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Office 365 esencial: Administración

Configurar la conectividad con servicios de correo

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Vamos a ver cómo podemos utilizar nuestra cuenta de correo desde Outlook, cómo lanzar el Autodiscover y cómo configurar la cuenta y el caché de la cuenta para ver durante cuánto tiempo queremos tener almacenados los archivos.

Transcripción

Ahora que ya hemos configurado DNS y hemos habilitado nuestra organización para enviar y recibir correo, también debemos permitir que nuestros clientes se conecten a su buzón de correo electrónico. Probablemente, ya esté familiarizado con alguna aplicación cliente basada en la web, por ejemplo, una aplicación o solución de correo electrónico en la nube. La solución de cliente basada en web para Office 365 se denomina Outlook en la web, aunque, históricamente, siempre la hemos conocido como "OWA", es decir, Outlook Web App o Outlook Web Access. Para que cualquier usuario acceda al Outlook Web, simplemente tendrá que hacer clic en el icono de Correo. La interfaz es muy similar, por no decir, prácticamente idéntica, a la de Outlook.com, antiguamente Hotmail. Pero claro, nuestros clientes más exigentes quieren tener una mayor funcionalidad y, para esto, tenemos el cliente de Microsoft Outlook 2016, que es la última versión que instalaremos en nuestro PC. Vamos a abrir Outlook, y crearé un perfil nuevo. Lo que quiero mostraros es cómo podemos verificar la configuración del Autodiscover. Como recordaréis, el Autodiscover es un registro que marcaremos en nuestro DNS para facilitar la configuración de forma automática en nuestro cliente de escritorio o dispositivo móvil. Una vez que se establezca la comunicación con el Autodiscover, se descargará un fichero XML que informará todos los parámetros de configuración del servidor. Introducimos la información de nuestro usuario, la contraseña, y le damos a Siguiente. Por supuesto, siempre tenemos la opción de hacer la configuración manual, pero no es el propósito. Ahora vemos que está haciendo las comprobaciones, estableciendo la comunicación de red y buscando el Autodiscover. Parece que ya lo ha encontrado, y listo. Vemos que Outlook ha terminado su configuración y no hemos tenido que tocar absolutamente ningún parámetro del servidor. Podemos, sencillamente, Finalizar, Agregar otra cuenta o Cambiar la configuración de la cuenta. Clicaremos aquí para ver alguna configuraciones avanzadas. Como podéis comprobar, aquí tenemos la Configuración sin conexión, es decir, podemos habilitar, deshabilitar el Modo intercambio de caché o, lo que es lo mismo, dotaremos de la posibilidad de trabajar al cliente sin estar conectado a Internet. Aquí, puedo establecer la cantidad de correo que quiero guardar localmente. Esto lo hacemos con el período, por ejemplo, le podremos decir que nos mantenga en nuestro equipo un mes de correo, aunque, también tenemos la posibilidad de decirle que nos guarde todo el buzón. Le dejaremos 6 meses y, en el caso que deshabilitemos el Modo intercambio de caché, lo que ocurrirá será que el usuario tendrá siempre que estar conectado a Internet, es decir, Outlook no le va a funcionar si no tiene una conexión a Internet o, para ser más exactos, si no puede establecer una comunicación con el servidor de Office 365. Tenemos más configuraciones y aquí disponemos de unas opciones avanzadas, donde podemos agregar buzones adicionales y nuevamente, habilitar, deshabilitar el Modo intercambio de caché. Aquí podemos cambiar la ubicación del fichero de caché y, en la parte de Seguridad, podemos tocar varias opciones, aunque, ahora mismo, están deshabilitadas porque tenemos abierto el cliente y esto hay que hacerlo cuando el cliente está cerrado. Le decimos Cancelar y le damos a Finalizar. Se configura Outlook para su primer uso y listo, ya tenemos aquí nuestro Outlook. Nos advierte de que está haciendo por detrás una sincronización con la información que tenemos en la nube. A continuación, vamos a ver las distintas opciones para comprobar la conectividad con Microsoft Exchange Online. Aquí, por ejemplo, encontramos un mensaje que nos dice que está conectado a Microsoft Exchange, con lo cual, ya sabemos que la conectividad es correcta. Sin embargo, encontraremos dos utilidades muy interesantes si hacemos clic con el botón de Ctrl pulsado y clic derecho en el icono de Outlook. Aquí, encontraremos Estado de la conexión y Probar la configuración automática del correo electrónico. Veremos la primera de ellas, Estado de la conexión. Como podéis ver, tengo aquí información del estado de la conexión, así aquí puedo encontrar las direcciones SMTP, el nombre para mostrar, servidor proxy, si lo hubiera. Veremos el nombre del servidor al que estamos conectados, el estado de esa comunicación, el protocolo, el cifrado, así como las interfaces, en el caso de que tuviésemos más de una interfaz de red. Aquí también, otra serie de parámetros. En definitiva, información que nos será de utilidad para trazar algún tipo de error ya que, detectando dónde está el problema, podremos indagar y subsanar el origen de este. Vamos a ver la otra herramienta. Nuevamente, buscamos el icono de Outlook y daremos clic derecho con Ctrl apretado, si le diésemos clic derecho normal no aparecerían estas opciones. Por tanto, le doy a Ctrl y aquí tengo Probar configuración automática del correo electrónico. Aquí, nos va a solicitar la dirección del correo así como la contraseña. Vamos a probar, aquí tenemos los resultados. Como veis, la prueba ha concluido de forma satisfactoria, y aquí, por ejemplo, podemos ver las diferentes URL que se han empleado para los distintos servicios o funcionalidades de Outlook. Aquí tenemos el tipo del cifrado, el nombre de inicio de sesión, el servidor, en definitiva, toda la información. Aquí tendremos un registro más detallado y en la pestaña de XML encontraremos el fichero XML que vamos a descargar cuando accedemos al Autodiscover. En algunas ocasiones, si queremos verificar el estado del Autodiscover de una forma más sencilla y rápida podemos hacerlo a través de la línea de comandos. Abriremos una Consola, y haremos un ping autodiscover con el nombre de nuestro dominio, así, verificaremos ese registro DNS. Vemos que, en este caso, como ya hemos visto, está perfectamente funcional.

Office 365 esencial: Administración

Aprende a configurar Office 365 de una manera eficiente a partir de sus tres ejes: Sharepoint, Exchange y Skype, pero con otras muchas aplicaciones disponibles.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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