Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo asignar recursos a las tareas

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Supón que tienes las tareas ya secuenciadas y sus duraciones estimadas. Aun así, hasta que no sepas cuánta gente trabaja en cada tarea y cuándo estará disponible, seguirás sin saber cómo será tu calendario. Veamos cómo cambian las tareas dependiendo de la asignación de recursos.
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(mujer) Supongamos que ya tienes las tareas secuenciadas y has estimado su duración, aún así, hasta que no sepas cuánta gente trabaja en cada tarea y cuándo estará disponible, seguirás sin saber cómo será tu calendario. Veámos como cambian las tareas dependiendo de la asignación de recursos. La duración es el tiempo que transcurre desde que empieza la tarea hasta que se acaba. El trabajo es el número de horas o días que alguien trabaja en una tarea. Si tienes más o menos personas de las que planeabas, la duración de las tareas cambiará. Veamos como funciona. Supón que calculaste que para la instalación del equipo en el centro de conferencias necesitas a cinco personas que trabajen cuatro días. ¿Cuánto trabajo es? Son ocho horas de trabajo por día, por persona, 40 horas de trabajo por día, y por cuatro días 160 horas de trabajo. ¿Y si solo tienes a cuatro personas? ¿Cuánto tiempo les tomará? Haz las cuentas con la calculadora o el ábaco. Siguen siendo 160 horas de trabajo, pero ahora el equipo de cuatro solo trabajará 32 horas cada día. Si divides las 160 horas por el número de horas al día, o sea 32, tienes una nueva duración de cinco días. El trabajo es el mismo, pero varía la duración de la tarea. El mismo cálculo se aplicará si alguien trabaja a media jornada en vez de a tiempo completo, porque reduces la cantidad de trabajo a la mitad de horas por día, y la tarea llevará el doble. Por otro lado, si consigues a más gente, la duración de la tarea disminuye. Digamos que el proveedor de TIC puede conseguirte ocho personas, siguen siendo 160 horas de trabajo, pero ahora el equipo de ocho horas trabaja 64 horas cada día. Si divides 160 horas por 64, tu nueva duración serán dos días y medio. Y algunas tareas no tomarán menos tiempo aunque tengas más personas asignadas. Las reuniones son un ejemplo clásico. Cuatro horas de reunión son cuatro horas, haya tres personas o diéz presentes. La disponibilidad de los recursos asignados también afectará cuando ocurra el trabajo. Por ejemplo, en tu cronograma puede aparecer que la instalación del equipo empieza el 9 de febrero, sin embargo, el proveedor de TIC está cerrando otro proyecto y el equipo no estará disponible hasta el 18. ¿Qué pasa? Pues sí, tienes que retrasar esa tarea en tu cronograma para reflejar cuando están disponibles los recursos. Cuando asignes los recursos a las tareas, podrás tener una perspectiva general de cuándo ocurre el trabajo en tu proyecto.

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Fecha de publicación:11/11/2016

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