Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Calendarios compartidos en Outlook 2016

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Una buena forma de colaboración en la oficina es compartir un calendario. De esta forma se centraliza toda la información relativa a las citas y todos los compañeros tienen una idea perfecta de lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo.

Transcripción

Teniendo una cuenta de correo Exchange, podemos aprovecharnos de algunas características como, por ejemplo, la capacidad de compartir calendarios. Vamos a poner un ejemplo creando, en principio, un calendario compartido desde la ficha Inicio y después Compartir calendario. Ahora obtenemos un mensaje de correo electrónico donde tenemos que cumplimentar algunos campos. El primero de ellos es la persona a quien va dirigida la invitación para compartir un calendario. También podemos activar esta casilla con la que solicitaremos permiso para ver calendario del destinatario. Vamos a activarla, y aquí en Detalles vamos a elegir Detalles completos. Ahora ya enviamos la solicitud. Outlook nos avisa de que se va a compartir un calendario con ese usuario, hacemos clic en Sí, y ahora el otro usuario tendrá un correo donde podrá permitir y enviarnos una respuesta a nuestra solicitud. Hacemos clic en Sí, y ahora Outlook nos avisa de que ya se ha compartido un calendario con ese usuario. Ya nos quedaría abrirlo desde Abrir calendario, Abrir calendario compartido. Hacemos clic en Nombre, y elegimos el usuario con el que compartimos ese calendario. Ahora aparece aquí un nuevo grupo de calendarios, además de tener en el panel principal de Calendario dos distintos compartiendo pantalla. Podríamos no visualizar uno de ellos haciendo clic en esta casilla de verificación, o por supuesto, cambiando al otro. Una opción interesante sería la Superposición, con lo cual, en un mismo espacio convivirían ambos calendarios. Podemos desactivar esa superposición haciendo clic de nuevo en el mismo comando. Otras opciones las podemos ver con el botón derecho. Podría ser cambiar el color. Vemos cómo el encabezado cambia al color que hemos elegido. Si hiciéramos lo mismo con el otro calendario, aquí tendríamos el resultado. También podemos comentar que, si tenemos un conjunto de calendarios que vemos con frecuencia juntos, por ejemplo, de nuestros compañeros de trabajo o de nuestra familia, usando grupos de calendarios podemos ver las programaciones combinadas de todos los calendarios de un vistazo. Vamos a poner un ejemplo yendo a Grupos de calendarios y Crear un nuevo grupo. Vamos a poner un nombre, aceptamos, y ahora vamos a incluir los usuarios cuyos calendarios queremos incluir en el grupo. Por ejemplo, van a ser estos dos. Y aquí tendríamos ahora todos los calendarios en pantalla. Como podemos ver, sería un buen momento para desactivar algunos de ellos y poder visualizar mejor los que quedan.

Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Aprende estos trucos de Outlook 2016, el potente gestor de correo electrónico de Microsoft, que te permitirán obtener máximo rendimiento, ganar en eficacia y, sobre todo, tiempo.

1:24 horas (28 Videos)
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Fecha de publicación:8/11/2016

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