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Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo buscar los recursos necesarios

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En las fases de iniciación y planificación puede que trabajes con un equipo pequeño. Es en la ejecución donde entra en juego el resto del equipo y se adquieren los materiales necesarios. Si los recursos son externos a tu organización, el proceso de adquisición implica estos pasos: solicitud, evaluación, selección, contratación y gestión continua.
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(mujer) Durante las fases de iniciación y planificación, puede que trabajes con un equipo pequeño. Es en la ejecución donde entra en juego el resto del equipo y se adquieren los materiales necesarios. Si los miembros del equipo pertenecen a tu organización, la adquisición será tan simple como decirles, "ya podemos empezar". Para los recursos externos a tu organización, el proceso de adquisición implica algunos pasos adicionales: la solicitud, la evaluación, la selección, la contratación y la gestión continua. Estos pasos pueden llevar tiempo, así que deja en tu plan el tiempo suficiente para llevarlos a cabo. La solicitud empieza con una solicitud de propuestas, abreviado RFP, por sus siglas en inglés, que es una forma sencilla de pedir a los proveedores sus propuestas u ofertas. Una RFP describe los servicios o recursos que necesitas, y tu presupuesto para el trabajo. Es una buena idea incluir el criterio en el que te vas a basar para seleccionar el proveedor, para que las empresas decidan si enviar ofertas o no. Además, incluye unas instrucciones y la fecha límite para entregar propuestas y la fecha en la que anunciará su decisión. Una vez que tengas todas las propuestas evalúa las respuestas usando tu criterio. Después selecciona un ganador. El proceso de selección depende de la dimensión y la complejidad del proyecto, la evaluación y la selección pueden ser tan sencillas como puntuarlos en una hoja de cálculo y elegir al proveedor con la máxima puntuación. Para los trabajos más grandes, puedes reducir las solicitudes a una lista de proveedores finalistas. En la segunda ronda, pídeles que preparen una presentación más detallada o que muestren lo que tienen para ofrecer. La contratación consiste en preparar y firmar un contrato para los recursos que necesitas. El tipo de contrato dependerá del proyecto y del trabajo. Los contratos suelen incluir una descripción del trabajo, los términos y las condiciones, los productos, las fechas de entrega y el precio. Los contratos entran en varias categorías. Los contratos de precio fijo funcionan cuando tu proyecto está bien definido. Este tipo de contrato deja el riesgo del lado del proveedor. El vendedor recibe una cantidad fija sin importar el tiempo que tome el trabajo o cuánto le cueste. Mediante los contratos por tiempo y materiales se paga por el tiempo trabajado y los gastos contraídos. El proyecto asume la mayoría del riesgo, así que se suele añadir una cláusula que no permita exeder un valor concreto, para limitar el precio. Un contrato reembolsable es como el de tiempo y materiales, pero incluye sanciones o recompensas basadas en el rendimiento de los proveedores. Se puede acordar pagar por una cantidad de tiempo y definir el trabajo sobre la marcha. Lo primero cuando empiece el proyecto, es obtener los recursos necesarios para completarlo. Más a delante veremos cómo formar y gestionar tu equipo.

Fundamentos de la gestión de proyectos

Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

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Fecha de publicación:11/11/2016

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