Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo establecer un plan de gestión de cambios

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Los cambios son inevitables, así que la única solución es gestionarlos. Un plan de gestión de cambios te será útil para incorporar cambios en el proyecto, al mismo tiempo que eliminas los que no tienen sentido.
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Transcripción

(mujer) La legislación sobre los impuestos era sencilla, pero con una deducción aquí y otra regla por allá, ahora tenemos un proceso muy complejo para la preparación de la declaración de impuestos. Los cambio son inevitables, así que la única solución es gestionarlos. Un plan de gestión de los cambios es útil para incorporar cambios en el proyecto. Mientras evitas incluir otros que no tendrían sentido. Primero tienes que identificar los temas que quieres controlar, como el alcance del proyecto, los requisitos o todo el plan. Las versiones que controlas son los documentos de referencia. Por ejemplo, la lista de requisitos aprobada por todas las partes involucradas es tu documento de referencia. Si se sugieren nuevos requisitos, puedes usar el proceso de gestión de los cambios para decidir si lo añades o no a la lista de requisitos. También necesitas un grupo que revise las peticiones de cambio y decida si aprobarlas o no. Este grupo, es el consejo de revisión de cambios, y suele estar conformado por las partes involucradas más relevantes, como el cliente, el equipo directivo, grupos relacionados con el proyecto, los gerentes funcionales, los jefes de equipo y el gestor del proyecto. Después, es hora de definir el proceso de gestión de cambios que se usará cuando alguien solicite un cambio. El proceso que elija tu organización dependerá de factores como la cultura de la empresa y la dimensión del proyecto. Aquí tienes los componentes con los que cuentan la mayoría de los procesos de gestión de los cambios. El primer paso es documentar y entregar una solicitud de cambio. Un formulario preestablecido en el que se refleje la petición que facilita la evaluación de los cambios. Cada solicitud se rellenará con la información que necesita el consejo de revisión para evaluar y tomar una decisión. Generalmente un formulario de petición de cambio incluye detalles sobre el cambio solicitado, la razón del cambio, la justificación empresarial y los resultados que debería producir. En el segundo paso se debe evaluar la petición y estimar su impacto. Tú, el gestor de proyectos, puedes asignar esta tarea a alguien de tu equipo. El evaluador, tiene que comenzar determinando si se necesita ese cambio, si es así, se evalúa si el enfoque sugerido es correcto o si sería mejor encontrar una alternativa. El evaluador calcula el trabajo y los costos que requerirá el cambio, su impacto en el proyecto y si supone algún riesgo. En el tercer paso, el consejo de revisión de cambios revisa las peticiones de cambio presentadas. Pueden rechazarlas, pueden pedir al solicitante más detalles o que lo revise y la vuelva a presentar. Otra posibilidad es que acepten la petición, asegúrate de notificar la resolución a quien hayas solicitado el cambio. Si el consejo aprueba la petición, actualiza los documentos de referencia para que quede reflejado. Por ejemplo, puede que haya que añadir tareas al calendario o que las fechas se hayan aplazado para algunas tareas específicas. Por último, haz un seguimiento de dónde surgen peticiones de cambio en tu proceso. Puedes usar un registro de peticiones de cambio para reflejar el estado de las peticiones presentadas. Si una petición pasa por todos estos pasos actualiza el archivo con quien está a cargo de la petición, el impacto estimado, el estado actual, y al final, el impacto real. No tienes que aplicarle a cada petición de cambio todo el proceso de gestión de los cambios, en vez de eso, establece umbrales para que los equipos puedan decidir qué hacer con las peticiones más pequeñas. También es buena idea tener un proceso para los cambios de emergencia que necesiten un decisión rápida entre las reuniones del consejo de revisión de los cambios. Un plan de gestón de los cambios te ayuda a incluir cambios que tengan sentido para tu proyecto, a la vez que te protege de que tu proyecto se vea inundado de cambio innecesarios.

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Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

3:13 horas (74 Videos)
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Fecha de publicación:11/11/2016

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