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Gestión de proyectos simplificada

Cómo gestionar el proyecto cuando vas con retraso

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El undécimo paso es reprogramar tu proyecto si fuera necesario. En el noveno hemos controlado el progreso, y en el décimo, el coste. Puede que haya problemas con ellos, y este undécimo paso nos permitirá hacer los ajustes tanto en el progreso como en el gasto.

Transcripción

El undécimo paso es reprogramar tu proyecto si es necesario. En el noveno, habíamos controlado el progreso de nuestro proyecto. Y en el décimo, los gastos, la evolución de la financiación. Puede que haya problemas y desviaciones en los pasos 9 y 10 y será el undécimo el que nos permita ajustar las actividades basadas en el progreso y los gastos. Posiblemente tengamos que hacer reprogramaciones. Aquí es donde sufrirás más, especialmente cuando el entorno es inestable y cambiante, porque sucederán acontecimientos imprevistos y se verá afectada nuestra planificación inicial. No es extraño que cambie algo durante el proyecto y tengamos que pedir más tiempo o dinero. En ocasiones, puede que sea culpa del cliente, por lo que el disgusto se reducirá, pero no siempre será esa la causa. ¿Qué podemos hacer si nuestro proyecto va con retraso? Si volvemos a pensar en las tres restricciones: coste, calidad y tiempo, puedes ver que una forma de ahorrar tiempo se consigue mediante el aumento del gasto. Otra opción es reducir la calidad para el resto del proyecto, te permitirá ir más rápido y por tanto es otra forma de ahorrar tiempo. Una tercera opción sería llevar a cabo en paralelo las tareas que quedan. Es inteligente, porque superponerlas no implica necesariamente que haya que reducir su calidad ni aumentar el gasto. Por lo tanto, solaparla siempre que sea posible parece una buena alternativa, aunque, como hemos visto, conlleva algo de riesgo. Pero en caso de que sea una opción válida, no lo dudes, aplícala. Si el tiempo no es un factor clave, una buena idea puede ser mantener el presupuesto y la calidad y dejar que el proyecto se retrase. Es otra posibilidad. Por tanto, en caso de retraso en el proyecto, las opciones que tenemos son: invertir más dinero, reducir la calidad, solapar tareas o dejar que el proyecto se retrase. Son las cuatro opciones principales. Hay una quinta que es no hacer nada y esperar. Obviamente, no te la recomiendo. Sin embargo, muchos directores la toman. ¿Por qué eligen esta alternativa? Porque muchos creen, suponen, esperan que si la primera mitad ha ido mal, quizá haya suerte en la segunda. Pero si la primera ha ido mal, todos sabemos que la segunda parte continuará igual, porque quien haya planteado la primera parte quizá fue demasiado optimista y quizá el equipo no es tan bueno como debería haber sido y en la segunda mitad va a tener los mismos problemas, por lo que no hacer nada y esperar es mala idea, porque significa que lo dejas retrasarse pero sin decírselo a nadie. Te recomiendo que no te dejes llevar por esta opción. En algún momento tendrás que enfrentarte a los problemas y tener una conversación con tu jefe o con tu cliente para discutir las posibles opciones. ¿Qué le vas a decir en este punto del proyecto? Veamos un ejemplo. Pongamos que tu proyecto debe costar 100. 000 euros y en el punto medio deberías haber gastado 50. 000 pero has gastado 54. 000. Por cierto, este mismo criterio se aplica a la gestión del tiempo. En caso del tiempo, el proyecto dura 100 semanas y el punto medio deberíamos haberlo alcanzado en 50 semanas. Sin embargo, nos ha llevado 54. Es el mismo problema. Pero sigamos con el ejemplo del dinero. Hemos gastado 54. 000 euros en lugar de 50. 000, ¿qué le vamos a decir a nuestro cliente? Es tentador decir que vamos a gastar 104. 000 euros, pero si lo hacemos estamos asumiendo que en la segunda parte vamos a ir según el plan: los 50. 000 planeados. Pero, por supuesto, esto no va a pasar. Probablemente, en la segunda también necesitemos 54. 000 euros, así que lo mejor es decirle al cliente que van a ser 108. 000. Si somos pragmáticos, y es bueno serlo, sabemos que la segunda parte quizás no nos pasemos en 4. 000 euros, sino 5. 000, incluso 6. 000. Lo que no conviene es decirle al cliente 108. 000 y después tener que volver a hablar con él para pedirle otros 2. 000 o 3. 000 euros. Si tienes que hacer una reprogramación reconoce el error, y así debería quedar la cosa y que no vuelva a suceder. Lo que te recomiendo es no decirle al cliente 108. 000, sino 110. 000, incluso 111. 000. Los comentarios negativos que oirás por aumentar a 111. 000 no serán peores que si anuncias 108. 000, pero no tendrás que volver a pedir más. La regla de la reprogramación es duplicar la cantidad y añadir un poco más. Este es el undécimo paso. Recuerda que las opciones que tenemos si vamos con retraso son: primero, gastar más dinero; segundo, reducir la calidad; tercero, superponer algunas de las tareas restantes; y cuarto, dejar que el proyecto se retrase. Elijas la que elijas, no te sientes a esperar sin hacer nada.

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Aprende el proceso de 12 fases para planificar y ejecutar proyectos. Descubre que, si no se planifica y controla, gestionar y completar un proyecto puede ser muy complicado.

1:25 horas (16 Videos)
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Fecha de publicación:30/08/2017

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