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Office 365 esencial: Administración

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Lo primero que tenemos que hacer es diferenciar Skype de Skype empresarial. Con esta última aplicación podemos dar acceso a los usuarios y con unas características determinadas en cada caso.

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Otro elemento clave de Office 365 es la mensajería instantánea y la capacidad de poder realizar conferencias de audio y vídeo dentro de nuestra organización. Esto es posible, gracias a Skype Empresarial. Anteriormente lo conocíamos como Lync Server y Office Communications Server por tanto, se trata de un producto con una considerable trayectoria. No debemos confundir Skype Empresarial con Skype, son dos productos completamente independientes y diferentes. Skype es realmente un producto gratuito que está orientado al usuario final. Para administrar Skype Empresarial debemos irnos a su Centro de administración que encontraremos justo aquí en Skype Empresarial. Lo primero que vamos a notar es que aquí en la URL nos aparece aún Lync. Esto es una muestra de que Skype Empresarial está basado en la arquitectura original de Lync. Por tanto, si ya estabas familiarizado con Lync muchas de las opciones y características ya te sonarán. Aquí en este panel lo que vamos a encontrar es información relativa a mi suscripción. Información de la organización, por ejemplo, el nombre, los dominios y aquí toda la información de usuarios, el número de usuarios, los que tengo sincronizados y alojados en línea y también tenemos una serie de enlaces a recursos externos. Vamos a pasar a la gestión de Usuarios. Aquí encontramos el listado de usuarios de mi organización y puedo entrar a ver sus configuraciones. Si hacemos clic, obtendremos a la derecha un resumen. Aquí podremos ver toda su configuración, si tiene habilitado o no el servicio de audio y vídeo en alta definición, si puede grabar las sesiones, si puede transferir ficheros y notas compartidas, un resumen de la configuración de las comunicaciones externas y el estado. Todo esto lo podemos editar haciendo doble clic. Aquí podemos modificar estas opciones y ver lo relativo a las comunicaciones externas así como el acceso telefónico local. Vamos a Cancelar y nos vamos a centrar en la configuración de la Organización. Aquí, por ejemplo, encontramos la privacidad del estado. Vemos que por defecto se la mostramos automáticamente a todo el mundo, aunque también podemos definir que solo se muestre esta información a los contactos del usuario. Aquí, también, podríamos gestionar las notificaciones para las aplicaciones en nuestros dispositivos móviles, como, por ejemplo, cuando iniciamos una nueva conversación de mensajería instantánea. Tenemos también aquí el apartado de Comunicaciones externas y aquí es donde gestionaremos cómo vamos a interactuar con el exterior. Vemos que, por defecto, podemos interactuar con todos los dominios a excepción de los que hayamos marcado como Bloqueados. Tenemos también la posibilidad de convertir esta lista negra en una lista blanca, diciéndole aquí que esté activado solo para los dominios permitidos, por tanto, ahora solo podremos comunicarnos con el exterior si el usuario del otro lado pertenece a este dominio. Vamos a dejarlo en desactivado por completo, lo cual hará que solo podamos comunicarnos internamente. Esta configuración no es baladí, ya que os recuerdo que a través del cliente de Skype Empresarial podemos compartir ficheros que tengamos en nuestro ordenador. Pasamos a las Conferencias de acceso telefónico local. Decimos que Sí. Como ya hemos dicho, Skype Empresarial es un servicio de mensajería instantánea pero a su vez es un dispositivo de comunicación que permite a los usuarios tener reuniones online donde se les permite usar audio y vídeo. Sin embargo, por defecto, no se permite la comunicación telefónica Con esta función podríamos llamar a una reunión usando el teléfono. Por tanto, al estar deshabilitado, solo podremos mantener reuniones online a través de la aplicación o bien, a través de algún navegador; en definitiva, a través de Internet. Si queremos habilitar esto debemos hacerlo adquiriéndolo como un complemento de Skype Empresarial. Esto lo podemos hacer directamente desde aquí, siguiendo este enlace. Con esta función habilitada, como hemos dicho, cualquier usuario podría acceder a una reunión haciendo una llamada telefónica e indicando el PIN. Encontramos ahora la configuración de Reuniones online donde tenemos la parte de las Invitaciones. Aquí podremos personalizar el mensaje de invitación, por ejemplo, cuando la generamos desde el cliente de Outlook. Podemos especificar el logotipo a través de una URL. También una URL de ayuda, una URL que nos lleve a un texto legal y un texto de pie de página. Con esto conseguiremos que nuestras invitaciones queden más corporativas. Tenemos también la configuración de Difusión de reuniones. Eso está muy orientado, sobre todo, para cuando realizamos reuniones anónimas como, por ejemplo, algún webcast. Vamos a Herramientas, donde vamos a encontrar algunas utilidades de diagnóstico, por ejemplo, para solucionar problemas de iniciar sesión o para analizar la conectividad o para analizar la calidad de la conectividad. En definitiva, como ya he dicho, para diagnosticar y comprobar que todo está correctamente configurado. Por último, llegamos a la parte de Informes. Aquí tendría el detalle de mi actividad de Skype. Además me permitirá agrupar por la columna que queramos y exportarla a Excel para analizarla con posterioridad.

Office 365 esencial: Administración

Aprende a configurar Office 365 de una manera eficiente a partir de sus tres ejes: Sharepoint, Exchange y Skype, pero con otras muchas aplicaciones disponibles.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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