Word 2011 para Mac esencial

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Una forma de mantener y presentar un documento de Word en formato de solo lectura es exportarlo a formato PDF, un formato que puede ser leído e impreso por infinidad de usuarios que posean Adobe Acrobat Reader. En este vídeo vamos a aprender cómo exportar documentos de Word a formato PDF y cómo compartir un documento de Word a través del correo electrónico.

Transcripción

Una forma de mantener y presentar un documento de Word en formato de lectura, es exportarlo a formato PDF, un formato que puede ser leído e impreso por infinidad de usuarios que posean Adobe Acrobat Reader. Veamos ahora cómo podemos exportar el documento que tenemos de Word en pantalla a formato PDF. Lo primero que vamos a hacer es decirle: archivo, y vamos a ir a la opción ¨guardar como¨. En la opción ¨guardar como¨ vamos a seleccionar formato PDF, y una vez que ya tenemos seleccionado ese formato y escrito el nombre del documento, hacemos clic en ¨guardar¨. Podemos incluso dejarle el mismo nombre si no necesitamos cambiarlo. Desde la carpeta donde hemos guardado el documento, podremos recuperarlo. Otra forma de guardar un documento en formato PDF es desde archivo - imprimir. Hacemos clic en el menú de archivo y vamos a la opción ¨imprimir¨, y desde aquí lo bueno es que podemos ver una vista previa del documento. Vamos a hace clic en el botón PDF y desde aquí, primeramente, vamos a abrir una vista previa del PDF. Vamos a moverlo un poquito hacia el centro, y ahí podremos ver cómo queda el documento en formato PDF. Si estamos de acuerdo, desde aquí incluso podríamos hacer clic en ¨imprimir¨, vamos a cerrar esta ventana, y ahora volvemos a archivo - imprimir, y ya visto que queda correctamente volvemos otra vez a la lista desplegable de PDF y seleccionamos la opción ¨guardar como PDF¨. Igual que antes, escribimos el nombre del documento en el caso de que queramos modificarlo, si queremos ponerle alguna etiqueta, seleccionamos la ubicación, si queremos podemos añadir algún tipo de metadato o eliminar los metadatos que tiene por defecto, y ya una vez que hemos rellenado todas las opciones o las opciones que creamos que sean necesarias, hacemos clic en el botón de guardar. Como ya lo hemos guardado anteriormente, y estamos en la misma carpeta, nos dice que ya existe. Vamos a darle ¨remplazar¨, y ya tenemos el documento guardado en formato PDF. Cuando necesitamos enviar un documento de Word por correo electrónico y nos encontramos dentro de la aplicación, no hace falta que abramos el servidor de correo electrónico sino que, directamente desde Word podemos enviar el documento por correo electrónico, ya sea como adjunto o como HTML. Para ello vamos a ir al menú de archivo, y vamos a seleccionar la opción ¨compartir¨. Dentro de la opción ¨compartir¨, tenemos la opción de correo electrónico como datos adjuntos, es decir, el archivo irá como un adjunto que luego la persona que lo recibe podrá guardar en su equipo o hacer una vista previa, o irá como un correo electrónico en formato HTML, es decir, en el cuerpo del mensaje. Vamos a seleccionar la primera opción, y como podemos observar, se nos ha abierto nuestro gestor de correo electrónico, en este caso que es Outlook, al ser una herramienta del paquete Office, podemos observar que es totalmente compatible, y aquí tenemos nuestro documento de Word ya como adjunto. Simplemente tendríamos que rellenar los distintos campos del mensaje y si queremos poner algo en el cuerpo del mensaje y hacer clic en enviar. Vamos a cerrarlo, salgamos también del correo electrónico, y ahora veamos cómo quedaría nuestro documento si lo enviamos como formato HTML. Volvemos otra vez a ¨archivo - compartir¨ y seleccionamos ahora como correo electrónico con formato HTML. En este caso fijémonos, en el cuerpo del mensaje es donde va el documento. Bueno pues, ya conoces las dos formas en las que puedes enviar un documento de Word por correo electrónico. Ahora sólo es seleccionar la adecuada.

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