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Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Cómo configurar la página para imprimir en Access 2016

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En el caso de los informes es muy importante configurar la página para ver cómo queremos mostrarlo impreso. Hay que recordar que los informes son para imprimir la información, de ahí que sea aconsejable usar un formato PDF para imprimirlos.

Transcripción

En el caso de los informes es muy importante la configuración de la página ya que el fin último de los informes es el imprimir los datos que tenemos dentro del informe. Entonces vamos a ir a la ficha de configurar página. Todas estas opciones que vamos a ver se las tenemos que dar antes de empezar a hacer el informe ya que si no, una vez que está hecho nos va a cambiar todos los datos de sitio, con lo cual se va a descolocar todo nuestro informe. La primera propiedad que tendríamos que decir es si queremos el papel en vertical o en horizontal así como el tamaño del papel que nosotros queremos utilizar. Le podemos dar directamente en el botón de configurar página para que nos salgan todas las opciones al cual le podemos indicar los márgenes que queremos que tenga tanto por arriba como por abajo, a la izquierda o a la derecha. Si queremos imprimir solamente los datos con lo cual no saldrían el resto de controles. En la siguiente ficha, en 'Página' le puedo decir si lo quiero en vertical o en horizontal. El tamaño del papel, dónde lo queremos imprimir si en la impresora que tenemos por defecto o en otra impresora. Y una cosa particular de los informes: las columnas. Cuando hemos empezado a hacer el informe hemos dicho que el ancho de la hoja eran 21 cm con lo cual si le quitábamos los márgenes se quedaba en 19,5. Pero claro, esos 19,5 si yo le pongo dos columnas lo tenemos que dividir entre dos, 19,5 entre dos sería 9,75. Y qué es lo que haría, yo tendría 9,75 cm y lo que haría es que aparecería después en la hoja en la parte de la izquierda el primer registro y en la parte de la derecha el segundo. Después debajo del primero el tercero y en la parte de la derecha el cuarto Y así sucesivamente. Esta opción de columnas es la que utiliza las etiquetas para colocar todos los datos donde nosotros queremos. En este caso le puedo decir 'Aceptar' o 'Cancelar'. Y una vez que ya lo tuviéramos nos iríamos a 'Archivo', 'Imprimir' y dentro de 'Imprimir' tenemos las opciones de dónde lo queremos imprimir si todas las páginas o solamente desde tal página hasta tal página. Esto es muy útil cuando ya lo hemos impreso y ha habido alguna hoja que ha salido mal. Y también le puedo indicar que si quiero sacar varias copias si quiero intercalarlas o no o sea que vayan por juegos, 1, 2 y 3 y 1, 2 y 3 o que vayan por número de hoja o sea, todas las veces que queramos la hoja 1 todas la veces que queramos la hoja 2, todas la veces que queramos la hoja 3 y así sucesivamente con todas las hojas. En este caso le digo 'Cancelar'. Y ya sabemos cómo podemos imprimir nuestro informe.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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