Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

Construcción de la tabla dinámica de datos con Excel

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Partiendo de la tabla origen de datos tendríamos que construir una tabla dinámica para poder dar forma a las hojas de previsión de cobros y pagos.Veamos cómo hacerlo correctamente.

Transcripción

Vamos a construir en este vídeo la tabla dinámica que será, por decirlo de alguna forma, el motor principal de esta aplicación de gestión de tesorería con tablas dinámicas. Aquí tenemos la tabla de origen de datos a la que previamente a empezar la construcción de la tabla dinámica vamos a insertarle una fila que va a estar destinada a contener la información sobre el saldo inicial con el que comienza todo el periodo de previsión. Por ejemplo, vamos a poner Saldo inicial, fecha de vencimiento, 1 de enero de 2016. También vamos a poner lo mismo, Saldo inicial y un saldo positivo de 100 000. Ahora vamos a crear una hoja nueva y ponemos Previsión tesorería. Aquí va a ser donde vamos a crear nuestra tabla dinámica. Vamos a situarnos por ejemplo en B3, vamos a la ficha Insertar, Tabla dinámica, y para elegir el rango de nuestra tabla vamos a Tabla origen de datos y seleccionamos desde la esquina superior izquierda de la tabla con un clic. Ahora vemos que aparece el nombre de esta tabla. Presionamos Aceptar y de nuevo Aceptar. Ya tenemos el espacio para construir nuestra tabla dinámica. A la derecha tenemos la lista de campos en la que tenemos que arrastrar los distintos campos necesarios a los cuadrantes que tenemos aquí. Por ejemplo, 'Saldo pendiente', que es el valor principal, el protagonista de nuestra tabla dinámica, lo vamos a poner en Valores. Ahora, el campo 'Cuenta' o grupo contable lo vamos a llevar al cuadrante Filas y 'Fecha vencimiento', como no puede ser de otra forma, a Columnas. puesto que estamos trabajando con Excel 2016, vemos que al arrastrar 'Fecha' a Columnas se ha generado un tipo de agrupación que quizá no nos interese. Decimos esto porque los usuarios que tengan Excel 2013 o 2010 no van a tener esta agrupación automática que se realiza nada más arrastrar el campo. Nosotros vamos a quitarla de momento desde el campo Agrupar, siempre que tengamos por supuesto seleccionada cualquiera de las fechas de las columnas y después vamos a desagrupar. Ya tenemos las fechas por días. En estas condiciones, ahora es cuando tenemos que decidir qué agrupación vamos a dar a las fechas. Por ejemplo, podremos querer agrupar esas fechas por semanas si nuestra previsión de cobros y pagos la vamos a hacer semanal. Es decir, dependiendo de la dinámica financiera de nuestra empresa, si nos interesa una previsión semanal, tendremos que agrupar todos los datos en cada una de estas columnas, o mejor dicho, nos los va a agrupar automáticamente la tabla dinámica. Así que iniciamos esta agrupación. Nos colocamos en cualquiera de las fechas y ahora desde Agrupar, Agrupar selección. Vamos a seleccionar Días y nos aseguramos de que no hay otro ítem seleccionado. Ahora, en el controlador de número de este campo, vamos a seleccionar 7, por ejemplo. Vamos a elegir una agrupación semanal y aceptamos. Ya tenemos aquí esas agrupaciones. Ahora vamos a seleccionar cualquiera de los valores y con el botón derecho, Configuración de campo de valor, Formato de número, Moneda. Vamos a elegir también en el campo Números negativos que tengan un formato rojo y con el signo negativo. Ahí. Ahora vamos a agrupar los ítems de las filas. Por ejemplo, comenzamos con los gastos corrientes, los propios de la actividad. Seleccionamos, presionando la tecla Control, todos los que correspondan a este tipo, que van a ser Aprovisionamientos, Nóminas, Publicidad, Seguros. y Suministros. Hacemos clic en cualquiera de ellos con el botón