PowerPoint 2016 esencial

Cómo compartir la presentación con otras personas

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Revisaremos las opciones para compartir una presentación con otras personas por correo electrónico o usando OneDrive. Así podremos enviársela fácilmente para que la conserven, o para trabajar de forma colaborativa.

Transcripción

Una de las maneras más simples de compartir una presentación de PowerPoint es enviarla por correo electrónico. Los archivos de PowerPoint 2016 por lo general son archivos compactos que pueden anexarse como adjuntos en un correo, aunque no es recomendable compartir presentaciones por esta vía si queremos tener control sobre su distribución o si estamos trabajando en archivos mayores a 5 MG. Iremos a la pestaña Archivo en el menú de cinta, elegiremos la opción Compartir y después Correo electrónico. PowerPoint se integra con Outlook 2016 para la gestión de mensajes de correo electrónico. Al elegir la opción Enviar como datos adjuntos, PowerPoint abrirá una ventana de nuevo mensaje de correo electrónico de Outlook con el archivo de la presentación anexado. Para poder usar esta función es necesario contar con Outlook instalado en el mismo equipo, al menos una cuenta de correo electrónico ya configurada y una conexión a Internet. Agregaremos los correos de las personas a los que deseamos enviar la presentación, agregaremos un mensaje y daremos clic en Enviar. Outlook enviará el mensaje y cerrará la ventana. En unos minutos el correo llegará a sus destinatarios con una copia del archivo adjunto para que puedan trabajar en él. De regreso a las opciones de Compartir, las opciones de Enviar como PDF, Enviar como XPS funcionan prácticamente de la misma manera que enviar los datos adjuntos, excepto que primero se realiza un proceso de conversión para exportar la presentación de PowerPoint a estos formatos respectivamente. Otra forma de compartir una presentación es usar el servicio de OneDrive. Daremos clic en Compartir con otras personas y después en Guardar en la nube. En la ventana Guardar como, seleccionaremos la opción de OneDrive y después una carpeta para guardar la presentación. Al guardarla veremos la opción Compartir con otras personas, que abrirá el panel Compartir en el modo diseño. Para compartir la presentación con otra persona, escribiremos su correo en la parte superior del panel. Podemos dar dos clases de permisos a un documento que está compartido en OneDrive: modificar o solo visualizar. Al agregar a una persona podemos asignarle estos permisos desde el principio. PowerPoint 2016 nos permite cambiar los permisos de un usuario sobre un documento en cualquier momento. Con el panel de Compartir abierto daremos clic derecho sobre un usuario para cambiar los permisos de modificar a solo ver. Desde la perspectiva de este usuario, antes del cambio podía modificar el documento. La siguiente ocasión que lo abra solo tendrá la opción de verlo, pero no de hacerle cambios. Por supuesto, siempre está la opción de quitar al usuario de la lista de colaboradores; al hacerlo este usuario ya no tendrá acceso al documento. Otra manera de asignar permisos al compartir una presentación es usar la opción Obtener un vínculo para compartir. OneDrive puede generar dos vínculos para el mismo archivo: uno con permisos de edición y otro para solo vista. No es necesario que agreguemos usuarios para compartirlo así, basta con crear el vínculo, copiarlo y enviarlo por correo electrónico, chat o por cualquier otro medio. Las personas que lo revisan solo podrán verlo o editarlo en cada caso. Si decidimos deshabilitar el vínculo para compartir la presentación, daremos clic derecho en la opción del Vínculo en el panel de Compartir y después en la opción Deshabilitar el vínculo.

PowerPoint 2016 esencial

Utiliza PowerPoint 2016, el famoso y popular programa de Office de Microsoft para hacer presentaciones audiovisuales. Crea, edita y comparte presentaciones en PowerPoint.

2:45 horas (53 Videos)
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