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Office 365 esencial: Implementación

Configurar el acceso compartido a buzones

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Vamos a ver ahora cómo podemos crear un buzón compartido, vamos a ver para qué nos sirve y cómo podemos utilizarlo. También veremos las ventajas que tienen este tipo de buzones sobre la opción de crear distintos grupos de distribución.

Transcripción

Office 365 nos brinda excelentes oportunidades de colaboración para los usuarios de nuestra organización. Ya no solo hablamos de poder editar un documento de Word por múltiples usuarios al mismo tiempo o de compartir enlaces a ficheros que tenemos alojados en nuestro OneDrive empresarial. Una de las formas que tenemos de colaboración, es hacerlo a través del cliente de Outlook, tanto el cliente de Outlook Online como el cliente Outlook de escritorio. Cuando hablamos de Outlook a todos se nos viene a la cabeza el clásico modelo de colaboración de la lista de distribución de correo. Cosa que evidentemente podemos seguir haciendo. La lista de distribución, básicamente, consiste en tener una dirección de correo pública y una serie de miembros de la lista de distribución. De manera que cuando se envía un correo a esta dirección, todos los miembros reciben una copia de los mensajes. En Office 365, se va un paso más allá. Tenemos una característica disponible dentro del menú de Grupos, que son los Buzones compartidos, que del mismo modo, puede ser accedida desde el centro de administración de Exchange Online. El concepto es parecido, pero veremos que algo diferente. Aquí voy a crear un buzón compartido con su nombre y su dirección de correo pública, al igual que haría con la lista de distribución, pero en este caso, lo que vamos a crear es un buzón. Un buzón al cual vamos a tener acceso desde múltiples usuarios; es decir, otorgaremos los permisos para que estos usuarios puedan abrir el buzón de forma local. Esto va a posibilitar que, si respondemos solo algunos de los mensajes, podamos hacerlo en nombre de la dirección pública de nuestro buzón compartido. Para entender el ejemplo, tenemos aquí creado un buzón compartido que se llama Currículums. Si entramos en los detalles, vemos que la dirección es recursoshumanos@nuestrodominio. Es un buzón donde los usuarios del departamento de recursos humanos van a tener acceso. Y es la dirección que hemos publicado en nuestra página web para que los candidatos o potenciales puedan enviar sus currículums a la empresa. Con esto, nuestros usuarios del departamento de recursos humanos van a poder acceder a este buzón compartido y responder a los candidatos si lo estiman oportuno. Pudiendo hacerlo, por supuesto, desde la dirección pública, es decir, en nombre de recursoshumanos@eldominiodemicompañía. Desde esta pantalla podemos eliminar el buzón, ver si tenemos algún alias de correo asignado, habilitar o deshabilitar respuestas automáticas o reenvíos, y también, cambiar los miembros del buzón compartido o personalizar los permisos. Si volvemos atrás, podemos realizar la creación de un nuevo buzón compartido. Aquí lo que nos va a solicitar es un nombre, el dominio, al que pertenece este buzón compartido y le daremos Agregar. Me está advirtiendo de que ya tengo un usuario creado con el nombre "test", con lo cual, vamos a modificarlo aquí y le damos Agregar. Nos dice que se ha creado correctamente y desde aquí podemos ver los detalles. Podemos ir directamente a toda la información anterior o saltar directamente a agregar los miembros para este buzón. Desde aquí, podemos agregar miembros, nos saldrá toda la lista de usuarios, agregamos y guardamos y de agregar a mi usuario también. Aquí estoy y le voy a dar a Guardar. Aquí como veis, nos muestra un cartel que dice que esto puede tardar hasta 60 minutos para que realice los cambios en Outlook y Outlook Web. Esto es debido a que el buzón debe provisionarse. Le damos a Cerrar y vamos a irnos ahora al cliente de Outlook. Una vez dentro del cliente de Outlook, vamos a ver cómo podemos llegar o acceder a estos buzones compartidos. En el panel de la izquierda, vemos que abajo nos aparece Currículums y Facturas; dos de los buzones compartidos que hemos creado. Si, por ejemplo, decidimos enviar un e-mail a uno de estos buzones compartidos, vamos a ver cómo se comporta el sistema. Creamos un nuevo mensaje, en este caso para facturas y lo enviamos. Cuando accedamos al buzón compartido, veremos cómo se nos muestra. Abrimos por tanto el buzón compartido y veremos aquí el mensaje de prueba, al cual podemos responder. Cuando realizamos la respuesta, vemos aquí que tenemos habilitado el campo De:, este campo por defecto está oculto, y lo encontramos en la parte de Opciones. Aquí vamos a seleccionar el Desde:, que nos mostrará u ocultará esta opción. Redactaremos el texto del mensaje y le daremos a Enviar. Si volvemos al Buzón de entrada, aquí hemos de recibir este mensaje. Como veis, el remitente es Facturas. La posibilidad de enviar en nombre de un remitente un mensaje no está solo limitada al buzón compartido, podemos hacerlo también creando un nuevo mensaje y seleccionando aquí, en el De:, nuestro buzón compartido. Si tuviésemos privilegios para enviar en nombre de otra cuenta, también la podríamos agregar de aquí manualmente y nos aparecería en nuestro vista desplegable.

Office 365 esencial: Implementación

Descubre el centro de administración de Office 365 y aprende las opciones más importantes para controlar los centros de administración de Exchange, Sharepoint y Skype.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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