derecho y elegimos Agrupar. Vemos que aparece aquí arriba Grupo; bien, pues vamos a cambiar esta palabra por Gastos corrientes. Ahora, puesto que solo hay un ingreso corriente, que son las ventas, vamos directamente a cambiarle el nombre y ponemos Ingresos corrientes. También tenemos unos pagos no corrientes que corresponden a esta celda y a esta. Seleccionamos las dos de forma simultánea, botón derecho, Agrupar y aparece Grupo2. Pues vamos a poner Pagos no corrientes. Tenemos ahora dos cobros no corrientes, que son este y este. Botón derecho, Agrupar y donde pone Grupo3 ponemos Cobros no corrientes. Ahora podemos reordenar estos grupos según nos convenga. Por ejemplo, el grupo de los ingresos corrientes, en economía se suelen poner arriba dichos ingresos, pues seleccionamos la línea y la arrastramos hasta esa posición. Vamos a dejar Gastos corrientes en la situación en la que está. Ahora, Cobros no corrientes lo vamos a seleccionar y lo pasamos una posición más arriba. Y Saldo inicial realmente incluso debería ir más arriba de Ingresos corrientes, es decir, la primera de las posiciones. Vamos a pasar arriba. Y ahora necesitamos otra tabla dinámica justo debajo de esta para que nos pueda generar unos acumulados a lo largo de los periodos. Nos vamos a situar por ejemplo aquí; vamos a la ficha Insertar, Tabla dinámica. Evidentemente va a tener el mismo origen de datos, aunque en este caso, en vez de seleccionar toda la tabla, vamos a seleccionar solo desde Fecha vencimiento hasta Saldo pendiente. Desde aquí, cuando el cursor se convierte en una flechita negra, hacemos clic y sin soltar seleccionamos las tres columnas. Ahora ya podemos aceptar y aceptar. Hacemos un proceso similar a la otra tabla dinámica, pero mucho más sencillo. Fecha vencimiento tenemos que llevar a Columnas y Saldo pendiente, a Valores. Con la agrupación automática que sale aquí vamos a hacer lo mismo. Nos colocamos en cualquiera de esas fechas y desagrupamos, y ahora volvemos a agrupar como queramos; concretamente, Días y 7. Y ahora vamos a hacer clic en cualquiera de las cifras que salen aquí. Nos referimos clic con el botón derecho, evidentemente. Ahora, vamos a Configuración de campo de valor y en la pestaña Mostrar valores como vamos a elegir Total en. Esta es la opción que nos va a generar unos acumulados. Si ahora volvemos a hacer clic, hacemos clic en Configuración de campo de valor, podemos proporcionar un formato moneda. Para ir acabando y verlo todo un poco más claro, vamos a ocultar todas estas columnas y aquí tenemos la fila de acumulados pegada a la fila de totales parciales de cada columna. Si queremos cambiar por ejemplo este título, hacemos clic con el botón derecho y vamos a Configuración de campo de valor y, donde pone Nombre personalizado, podemos sustituirlo por ejemplo por Acumulados. Para evitar que las tablas dinámicas autoajusten las columnas, podemos hacer clic en cualquier parte de ambas tablas dinámicas –primero vamos a empezar con la de arriba– y elegimos Opciones de tabla dinámica, y ahora desmarcamos esta casilla: Autoajustar anchos de columnas al actualizar. Hacemos lo mismo con la tabla dinámica de abajo, que, recordamos, es esta fila: botón derecho, Opciones de tabla dinámica y quitamos Autoajustar anchos. Y ahora, bueno, pues siempre podríamos dar algún que otro retoque. Por ejemplo, cambiar este título por Saldos de cada período. También esta etiqueta podríamos escribir un espacio para eliminarla. Aquí también podríamos poner, por ejemplo, Semanas y aquí, Cuentas. Y ya tendríamos nuestra previsión de tesorería.

Excel 2016 práctico: Gestión de tesorería para pymes

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2:24 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:8/06/2016

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