Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo gestionar y controlar los costos

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En la fase de planificación estimaste lo que costaría el proyecto y posiblemente revisaste el plan para encajarlo en el presupuesto que te dieron los directivos. Ahora que el equipo está trabajando en sus tareas, tienes que hacer un seguimiento de los costos para asegurarte de que el proyecto esté dentro de presupuesto.
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Transcripción

(mujer) En la fase de planificación calculaste lo que costaría el proyecto, y posiblemente revisaste el plan para ajustarlo al presupuesto que te dieron los directivos. Ahora que el equipo está trabajando en sus tareas tienes que hacer un seguimiento de los costos para asegurarte de que el proyecto sigue dentro del presupuesto. Es importante conocer la información de costos que le interesa a la organización. Así sabrás qué día reunir información y cómo informar. Pregunta al patrocinador del proyecto o al departamento de finanzas cómo funcionan los informes financieros de tu organización. También tienes que conocer el nivel de detalle que registran para los costos y eso dependerá de la cultura de tu organización. Si los contratos son parte de tu proyecto, ya sean con el cliente o con los proveedores, el tipo de contrato determinará el nivel de detalle que tienes que controlar. Por ejemplo, con los contratos de tiempo y materiales, necesitarás valores detallados de la mano de obra y los materiales para informar al cliente. Por otro lado, los contratos de precio fijo no hacen un seguimiento tan detallado de los costos, pero aún así necesitas el costo total para determinar el beneficio del contrato. Cómo controla la organización el tiempo de los empleados es otro factor importante del seguimiento de los costos del proyecto. Algunas empresas, hacen un seguimiento muy preciso de las horas trabajadas, minuto a minuto, que tiene sentido cuando la tarifa por hora es altísima. Otras empresas piensan en los salarios de los empleados como el precio de hacer negocios, y no controlan el costo de su tiempo. Una vez que hayas reunido la información de los costos debes compararla con el presupuesto y actuar si hay algún desvío. Por ejemplo, si el proyecto excede el presupuesto, tienes que ver porqué. Quizás se amplió el alcance, o el trabajo va más rápido que lo planeado, o hay costos adicionales, o el personal tarda más en completar las tareas. Sea cual sea la razón, en cuanto la sepas, podrás pensar en soluciones al problema. El costo del proyecto es una de las tres limitaciones principales con las que tienes que lidiar como gestor del proyecto, así que es fundamental que lo gestiones bien.

Fundamentos de la gestión de proyectos

Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

3:13 horas (74 Videos)
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Fecha de publicación:11/11/2016

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