Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Comprobar los nombres de columnas o campos en Microsoft Word

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La base de datos que funciona como origen tendrá unos nombres de campos que pueden coincidir o no con los nombres de campo que Word considera idóneos o estándar. Con esta utilidad, podremos correlacionarlos.

Transcripción

Si tenemos una combinación de correspondencia iniciada, y resueltos los dos primeros pasos, es decir, hemos elegido tipo de documento desde aquí, y también hemos seleccionado el origen de datos para los destinatarios, desde aquí, nuestra siguiente tarea es insertar los campos que serán variables entre los destinatarios. Esto lo podremos hacer con los comandos que hay dentro del grupo "Escribir e insertar campos". Antes de adentrarnos en estos procesos y aunque no es estrictamente necesario, si es conveniente que nos aseguremos de que Microsoft Word reconoce los encabezados de los campos de nuestra base de datos como nombres estándar o comúnmente utilizados. Ponemos un ejemplo de esto, yendo a "Asignar campos" y eligiendo de cada uno de los desplegables que aparece en la parte derecha de este cuadro de diálogo, la opción que se parece más al nombre o etiqueta que Word considera como estándar o comúnmente utilizada. Para no confundirnos, remarcamos que a la izquierda, tenemos la lista de etiquetas que reconoce Word como los nombres comunes. Y en los desplegables, tenemos los campos o encabezados de nuestra base de datos. Comenzamos por el primer item. Mientras que Microsoft Word tiene una etiqueta para identificador único, en nuestra base de datos no hay nada similar, así que dejamos no coincide. En la segunda etiqueta, "Tratamiento de cortesía", vemos que tampoco tenemos nada que corresponda. Dejamos igualmente "no coincide". Ahora, "Nombre", si desplegamos este comando, vemos que nombre sí coincide con el nombre del responsable. "Segundo nombre", no lo utilizamos, por tanto, dejamos no coincide. En cuanto a "Apellidos", tenemos apellidos del responsable. Aquí, sí que seleccionamos. Después, "Sufijo y sobrenombre" tampoco los tenemos en nuestra base de datos. Lo comprobamos, puesto que tampoco está, pero el caso de "Organización", sí que podemos hacerlo coincidir con empresa, De hecho, ya estaba seleccionado el campo correctamente a la derecha. Después tenemos "Dirección uno y dos". En el caso de dirección uno si que tiene un nombre automáticamente asignado por Word; y dirección dos, no tenemos. También vemos que los campos "Ciudad" y "Provincia" han sido reconocidos automáticamente y el "Código postal." También "País" y "Teléfono del trabajo." Seguimos bajando, y comprobamos que "Dirección de correo electrónico" no coincide y tampoco la "Página web." Por lo tanto, bajamos hasta el final y vemos que no hay nada más para chequear. También tenemos la opción, al final, mediante esta casilla de verificación, de solicitar a Word que recuerde esta asignación en este ordenador. Dejamos la casilla desmarcada, pero hacemos clic en aceptar. Y ahora ya comentar que con todo este trabajo que hemos hecho, obtenemos ciertas ventajas a la hora de utilizar estos comando que vemos aquí, especialmente el bloque de direcciones.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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