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Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Cómo colocar y alinear los campos en Access 2016

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Ahora vamos a ver cómo podemos alinear y colocar bien los campos, es decir vamos a diseñar un aspecto agradable para nuestro informe de tal manera que los datos que vemos reflejados en él muestren una apariencia ordenada y fácil de entender.

Transcripción

Cuando diseñamos un informe tenemos mucho de diseñadores. porque tenemos que ir colocando los campos para que sean claros. No nos vale con hacer muy bien una base de datos, sino que también hay que mostrar los datos de manera clara y que se vean fácilmente. Entonces, quito el nombre del contacto y lo pongo de nuevo para que me aparezca la etiqueta. Lo hago más largo. Y lo primero que tenemos es que aparece la etiqueta en color gris. Puedo coger uno de los campos que ya existen, y en la fecha de inicio le digo copiar formato. Lo copio sobre este campo, y ya le ha copiado el formato. Esta opción también la tenemos en la ficha de "Formato". Tenemos la opción de "Copiar Formato". Ahora mismo el informe da una sensación de desorden, pues hemos puesto los campos y un poco donde han caído. Lo que haremos es alinearos perfectamente. Para esto, selecciono las etiquetas haciendo clic fuera y arrastro. Y ahora, en la ficha de "Organizar," tenemos la opción de "Alinear". Y aquí lo puedo alinear en cualquiera de las direcciones, es decir, a la izquierda, a la derecha, arriba y abajo. En este caso le decimos alinear a la izquierda, ¿para qué? Para que el campo que está más a la izquierda se quede quieto y se muevan el resto de las etiquetas hasta que coincida el borde izquierdo. Le digo izquierda y ahí lo tenemos. Una vez alineados a la izquierda, podemos decir "alinear a la derecha" para que coincida con el borde derecho. Ahora, hacemos lo mismo con los contenidos. Selecciono los contenidos, y le digo "Alinear a la izquierda." Los más normal es que quiera alinear unos campos con respecto a otros. Si quisiera alinearlos respecto a la cuadricula, a lo que es el informe, también aquí, tenemos la opción decirle a la "Cuadricula." Ahora, ya tenemos los campos alineados, pero si nos fijamos, hay menos distancia entre el nombre del contacto y precio por unidad, que entre precio por unidad y fecha de entrega. Los selecciono, y en el tamaño y espacio le decimos en el espaciado, que lo quiero igualar en vertical. También tendríamos las opciones de aumentarlo o disminuirlo. En este caso le digo igualar, ¿y qué es lo que ha hecho? El primero y el último se han quedado quietos y todos los que están en medio se mueven para que estén a la misma distancia. Si veo que están muy juntos, directamente vuelvo a pinchar en tamaño y espacio y le digo aumentar en vertical. Y me va dejando más espacio. Es bueno ir constantemente a la vista preliminar para ir comprobando cómo nos queda. Voy a la vista preliminar y veo que nos queda bien. Una cosa que no me gusta: los rectángulos. ¿Qué hago con ellos? Se los quito. Los tengo seleccionados y en el "Formato," en "Contorno forma", digo "Transparente." Así, cuando vamos a vista preliminar, vemos que ya no están, y podemos apreciar cómo está alienado perfectamente y es mejor para la vista y para entender los datos representados. Vuelvo al diseño, y hay veces, si ponemos ahora otro campo aquí por ejemplo, el campo fax, ¿qué se sucede? Que se pone encima del nombre del contacto. Entonces, en "Organizar", le puedo decir, cuál quiero ver, o sea, en frente, o cualquier enviar al fondo. En este caso elimino el campo fax, ya que no lo quiero. De esta manera, ya hemos visto cómo colocar bien los campos para que tenga un aspecto ordenado y se pueda ver mucho mejor el informe.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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