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Cómo construir un flujo de trabajo

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Una red de Petri es una representación matemática o gráfica de un sistema de eventos discretos en el cual se puede describir la topología de un sistema distribuido, paralelo o concurrente. La red de Petri esencial fue definida en la década de los años 1960 por Carl Adam Petri.
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Transcripción

Vamos a construir un flujo de trabajo. Y para construir un flujo de trabajo realmente lo que necesitamos es un diagrama de Petri. Aquí tenemos un ejemplo de diagrama de Petri. Y un diagrama de Petri lo que hace es realizar bajo papel, bajo una serie de figuras y formas, todos los pasos que va a dar nuestro flujo de trabajo, teniendo en cuenta las diferentes acciones derivadas de cada uno de estos pasos. Por ejemplo, podemos exportar un texto y ese texto puede exportarse correctamente pero dentro de este diagrama de Petri con su correspondiente acción también puede ocurrir que ese texto no se exporte correctamente y entonces ¿qué es lo que tenemos que hacer? Pues por ejemplo, generar una alerta o realizar otra acción. Así funcionan más o menos los flujos de trabajo. Cuando trabajamos con flujos de trabajo, generalmente, con nuestro Mac, lo que vamos a hacer, y con nuestro iPhone y con nuestro iPad, es transformar información. Para diseñar y construir nuestro flujo de trabajo, lo primero que necesitamos es definir un punto inicial y un punto final u objetivo. Es decir, nosotros tendremos la información que recibimos, como por ejemplo un correo electrónico, y la información final, que podría ser por ejemplo un PDF. Para este flujo de trabajo a lo mejor es tan sencillo como aprovechar las propias características de la aplicación o de una aplicación de correo electrónico y exportar directamente a PDF ese correo electrónico. Con lo cual nuestro flujo de trabajo solo tiene un paso. Pero en otras ocasiones habrá que dar muchos más pasos y precisamente, lo que tenemos que hacer, para construir esos flujos de trabajo y ser más productivos, es hacernos una idea de lo que queremos al principio y después lo que queremos al final. Tenemos que estudiar cada uno de los pasos que hemos de dar, que has de dar, a la hora de generar este flujo de trabajo para tener muy claro qué es lo que vas a hacer porque generalmente lo que hacemos es lanzarnos a hacer pruebas a diestro y siniestro. Y muchas veces, si nos paramos a pensar un poco, y definimos como nos gustaría realizar esta transformación de datos, posiblemente encontremos una solución mucho más rápida que liándonos a hacer pruebas. Precisamente por esto hay que limitar la cantidad de pasos. Menos pasos para ser más efectivo. Cuantos más pasos damos más posibilidades hay de cometer un error. También es mucho mejor dar tres pasos simples que uno muy complejo. ¿Por qué? Porque los pasos muy complejos tienen tendencia crónica a fallar. Mientras que si damos tres pasos simples y hay un problema, siempre es mucho más fácil realizar una corrección en una paso simple que intentar corregir uno muy complejo. Tienes que, en la medida de lo posible, evitar la interacción humana y mejorar la automatización. Si evitas la interacción humana tendrás que hacer menos pasos, en menos tiempo. No tendrás que, por ejemplo, en uno de los pasos en los que tienes información seleccionar todo y copiar. Puedes añadir, por ejemplo, una acción de "Automator", una acción de "Applescript" para seleccionar toda esa información y copiarla. Y con la automatización todos esos pasos, ya que el ordenador, tu Mac, tu iPhone, tu iPad lo va a hacer mucho más deprisa, va a ayudarte a conseguir la información transformada mucho más rápido que intentándolo hacerlo nosotros manualmente. Por supuesto piensa siempre en el siguiente flujo que engancha con el anterior. Realmente, nuestras etapas, a lo largo de un flujo de trabajo son pequeños flujos de trabajo. Con lo cual yo puedo encontrar una herramienta estupenda que me soluciona el trabajo para conseguir una lista de correos electrónicos y separarlas por comas. Sin embargo, el formato de texto que tendré al final ¿es compatible con el siguiente paso que voy a dar? Precisamente por esto, hay que pensar en el siguiente flujo de trabajo que engancha con el anterior y así poder tener la seguridad de que podremos generar flujos de trabajo desde los más simples hasta los más complejos para automatizar y hacer mucho más fácil nuestra productividad con un Mac, con un iPhone o con un iPad.

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