Acrobat DC esencial

Campos de texto inteligentes en el formulario PDF

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En este vídeo veremos cómo introducir campos de formulario que hacen cálculos basados en los contenidos de otros campos de texto.
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Transcripción

Acrobat DC permite, no solamente identificar automáticamente campos de formulario, sino que, posteriormente, podremos hacer que algunos de esos campos también hagan cálculos. Vamos a ver un ejemplo. Este PDF proviene de una plantilla de Word para hacer facturas. Al entrar en las herramientas de Preparar formulario, lo primero que va a hacer Acrobat, una vez que iniciemos el proceso de identificación de campos, es asignar a cada una de las celdas de la tabla de la hoja de pedido un campo de texto. Sin embargo, como vamos a ver en la vista previa, estos campos no hacen cálculos, es decir, será el usuario quien siempre tendrá que introducir la información de los campos de texto incluyendo el campo Total, cuando sabemos que el valor de este campo será fruto de la multiplicación del campo Precio unitario por el campo Cantidad. Entonces, lo que haremos ahora, será cambiar las propiedades de este campo Total para que él sólo se calcule y, además, sea un campo de solo lectura donde el usuario no pueda cambiar artificialmente el contenido. ¡Vamos a ello! En primer lugar, voy a hacer clic en el botón de Editar, y voy a crear un marco de selección que englobe todos los campos Total, o al menos, todos menos uno, porque no me interesa cómo están hechos ahora mismo. Voy a trabajar en el campo Total de la primera fila y posteriormente haré una duplicación automática que conserve las propiedades del cálculo. Lo siguiente será hacer doble clic en este primer campo TotalRow1 que ha sido creado, recordémoslo, automáticamente por Acrobat y directamente me vaya a la pestaña Cálculo. Por defecto, los campos de texto son pasivos, es decir, el valor que contienen no es un cálculo, por lo que voy a cambiar esta propiedad a que el valor sea fruto de una operación que no va a ser la suma, sino la multiplicación de una serie de campos que voy a escoger una vez que haga clic en el botón del mismo nombre. Aparece, entonces, un listado con todos y cada uno de los campos del formulario y, en concreto, tengo que elegir aquellos dos campos que son los factores de la multiplicación. En concreto, serán, CantidadRow1 que es este campo de aquí, con el Precio unitarioRow1 que estará más abajo, que es justamente este. Cuando ya he seleccionado estos dos campos puedo hacer clic en Aceptar y, finalmente, en el botón de Cerrar. Ahora, para comprobar que realmente funciona este formulario, que ahora es interactivo, puedo ir a la Vista previa. Ahí podemos ver lógicamente, con los datos que había introducido en su momento, si la cantidad es 1 y el precio unitario es 500, automáticamente ha calculado 500, pero ¿qué pasa si cambio tanto la cantidad como el precio unitario? Este campo se recalcula automáticamente. Para acabar la faena, simplemente, debería indicar que este campo es de solo lectura. No hay problema, vuelvo acceder otra vez al modo de edición del formulario, y una vez más hago doble clic en este campo para sacar las propiedades del mismo y directamente en la pestaña General, voy a indicar que este campo es de solo lectura. No tiene sentido que el usuario introduzca ahí el cursor, e intente escribir un valor distinto, porque aunque lo escribiera, luego volvería a ejecutarse el cálculo y siempre sería la multiplicación del precio unitario por la cantidad. Antes de salir de este modo de edición de formulario, tendría que crear el resto de campos Total. Para evitar trabajar innecesariamente a mano, más de la cuenta, lo que voy a hacer es lo siguiente: voy a seleccionar este primer campo, que ya contiene el cálculo, y con el botón secundario del ratón, saco el menú contextual y voy a seleccionar la opción Crear múltiples copias.... Esta opción siempre sirve para crear una matriz de copias, tanto en horizontal como en vertical, con el número de copias que yo indique; en mi caso, simplemente voy a crear copias de los campos seleccionados hacia abajo, 2, 3, 4, 5 y así hasta que rellene todas las casillas. Puedo comprobar que los campos que se han duplicado, están ligeramente desplazados, ligeramente desubicados, con respecto a la casilla de la tabla original; esto lo puedo acabar de controlar modificando levemente el valor Cambiar alto. Vamos a reducirlo un poquitín, hasta que encaje, y si vemos que paso a paso no encaja perfectamente, pues siempre podremos escribir un valor intermedio con decimales, por ejemplo, 88.5 mm. Quizá un poco menos: .2, y así hasta que consigamos encajar, lo más perfectamente posible, los campos. Un poquito más. Vamos a dejarlo así. Y, entonces, hacemos clic en Aceptar. ¿Qué ha pasado?, se han creado copias de campos, con nombres distintos para que no interfieran los diferentes cálculos entre sí, pero vamos a revisar, por ejemplo, en el campo Total de la segunda fila que ya es una copia del campo inicial, y vemos que la pestaña Cálculo, se ha replicado también, exactamente, el mismo cálculo, entonces, no queremos que esto pase, porque sino todas las filas estarían calculando lo de la primera fila. El único cambio que realmente tendremos que hacer de manera manual, es volver a entrar en la elección de campos, con el botón de Escoger... y escoger esta vez no la cantidad 1 sino la cantidad 2 y no el precio unitario 1 sino el precio unitario 2. Y así con el resto de campos. Ahora, una vez más, vamos a la Vista previa y vamos a introducir una cantidad distinta, un producto distinto, y un precio unitario distinto y veremos que el cálculo se hace, también, para cada una de las filas donde se ha actualizado el cálculo. De este modo, con Acrobat DC, no solamente podremos identificar rápida y automáticamente los campos de texto dentro de un formulario que estaba pensado básicamente en papel, sino que además algunos de estos campos podrán ser interactivos y hacer cálculos necesarios por nosotros.

Acrobat DC esencial

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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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