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Comunicación verbal: preparar lo que vamos a decir

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Cuando ejercemos como portavoces, debemos asegurarnos que lo que decimos, nuestras palabras, transmiten los mensajes clave de la manera óptima para que llegue a la audiencia. No se trata de limitarse a informar, sino de ir más allá y comunicar.

Transcripción

A la hora de ejercer de portavoz de una empresa, podemos encontrarnos con dos posibles situaciones. La primera, que podamos preparar la intervención y lo qué vamos a decir porque depende de nosotros, como en el caso de una rueda de prensa. Una segunda situación, como sería el caso de una entrevista en la que no depende de nosotros, en gran medida, lo que vamos a hablar. Si hemos convocado una rueda de prensa o presentamos un acto de algún tipo somos nosotros, los portavoces, junto con la dirección de la empresa y el Departamento de Comunicación, los que decidimos qué decir y cómo. Sí es así, por supuesto, no dejaremos nada en manos de la improvisación. Prepararemos el discurso y lo practicaremos tantas veces como sea necesario. Lo ideal, es partir de los mensajes clave que queremos transmitir, ordenarlos en orden lógico y utilizarlos como la estructura del discurso. El principio y el final de una presentación siempre son claves. Lo que decimos al inicio y cómo lo decimos marcará, en gran parte, que enganchemos o no al público. Se trata de empezar con unas primeras frases que seduzcan a la audiencia, que la interesen y le hagan prestar toda su atención. A continuación, desarrollaremos las ideas principales que deseamos comunicar, intentando que la atención no decaiga y finalizaremos haciendo un resumen de los puntos o mensajes más importantes, incidiendo en lo que deseamos que recuerden de nuestra intervención. Porque la clave es esa: que la audiencia se quede con lo más importante de nuestra intervención. Al tratarse de periodistas, en principio, si han acudido es porque les interesa el tema del que vamos a hablar o lo que vamos a presentar y tomarán notas para después redactar sus artículos. No olvidemos, que el espacio que le dedicarán a nuestra empresa dependerá, en gran parte, del interés que seamos capaces despertar en ellos. No solo eso, la cantidad, el espacio que nos dediquen es importante, pero de nada sirve que nos dediquen mucho espacio si no publican lo que nos interesa, nuestros mensajes clave. En la prensa escrita, también será fundamental el titular que nos dedique el medio que si hemos hecho bien nuestra intervención debería ser nuestro principal mensaje clave. El más importante, y que más habremos remarcado. Para nuestra intervención, en la comunicación verbal es decir, a lo que decimos serán clave los siguientes puntos: Decir lo más importante al principio, por si se pierde la atención después o si el periodista se tiene que ir antes de que acabe la intervención. Repetir lo más importante al final para que nadie lo olvide. Que lo que decimos se adecúe a lo que hemos anunciado, por ejemplo, en la convocatoria a los medios. Utilizar un lenguaje y unos contenidos acordes a los medios que asisten. Un medio médico no utiliza el mismo lenguaje ni publica los mismos contenidos que una revista de "lifestyle". Utilizar frases más bien cortas para evitar que la audiencia pierda el sentido de las frases. Hablar en "titulares", es decir, tal y como nos gustaría que fuese publicado. Cuando desarrollemos las ideas clave debemos basarnos en argumentos, no en opiniones o ideas vagas. Los ejemplos, los datos y el material gráfico ayudan a respaldar nuestros mensajes. Nuestra intervención debe ser breve. Los periodistas siempre están muy atareados y tienen otras presentaciones o trabajo en las redacciones. Es mejor ser breve, añadir la información complementaria en un "pendrive" o enviarla, si lo desean, por "e-mail" y dar la oportunidad de hacer preguntas o hablar en persona tras la rueda de prensa para profundizar en algo. Utilizar un lenguaje correcto, sin palabras malsonantes ni sarcasmo que puede no ser captado por la audiencia. Evitar las palabras con connotaciones negativas por supuesto. Por el contrario, hay otras situaciones en las que no podemos controlar tanto lo que tendremos que decir, como si nos hacen una entrevista o formamos parte de una mesa redonda. En el primer caso, será el periodista el que dirija la conversación y los temas con sus preguntas. En el segundo, el resto de participantes de la mesa redonda también irán influyendo en la evolución de los temas que se hablen. Sin embargo, es muy improbable que nos encontremos en una situación a la que acudamos sin tener la más mínima idea de lo que vamos a hablar. Si es así, mejor declinar la invitación a participar a no ser que se tengan muchas tablas como portavoz. Por tanto, en la mayoría de los casos, sabremos, al menos por encima, los temas sobre los que versará nuestra intervención como portavoz. El enfoque que más le interesa al medio o periodista en cuestión o el tema de la mesa redonda y quiénes son los participantes y, por tanto, sus perfiles. Con esta información solo tenemos que hacer lo mismo sobre lo que he insistido repetidamente. Preparar mensajes clave y argumentario. Elaborar un "Q&A" con los temas sobre los que nos pueden preguntar o que pueden surgir y las respuestas que debemos dar. Así, cuando llegue el momento, estaremos lo suficientemente preparados como para poner en práctica los consejos que acabo de dar. Decir lo más importante lo antes posible por si luego no surge la oportunidad. Exponer los mensajes clave cuando podamos. Usar frases cortas y claras. Hablar de manera ordenada, haciendo pausas con un lenguaje acorde a la situación y la audiencia, etc. Con estos consejos, nuestro lenguaje verbal, lo que decimos, enganchará a la audiencia y logrará que nuestros mensajes clave queden claros y se fijen en la mente de lo que nos escuchan.

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Fecha de publicación:7/04/2017

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