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Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo definir un plan de comunicación

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El éxito de un proyecto depende de la buena comunicación, que la gente adecuada obtenga la información apropiada en el momento oportuno y de la forma adecuada. Para ello necesitas planear la comunicación del proyecto.
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Transcripción

Si has visto alguna vez la serie de Abbott y Costello Who's on First, sabrás que lograr que se comprendan tus argumentos puede ser muy difícil. El éxito de un proyecto depende de la buena comunicación, que la gente adecuada obtenga la información apropiada en el momento oportuno y de la forma correcta. Para ello, necesitas planear la comunicación del proyecto. Si tu proyecto es extenso y complejo con trabajadores por todo el mundo, la buena comunicación es incluso más importante. Primero, identifica a tu público es decir, quién tiene que saber acerca del proyecto. Una matriz de responsabilidad es una buena forma de definir a tu público. Segundo, define qué tiene que saber o qué quiere saber cada uno. La dirección es la que más se preocupa de que el proyecto cumpla las metas. Durante la planificación comunica el plan del proyecto a los directivos. Mientras el proyecto está en marcha notifícales el progreso, cuánto se ha gastado y el resultado general. El patrocinador del proyecto está muy conectado con el proyecto, así que probablemente te comunicarás con él a menudo y quizás tengan reuniones cara a cara frecuentemente. Los gerentes funcionales tienen que conocer las habilidades que son necesarias y cuándo lo son, además de detalles como los límites de los costos. Cuando el personal esté asignado estos gerentes querrán conocer cuando las tareas progresen según el plan y el tiempo que sus empleados estarán trabajando en estas tareas. Los miembros del equipo deben conocer lo que se espera de ellos e idealmente cómo encaja eso en la perspectiva general. Cuando completen las tareas, también tienen que saber quién va primero, es decir, quién está disponible. Por último, la última parte de un plan de comunicación es cómo distribuir la información para tu público, es decir, con qué frecuencia se intercambia la información, quién la envía y en qué formato. La comunicación cara a cara es buena para pensar ideas posibles, que la gente se conozca y tratar con temas delicados. Si tu equipo está geográficamente disperso, los emails, las llamadas y las videoconferencias son indispensables. Hemos hablado sobre la gestión de las partes involucradas incluido su plan de gestión. Ese plan se centra en cómo vas a conseguir y mantener su apoyo. El plan de comunicación contribuye a este objetivo. Describe en él cómo vas a proporcionar la información a las partes involucradas para que colaboren. Un plan de comunicación te ayuda a que tu público obtenga la información que necesita de la mejor forma posible.

Fundamentos de la gestión de proyectos

Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

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Fecha de publicación:11/11/2016

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