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Cómo liderar a los millennials

Cómo repensar los formatos de las reuniones

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Vemos cómo repensar los formatos de las reuniones para que los millennials se sientan motivados y comprometidos. Analizamos el contexto y el medioambiente, el tiempo real y la inmediatez, la acción, la colaboración y la interacción, entre otras variables.

Transcripción

Vamos a ver ahora, cómo repensar los formatos de las reuniones para que los "millennials" se sientan motivados y comprometidos. Así como pensamos la experiencia de un usuario en su relación con la compañía, o la experiencia de un empleado desde la primera entrevista, hasta su último día de trabajo, es fundamental que pensemos en toda la experiencia que queremos lograr durante una reunión o evento, como un todo. Desde qué queremos lograr hasta cómo queremos que se sientan los participantes durante la reunión. ¿Qué queremos que piensen? ¿Qué queremos que hagan al retirarse? Analicemos algunas alternativas para adaptar las reuniones. El contexto y el medioambiente impactarán fundamentalmente en la elección del lugar donde realizar las reuniones, en la elección de los materiales a utilizar, en la disposición de las salas. Habrá que elegir lugares de bajo impacto ambiental, comida saludable, envases descartables espacios donde se preste la colaboración. Si se trata de reuniones rutinarias, cambiar de lugar cada semana, también ayudará al "millennial" a sentirse más a gusto. Utilizar una semana la sala de reuniones, la siguiente la cafetería, un espacio abierto dará la sensación de menos rutina y más entretenimiento. Conocer muy bien cuál es el contexto de interacción con los equipos. Algunos especialistas sugieren trabajar con los equipos para establecer los circuitos a través de los cuales se compartirán o se transmitirán las urgencias. Si se acuerda entre todo el equipo que las urgencias se transmiten a través de un llamado telefónico, entonces durante las reuniones no habrá necesidad de estar verificando el correo electrónico a cada instante, pero se trata de un trabajo previo de coordinación y consenso, que luego servirá para acordar cómo se desarrollarán las reuniones. Si queremos que presten atención, pidámoslo. ¿Cómo hacerlo? A través de nuestros mensajes y la forma de comunicarnos. El contenido y la forma de compartirlo tiene que ser muy interesante y atractivo para ellos. Explica siempre los objetivos y el impacto que lograremos con la reunión. Para los "millennials", el impacto y la contribución son unos de los valores más importantes, así que tómate el tiempo de transmitirlos. y siempre trata de compartir el impacto social que crees que generará en la comunidad. La inmediatez y el tiempo real deberán tenerse en cuenta en todo lo que planifiquemos. Si algún tema se demora, más que su capacidad de espera, volveremos a perder su atención y la evaluación positiva que hagan del encuentro. Las reuniones y eventos deben ser más cortos y dinámicos no más de 15 minutos de presentación. Will, por ejemplo, no permite que las reuniones entre sus empleados duren más de 20 minutos. Piensa también, cuál es la mejor forma de sacarle la menor cantidad de tiempo a las personas. Por supuesto, que tener una agenda detallada de temas y tiempos para cada reunión, ayudará definitivamente a que se trate de una reunión muy organizada. Pero previo a eso, si el equipo trabaja por objetivos, alinear y organizar las reuniones en función de esos objetivos, hará que todo sea mucho más enfocado y con un propósito claro. ¿Cómo traducimos todo esto a una mejor reunión? Puedes enviar un vídeo con una presentación de números o resultados y luego en una reunión presencial arrancar compartiendo las conclusiones de ese vídeo, para que todos estén en la misma página. Pero luego en la reunión pedir opiniones al equipo sobre cómo cambiar esos resultados o, simplemente, ponerse a trabajar directamente sobre esos resultados. En otro orden de cosas, pero importante también para una reunión de "millennials", a los que les gusta la inmediatez, un especialista en eventos recomienda, por ejemplo, que se sirva un tipo de comida que ya pueda estar servida en el lugar cuando los "millennials" llegan y que ellos puedan servirse cuando quieran sin tener que esperar que alguien les sirva. Otros aspectos a considerar son la acción, la colaboración y la interacción. Como les gusta ser productores de lo que consumen podemos ilustrar nuevamente con el ejemplo de la comida ya que acabamos de hablar de ella. En lugar de servir ensaladas ya hechas, se les puede compartir los ingredientes por separado, es decir, en forma modular, para que ellos armen su comida a su gusto. Aunque los eventos sean presenciales, es fundamental generar material digital para que puedan compartir mientras la reunión sucede. Desde tomar fotos de los participantes y ponerlas a disposición o en redes sociales de manera inmediata a transmitir en vivo el evento y que puedan compartir el "link" o enlace, crear documentos que les puedan servir para trabajar después de la reunión y que puedan reenviarse por correo electrónico u otros medios crear placas con las frases o conclusiones principales para que puedan compartir por Whatsapp generar un espacio donde subir preguntas sobre la temática para aquellos que no se animen a hacerlas personalmente o que no tengan la oportunidad de hacerlas. Crear documentos colaborativos, donde los asistentes puedan construir respuestas a las consultas antes mencionadas o compartir experiencias, casos de éxito o sumar datos de interés. Otra cuestión a tener en cuenta, es la necesidad de entretener, además de informar, especialmente, en grandes eventos. Tener espacios de "hands on meetings" o donde puedan ponerse en acción es parte del aprender haciendo, pero también parte de la cultura de que todo lo tienen que ver, corroborar y practicar inmediatamente desde el teléfono móvil. Grupos grandes se pueden dividir en grupos de trabajos más pequeños, así todos pueden colaborar y participar. En un trabajo de consultoría que estoy realizando y donde mi interlocutor es un "millennial", las reuniones que tenemos no son de asesoramiento tradicional, sino que vamos ejecutando en el momento cada una de las recomendaciones o sugerencias que hago. No se anota nada para después, salvo cuestiones en las que necesitamos que intervengan terceras personas. Generar espacios de trabajo, de manos a la acción en las reuniones, es fundamental para mantener el interés de los "millennials". Tener flexibilidad, por ejemplo, esto puede verse traducido en que puedan elegir partes de la agenda a tratar o las charlas capacitaciones, donde quieran participar. Los "millennials" quieren ser escuchados, así que definitivamente tienen que tener lugar para que esto suceda, desde que puedan intervenir directamente en la conversación o puedan votar de manera "online" algún asunto o puedan responder preguntas a través de redes sociales. El organizador de la reunión debería dar espacio a la participación de todos haciendo preguntas directas a quienes no hayan podido participar de la reunión. Con estas ideas, puedes repensar y volver a diseñar tus propias reuniones para hacerlas más atractivas a los "millennials". Puedes comenzar por la reunión más importante que suelas organizar. ¡Manos a la obra!

Cómo liderar a los millennials

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Fecha de publicación:29/05/2017

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