de nuevo en 'Validación de datos permitir lista' y en 'Origen' comenzamos también a escribir 'es igual a indirecto', abrimos paréntesis, 'M16', antes de poner el último paréntesis, 'F4' para que se incorporen los signos dólar. Cerramos paréntesis. Y 'Aceptar'. Y comprobamos que efectivamente dentro de 'Audi_A4' hay dos versiones que son 'Berlina' y 'Avant'. Así que con esto, básicamente ya tendríamos nuestras listas desplegables y dependientes. Lo que ocurre es que tenemos que perfeccionar un poquito aún este sistema, puesto que si un usuario cambia el primero de los desplegables, por ejemplo, a 'Ford', ahora en este momento nos encontraríamos con que este valor no es adecuado, ni este tampoco, de hecho, 'Audi_A4' no es ningún modelo de la marca 'Ford'. Esto no puede ocurrir y lo que sí debe ocurrir es que cuando un usuario cambie el valor de un desplegable, nos aseguremos de que el resto de desplegables, es decir, los que están posteriormente, se vacíen para que el usuario se vea obligado a volver a seleccionar los datos correspondientes. Esto lo podemos conseguir con 'Visual Basic'. Para ello, tenemos que seleccionar con el botón derecho la pestaña de la hoja actual, después ir a 'Ver código'... Vamos a visualizar antes el explorador de proyectos y también la ventana 'propiedades' para que el usuario no se extrañe al ver este formato en el que solo se veía la ventana de código y como decíamos, tenemos que escribir el siguiente código: Esto es una 'macro' que como podemos ver en el protocolo de entrada del procedimiento, se ejecutará cuando ocurra el evento 'Change', es decir, cuando haya cualquier cambio en la hoja de cálculo, pero para limitar esta circunstancia y que no se esté ejecutando la 'macro' para cualquier cambio, podemos poner dos estructuras condicionales como estas, en las cuales mediante la función 'intersect' estamos condicionando a que cuando cambia el rango 'Marca' entonces que el rango 'Modelo' y el rango 'Versión' queden vacíos. Y con otra estructura condicional estamos condicionando también mediante 'intersect' que cuando cambia 'Modelo' entonces solo tiene que vaciarse 'Versión'. Es evidente que 'Marca', 'Modelo' y 'Versión' son alusiones a nombres de rango que tenemos que establecer también en la hoja, y aún no lo habíamos hecho así que podemos volver a 'Excel', empezamos con la primera de las listas desplegables y desde el cuadro de 'Nombre' podemos establecer el nombre 'Marca'. El segundo, que se llamará 'Modelo', y la tercera lista desplegable, 'Versión'. Cuidado porque en el código 'Versión' no llevaba tilde. Vamos a confirmarlo. Aquí lo tenemos, está sin tilde, cor lo cual... el nombre de 'Rango', evidentemente tampoco tiene que llevar esa tilde porque 'Excel' sí distingue entre caracteres que tienen o no tilde. Y ya lo que nos queda es comprobar si todo funciona bien. Elegimos un valor aquí, después tenemos los 'ìtems' disponibles relacionados con el primer valor y aquí también 'ítems' relacionados con el segundo valor. Ahora, por ejemplo, si cambiamos de 'Audi' a 'Ford', efectivamente, quedan vacías las celdas posteriores. Si cambiáramos el segundo desplegable, también se vacía el tercero.

Excel 2016: Validación de datos

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Fecha de publicación:17/11/2016

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