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Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo gestionar reuniones efectivas

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Las reuniones roban tiempo y energía que se podría usar para trabajar, y como incluyen a varias personas, suman gastos más rápido que otras tareas, pero a veces son la mejor forma de trabajar y comunicarse.
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Las reuniones roban tiempo y energía, que se podría usar para trabajar. Y como incluyen a varias personas, añaden gastos más rápido que otras tareas. Pero a veces son la mejor forma de trabajar y comunicarse. Si diriges la reunión, haz que valga la pena. El primer paso para que una reunión sea productiva es saber que intentas conseguir. Identifica el propósito del reunión y los resultados que quieres obtener. Por ejemplo, una aprobación para continuar o para solucionar un problema. Segundo, crea un orden del día. Puedes usarlo para asegurarte de que cubres cada asunto, de que las discusiones se relacionan con el tema, y de que terminas a tiempo. En él, enumera los temas que hay que tratar e incluye el tiempo estimado para cada uno. Cuanta más gente haya en la reunión, más difícil será ser resolutivo. Por eso, el tercer paso es limitar los asistentes a la gente necesaria para cumplir tu objetivo. Cuarto. Deja que los asistentes se preparen. Programa la reunión para cuando les vaya bien y envía una invitación con tiempo. Por ejemplo, si quieres que las partes involucradas aprueben un plan revisado, envía la solicitud de reunión y el plan unos días antes de la reunión. Quinto. Empieza y termina las reuniones puntualmente. Aunque no estén presentes todos los asistentes, y no repitas los contenidos a medida que vayan llegando. Sexto. Coordina la reunión para que todos estén centrados en los objetivos. Como gestor de proyectos, ya tendrás mucho que hacer en una reunión; si es posible pídele a otra persona que sea el coordinador. El coordinador pone en marcha la reunión con una breve introducción. Su propósito, los temas del orden del día, los asistentes y las reglas básicas de interacción. Además, fomenta la discusión si los asistentes no participan, y llama la atención si la discusión empieza a irse por las ramas. Por ejemplo, posponiendo un tema que aparezca para la próxima vez. Por último, toma notas. Si no, ¿cómo se recordarán las decisiones que han tomado, los problemas que han identificado, y quién es el responsable? Durante una reunión puedes documentar los asuntos en una pizarra o un rotafolio. Si es posible, que otra persona tome las notas. Después de la reunión, puedes editarlas y destacar los pasos a seguir, quién es el responsable, y cuándo se tiene que hacer. Distribuye las notas entre los asistentes y todos los que tengan que saber la información. Si diriges unas reuniones eficientes, tus proyectos irán sobre ruedas, y tu popularidad crecerá en el trabajo.

Fundamentos de la gestión de proyectos

Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

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Fecha de publicación:11/11/2016

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