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Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Cómo depurar el formato de números

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Ya sabemos que los números son los protagonistas de las tablas de Excel y, por tanto, hay que poner especial cuidado en su formato. Repasamos las herramientas necesarias para depurar su valor, decimales y que sean reconocidos como texto por Excel para que el resultado sea óptimo.

Transcripción

Una de las peticiones más frecuentes de mis alumnos y en general de los usuarios de Excel, se trata de la posibilidad de convertir a número valores numéricos que Excel los está reconociendo como textos. Vamos a conocer en este vídeo varias formas de solucionar esta problemática. En principio vamos a conocer la herramienta nativa que a tal efecto tiene Excel llamada comprobación de errores. Cuando sucede una circunstancia así que algunos numeros están reconocidos como texto Podemos ver si comprobación de errores está activada en la parte superior izquierda de cada celda un triangulito que al seleccionar la celda o celdas podemos ver un botón flotante en la parte superior izquierda que al hacer clic sobre el emerge un menu con una opción llamada convertir en número. Vemos como todos los números que estaban reconocidos como texto ahora toman una alineación derecha que es síntoma de que ya se están reconociendo como números. Otra posibilidad es utilizar la función Valor. Para ello si no tenemos una columna a lado vacía tenemos que habilitarla y una vez hecho esto empezamos a escribir la función Valor que es muy sencilla. Es = a Valor abrimos paréntesis y seleccionamos la celda cuyo número queremos convertir a número puro. Presionamos Aceptar y vemos como ya desaparece el triangulito de la parte superior izquierda de la celda y además toma una alineación a la derecha. Podemos ya rellenar y tenemos nuestro objetivo cumplido. Y ahora vamos a ver otro ejemplo que es algo más complicado porque se trata de cumplir varios objetivos en uno. Por un lado tenemos unos números que estan reconocidos como texto además los que son negativos el guión no aparece en la izquierda sino que aparece en la derecha. Y como tercer problema tenemos que algunos de esos números tienen unos espacios innecesarios, por ejemplo aquí hay un espacio a la izquierda Así que en primer lugar vamos a habilitar una columna a la derecha, que ya la tenemos. Y empezamos a escribir varias funciones anidadas. Lo vamos a hacer todo como en tres fases y así se va a entender mejor. Lo primero que vamos a hacer es quitar el guión sustituyéndolo por una cadena vacía. Eso lo vamos a hacer con la función Sustituir. Escribimos = a Sustituir y ahora vemos como esta función tiene cuatro argumentos pero tres de ellos son los obligatorios y los que vamos a utilizar. El primero de ellos es Texto que es el texto sobre el que precisamente vamos a trabajar que es la celda de 36. Ahora punto y coma, texto original ¿Qué es lo que queremos sustituir? Se trata de un guión bueno pues vamos a escribir entre comillas un guión - Ahora punto y coma Texto nuevo ¿Por qué tiene que ser sustituido el guión? Pues en este caso por una cadena vacía es decir comillas comillas. Y ahora ya podríamos cerrar paréntesis y ver el resultado. Vemos que todos los guiones desaparecen. Bueno esto era la primera fase, ahora tenemos que conseguir que los espacios que hubiera en alguno de los valores desaparezcan. Pues para eso nos centramos en la primera celda y vamos a envolver todo lo que hay en una función llamada Espacios de tal forma que queda anidada la función Sustituir en la función Espacios como decíamos. Espacios y ahora para envolver y anidar todo ponemos otro paréntesis de cierre. Ya lo tenemos, vamos a ver qué resultado se obtiene. Efectivamente ya ningún valor tiene ningún espacio innecesario. Y ahora vamos con la tercera fase. La tercera fase sería anidar todo lo que ya tenemos en otra función más. Una función que es la función valor. Que precisamente lo que hace es convertir estos resultados a números puros. Así que empezamos a escribir I abrimos paréntesis nos vamos al final y cerramos paréntesis. Vemos como al introducir definitivamente la función todos los valores quedan alineados a la derecha que como hemos dicho antes es síntoma de que hemos cumplido nuestra misión.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

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2:09 horas (31 Videos)
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Fecha de publicación:27/09/2016
Duración:2:09 horas (31 Videos)

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