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Excel 2016 para Mac avanzado: Formatos y diseño

Conjuntos de iconos para las celdas en Excel 2016

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Los conjuntos de iconos son un verdadero lujo para aplicar a cuadros de mando y todo tipo de tablas y scorecards que contienen información económica o de otra clase. Con iconos, muchas cosas se expresan de forma más rápida y mejor.

Transcripción

Los "Conjuntos de iconos" son un verdadero lujo para aplicar a cuadros de mando y todo tipo de tablas y "Scorecards", que contienen información económica o de otra clase. Con iconos muchas cosas se expresan de forma más rápida y mejor. Vamos a partir de una base y es que tenemos en este rango una serie de fórmulas, podemos ver en la barra cómo hay una función, concretamente la función "Sí", que nos está calculando que si en F8 hay un valor superior al que hay en E8, entonces que en la celda se muestre un 1 y si no, que se muestre un 0. Bien pues, con una fórmula en cada celda estos serían los resultados. Como decíamos, si partimos de esta base y seleccionamos el rango, podemos aplicar un formato condicional con un conjunto de iconos de tal forma que, en vez de expresar esta circunstancia, es decir, que lo que se ha vendido en un año es superior a lo que se ha vendido en otro año, como decíamos lo podemos expresar con unos iconos que nos den conformidad o no. Vamos a la práctica, manteniendo seleccionado el rango y ahora desde la ficha "Inicio", "Formato condicional" y vamos a "Conjunto de iconos". Al pasar el ratón por encima se abre una galería de estilos en la que tenemos que elegir el adecuado. En este caso, podemos elegir varias opciones, pero vamos a elegir, por ejemplo, esta, un conjunto de tres Iconos, y directamente tenemos el resultado, es decir, Excel aplica a los valores más bajos como es el 0, un icono rojo y a los valores más altos un icono verde. En este caso, es una pequeña tabla de ejemplo, pero si tuviéramos una tabla muy larga, el tener una referencia gráfica como esta, es mucho más ventajoso y cómodo para poder interpretar la información. Ahora, algunos usuarios estarán pensando que no es adecuado que se vea un 1 o un 0 en una celda donde hay un icono que si estuviese solo, la verdad quedaría mucho mejor. Aquí tenemos dos soluciones: Una de ellas, la más rápida, sería desde la ficha "Inicio", "Pintar de blanco el texto" con lo cual desaparece, ya nos quedaría ajustar el ancho de la columna y quizá centrar también el encabezado. Otra solución, quizá mejor, vamos a devolver las celdas con el color negro. Como decíamos, esta segunda solución trataría de seleccionar primero, el rango y después desde "Inicio", "Formato condicional" y activaríamos "Administrar reglas". Ahora, aquí tenemos una lista con todas las reglas que hay en la selección actual, concretamente solo está la que acabamos de aplicar. Bien pues, con esta regla seleccionada hacemos clic en "Modificar regla", y lo que le tenemos que decir a Excel ahora, es que muestre el icono únicamente, así que tenemos que activar esta casilla de "Verificación". Hacemos clic en "Aceptar" y en "Aceptar", y ahora ya solo se muestra el icono, la imagen ahora es substancialmente mejor. Vamos ahora con otro ejemplo: Semáforos de tres colores. A pesar de que antes hemos aplicado un conjunto de iconos de tres colores, rojo, amarillo y verde, solo vemos dos colores, es evidente porque los valores tenían una variedad escasa, es decir, o eran ceros o eran unos, por lo tanto, el amarillo Excel lo obvia y solo aplica el rojo y el verde. Pero en el caso de que nuestro rango de datos sí tenga tres valores distintos, como es este rango que estamos seleccionando, aquí vemos que hay ceros, unos, y doces, como decíamos en este caso, al aplicar un formato condicional, como vamos a hacer ahora, "Inicio", "Formato condicional", "Conjunto de Iconos", aplicamos el mismo conjunto que hemos aplicado antes y ahora sí Excel discrimina entre valores para el rojo, valores para el amarillo y valores para el verde. Nos quedaría también, para que quede mejor visualmente, modificar la regla y decir que solo queremos que se muestre el icono. Y a continuación vamos a comprobar que no solamente tenemos iconos como ya podemos intuir porque algo hemos visto en los anteriores ejercicios. Si seleccionamos de nuevo este rango de datos y vamos a "Formato condicional", "Conjunto de iconos", ahora, por ejemplo, podríamos aplicar este que también son semáforos aunque cuatro o incluso, este tipo de iconos. Y ahora en el último ejercicio, vamos a considerar otra posibilidad. Queremos personalizar los tramos que se aplican a los iconos, es decir, no queremos dejar a Excel que considere de forma automática qué color tiene que aplicar a los valores más altos o a los valores más pequeños, por ejemplo, si seleccionamos aquí este rango y aplicamos un conjunto de iconos, vamos a elegir, por ejemplo, este, podemos ver cómo el color verde lo está aplicando al número 3 y al número 4, el rojo lo está aplicando a los valores 0 y 1 y el amarillo lo aplica al 2. Vamos a hacer un cambio, de tal forma que el color verde solo se aplique al número 4. Es decir, estamos personalizando los tramos, para eso, una vez que hemos aplicado el formato básico, ahora seleccionamos el rango, vamos a "Formato condicional" y tenemos que ir a "Administrar reglas", seleccionamos la regla y "Modificar regla" y aquí en este conjunto de campos tenemos que personalizar la opción que queramos. Es importante tener en cuenta que lo primero que hay que hacer es modificar estos campos, donde pone tipo hay que modificar a número, y aquí igual, esto es lo primero que hay que hacer, insistimos. Ahora en los tramos tenemos que determinar el número. Hemos dicho que solo queremos el color verde para números que sean 4 o superiores, por lo tanto, aquí tendríamos que escribir un 4, es decir, verde cuando el valor es mayor o igual que 4. Si continuamos con la siguiente línea, ahora vamos a determinar que el amarillo se aplique cuando el valor es mayor o igual que 2, vamos a poner aquí un 2 y ahora ya por último podemos hacer clic en "Aceptar" y en "Aceptar", y ahora vemos que efectivamente el 3 ya no tiene el color verde y pasa a ser amarillo.

Excel 2016 para Mac avanzado: Formatos y diseño

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