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Cómo organizar tu documentación

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A la hora de organizar tu documentación, el sistema te ofrece una buena serie de herramientas para hacerlo, aunque incluso la organización más básica requiere que seas tú el que debe instaurar protocolos de orden y organización.
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Transcripción

Hay una razón muy poderosa para organizar bien nuestra documentación y solemos pensar que el ordenador se encargará de todo, cuando al final, lo que acabamos consiguiendo es un inmenso batiburrillo de documentos que no sabemos a qué proyecto pertenecen o que incluso, no tenemos ni idea si es la versión final una versión previa de ese documento y nos empeńamos en crear documentos que se llaman, por ejemplo, "archivos def 3... estos sí que son buenos aprobados por el cliente def 5" y así consecutivamente precisamente no son la mejor forma de organizar nuestra documentación. Vamos a crear una carpeta para un proyecto y nuestro proyecto es un libro. Dentro de un mes cuando accedas a esta carpeta si no accedes con frecuencia no sabrás de qué se trata si no investigas los archivos que hay en su interior y posiblemente los archivos estarán organizados. żQué es lo que tenemos que hacer? Tenemos que tener una lista de proyectos con un número identificativo de proyecto. Aunque no tengas esa lista ese número identificativo te va a servir luego para poder marcar cada uno de los archivos que pertenecen al proyecto y luego los vamos a utilizar para hacer cosas muy interesantes. Así que lo que vamos a hacer es crear un número de proyecto. Este número de proyecto, por ejemplo, puede incluir tus iniciales, y después, un número de cuatro cifras, y a continuación, en la carpeta inicial del proyecto una descripción clara de lo que es, por ejemplo, CBR_0001 LIBRO PONTE AL MANDO DE EL TERMINAL ya tenemos una buena carpeta de proyecto con su correspondiente número de proyecto. Ahora lo que vamos a tener que hacer es identificar cada uno de los archivos o carpetas que vayamos ańadiendo dentro de esta carpeta con su correspondiente número de proyecto. Si el número de proyecto se te hace muy complicado de ańadir, vamos a aprovechar un truco del propio sistema. Vamos a ir a Preferencias del Sistema, Teclado Texto y vamos a utilizar las opciones de reemplazo de texto. Las opciones de reemplazo de texto me permiten asignar a una cadena pequeńa de texto por ejemplo, CB1 una cadena mucho mayor de texto. De forma que cuando yo escriba esto, El sistema me sugerirá que lo que quiero escribir es esto. De forma que cuando empiece a crear, por ejemplo, las carpetas o subcarpetas del proyecto a la hora de ańadirlas, solo tengo que poner CB1 y vemos cómo el sistema me sugiere utilizar mi número de proyecto para ańadir a continuación todas las subcarpetas necesarias para mi proyecto. Aquí tengo un par de carpetas, vamos a ańadir por ejemplo un documento... tenemos aquí nuestro documento inicial. Lo voy a guardar, y voy a aprovechar una de las características propias del proxy icon para pinchar en el proxy icon arrastrar sobre el cuadro de diálogo y así directamente llevo ese cuadro de diálogo a la ubicación donde voy a guardar este archivo. No le he ańadido el nombre. Puedo hacerlo directamente desde la cabecera del archivo, aprovechando y ańadiendo mi número de proyecto. Y renombro ese archivo, lo puedo renombrar directamente aquí en el Finder. Ya he creado una estructura lógica de archivos para preparar un proyecto. Esto es muy importante, el ańadir los números de proyecto, porque te va a resultar luego muy útil para organizar organizar o estructurar tus archivos, de hecho, es factible que tengas proyectos que impliquen que los contenidos de esta carpeta no estén todos en la misma unidad de almacenamiento. Que por ejemplo las fotografías sean tantas que estén en un disco duro aparte, los documentos estén repartidos en iCloud, estén otros documentos en tu disco duro, otros documentos estén en un servidor que montas con frecuencia, otros documentos los acabas de introducir, por ejemplo, a través de una memoria USB, etc. y tener toda esa información repartida en diferentes unidades de almacenamiento. Los números de proyecto te van a ayudar para los archivos a mantener toda esa información reunida y vamos a aprender cómo organizar esa documentación un poquito más adelante, para que veas que junto con las opciones del Finder y las carpetas inteligentes tus proyectos estarán perfectamente centralizados en una única ubicación.

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