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Office 365: Excel para Mac esencial

Cómo organizar los datos en hojas de cálculo de Excel 365

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Este vídeo es fundamental para todo usuario, muy especialmente para aquellos que comienzan con las hojas de cálculo. El rendimiento que obtengamos de Excel dependerá del tiempo que hemos dedicado a organizar su estructura.

Transcripción

Vamos a dedicar en este vídeo un importante apartado para conocer las formas de organizar la información en un libro de Excel. Cuando un usuario sin experiencia en Excel decide afrontar el reto de iniciar un libro con una cantidad de datos más o menos importantes, está claro que no nos referimos a una pequeña tabla con unos cuantos valores, sino a varias tablas con bastantes registros. Pues bien, este usuario se enfrenta a una hoja totalmente vacía con millones de celdas y la posibilidad de crear múltiples hojas de cálculo. Lo normal es que en esta situación no se pregunte si hay varias formas de organizar la información que necesita plasmar en esas celdas y hojas de cálculo, pero lo cierto es que debería hacerlo. Puesto que de ello dependerá posteriormente una mayor o menor facilidad para tratar los datos, obtener información útil y muy especialmente, una mayor o menor posibilidad de cometer errores. Puesto que como ya hemos comentado no existe una planificación para organizar la información, el usuario opta por hacerlo de forma intuitiva. Esta forma intuitiva se traduce en una disposición de los datos en forma de tabla que corresponde a un periodo de tiempo. Nos referimos a una lista sencilla o una tabla de doble entrada, y por ello estamos hablando de los modelos de datos unidimensionales, que se les llama así porque en cada tabla solo podemos filtrar la información por una dimensión o tipo de dato. En las tablas de ejemplo que estamos viendo solo podemos decidir ver la información por un tipo de dato, que concretamente es el tipo de cuenta. Con esta forma de proceder, el usuario se siente seguro, pues reúne varios requisitos y ventajas. Por un lado es fácil, no requiere conocimientos especiales. Por otro lado, resuelve la necesidad de organización e información de forma inmediata para datos que se generan en el presente o que se han generado en el pasado. En el lado negativo de este modelo de datos, están los siguientes puntos: por un lado, no tenemos acceso visual a todos los meses, sino que debemos hacerlo de uno en uno. También tendríamos dificultades para representar la evolución en un gráfico. En tercer lugar se hace difícil de sostener en el tiempo el incremento de meses porque ¿qué ocurriría cuando hayamos acumulado ocho años de información? ¿Podríamos manejar con soltura cien meses? ¿Y ciento sesenta meses? En cuarto lugar se hace difícil el análisis de periodos parciales. ¿Podríamos hacer rápidamente una suma de los ingresos o de los gastos en un periodo a elegir? Y finalmente el número de dimensiones o puntos de vista para analizar la información es limitado. ¿Podríamos sumar información por semanas? ¿Podríamos saber lo que se ha gastado en impuestos más gastos financieros en un período concreto? Por todo lo comentado, esta forma de organizar los datos, los modelos unidimensionales, no son adecuados. Si vamos a la hoja siguiente podremos ver una forma más avanzada de organizar los datos: son los modelos bidimensionales. Podemos ver un ejemplo fácil de entender en esta hoja. Esta es una forma de proceder en la que eliminamos algunos de los inconvenientes mencionados anteriormente para el modelo de datos unidimensional. Uno de esos inconvenientes eliminados es que ahora sí que tendríamos acceso visual a todos los meses de forma inmediata o al menos rápida. Otro de los inconvenientes que ya no está es que no habría problemas para representarla evolución de los datos en un gráfico. Aunque como podemos ver aún se mantendrían algunos problemas, por ejemplo, el hecho de que se hace difícil de sostener en el tiempo el incremento de meses, el análisis de períodos parciales y también el número de dimensiones o puntos de vista para analizar la información es limitado. Y ahora para ir finalizando vamos a presentar el modelo más óptimo a la hora de gestionar la información. Se trata del modelo de tablas dinámicas o modelos de datos multidimensional. Este modelo de datos se basa en que la información origen tiene que estar en una tabla o se tiene que ir introduciendo en una tabla a medida que va transcurriendo el tiempo. Vemos aquí la fecha cómo va avanzando y cada dimensión se tiene que poner en una columna distinta. Aquí estaría la dimensión "Cuenta". En la primera columna teníamos la dimensión "Fecha". Aquí el subtipo de cuenta. Aquí tendríamos el dato principal o valor, que es el importe. Y aquí el tipo de coste. En definitiva, si somos capaces de organizar una introducción de datos de esta forma, después tendremos la ventaja de poder gestionar toda esa información con tablas dinámicas, con lo cual tendríamos que las desventajas las hemos eliminado todas y tendríamos una serie de ventajas como son las que podemos ver aquí en pantalla.

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3:02 horas (58 Videos)
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