Excel 2016 básico

Cómo colapsar o expandir las vistas con esquemas

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Agruparemos los datos de una hoja de cálculo para simplificar su lectura con las funciones de esquema.

Transcripción

Excel tiene funciones para agrupar filas o columnas de datos en esquemas, grupos de datos colapsables que nos permiten navegar fácilmente en grandes volúmenes de información para que las hojas de cálculo complejas sean más fáciles de leer. Agrupar y hacer un esquema es muy útil para ser que tablas grandes sean más manejables en tamaño y apariencia. Este ejemplo lo realizaremos con una hoja de cálculo pequeña para que sea simple. Para agrupar datos en esquemas, primero agregaremos una fila al final de la tabla con un total de algún tipo. Agregaremos una suma de toda la columna y le agregaremos la leyenda "Total". Para crear un esquema, iremos a la pestaña de Datos en el menú de Cinta y ubicaremos la sección Esquema. La opción más simple para crear un esquema es seleccionar la opción Agrupar y después Autoesquema. Al crear el esquema, excel buscará la información que está entre los extremos lógicos de la tabla como los títulos de las columnas en la primera fila y las fórmulas totales al final. Excel agregará el esquema y mostrará los controles para colapsar los datos en la barra de filas a la izquierda de la ventana con un control con el símbolo de resta para minimizarlo. Al dar clic en este control, la tabla se colapsará para solo dejar el resultado final de la tabla. Podemos usar el control que ahora tiene el símbolo de suma para mostrar los datos del esquema de nuevo o podemos usar los controles de niveles que están en la parte superior del esquema para abrirlo o para cerrarlo. También podemos usar los controles de Mostrar detalle que se encuentran en el menú de Cinta. Si Excel te informa que no pudo crear un esquema automático es porque la tabla no contiene fórmulas de suma y tendremos que crear el esquema manualmente. Cuando Excel no interpretó bien la información de la tabla o queremos hacer cambios en el esquema, podemos borrarlo, dando clic en el control Desagrupar en el menú de Cinta y después en Borrar esquema. Los controles en la barra de filas desaparecerán al eliminar el agrupamiento. Para agrupar manualmente la información seleccionaremos con el puntero el rango de celdas que queremos agrupar, daremos clic en el control Agrupar en la sección Esquema y seleccionaremos Agrupar. Excel nos preguntará si deseamos agrupar filas o columnas seleccionaremos Filas y daremos clic en Aceptar. Para agregar subgrupos dentro de un esquema, seleccionaremos las primeras filas de la tabla y las agruparemos usando el control de la sección Esquema. Eligiremos Filas de nuevo y veremos como se agrega un segundo control en la izquierda de la ventana para controlar la vista de sólo esa sección de la hoja de cálculo. Podemos crear tantos niveles como necesitemos. Para quitar todos los grupos del esquema, daremos clic en la función Desagrupar y después seleccionaremos Borrar esquema.

Excel 2016 básico

Conoce las nuevas funciones Excel 2016 para creación y edición de múltiples hojas de cálculo, inserción de gráficas y manejo de información para ser más rápido y productivo.

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Fecha de publicación:27/05/2016

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