Cómo comunicar de forma efectiva por email

Buzones inteligentes y etiquetas

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Los buzones inteligentes funcionan como las reglas de correo, pero al ser dinámicos son aún más listos y buscan correo a lo largo de todos los buzones e, incluso, diferentes cuentas de correo. Las etiquetas nos permiten marcar el correo de forma que las podemos utilizar también para clasificar correo electrónico.
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Transcripción

La mejor forma de organizar el correo electrónico son los buzones inteligentes. Prácticamente, todos los clientes de correo los utilizan y no modifican la estructura de tu correo electrónico como las reglas que usan ubicaciones específicas para guardar el correo que pueden ser accesibles o no en todas las plataformas. Un buzón inteligente es exactamente igual que un buzón tradicional al que se le aplican reglas pero mientras que con el método anterior estás trabajando con ordenes específicas y carpetas reales, el buzón inteligente lo que hace es utilizar la base de datos de correo para crear buzones virtuales analizando el correo a tiempo real según unos criterios específicos que nosotros le daremos y que generalmente coinciden con los criterios de las reglas. Pero no hacen ninguna acción simplemente siguen los criterios y muestra la información basada en los mismos. ¿Cuál es la diferencia frente a la organización por reglas? Pues, que desaparecen los cajones y aunque puedes utilizar el método tradicional de reglas de añadir una capa de buzones inteligentes encima la realidad nos dice que con los cambios de plataforma y tipos de clientes de correo que podemos hacer es mucho más útil para organizar el correo electrónico que esté todo junto y luego poder filtrar sobre la marcha. Además, usando un buzón inteligente, un mismo correo puede estar en dos o más buzones a la vez según los criterios que hayamos añadido mientras que con una organización basada en reglas deterministas con acciones un correo estará solo y únicamente en un buzón y nada más. La ventaja de los buzones inteligentes es que, en cualquier momento puedes modificar el criterio de búsqueda para que se adapte rápidamente a lo que necesitas pero voy a poner un ejemplo los buzones inteligentes y ayer. Hoy y ayer son dos buzones inteligentes que puedes crear en tu cliente de correo que recogen el correo electrónico que ha recibido evidentemente, hoy y ayer independientemente de si está leído o no. Su razón de ser es, precisamente, localizar rápidamente el correo sin tener que hacer búsquedas, especialmente, cuando ha recibido un correo que has leído y tienes interés en responder pero no lo has marcado como no leído una estrategia habitual para dejar correos electrónicos pendientes. Así que, en lugar de tener que realizar una búsqueda lo cual, a veces resulta complicado porque no atinas con el nombre de quién te lo envía o las palabras clave que estás utilizando devuelven muchísimos resultados y te obliga a intentar localizar el correo con filtrados por fecha los buzones hoy y ayer solucionan de un plumazo el problema. Si tu problema de localización de correos se extiende a más tiempo siempre puedes crear buzones inteligentes que filtran correo por una fecha mayor, por ejemplo, una semana. Por otro lado, están las etiquetas. Las etiquetas no disponibles en todos los clientes de correo electrónico, permiten marcar un correo con un código generalmente de color o incluso asociarle una o varias palabras clave. Esto puede hacerse incluso a través de reglas ahora sí, un uso correcto de las mismas para que a un correo electrónico que cumpla una serie de criterios se le asigne una etiqueta específica. ¿Cómo se usan las etiquetas para la organización de correo? Generalmente, tenemos tendencia a organizar el correo electrónico de forma vertical, asociando un buzón inteligente a un remitente específico o varios de ellos agrupados en una empresa o a un campo de asunto específico para un hilo de correo de interés. Las etiquetas nos permiten organizar el correo transversalmente es decir, cogiendo correos de aquí y allá cuyos remitentes no tienen una relación entre ellos. Por ejemplo, el caso que hemos visto del buzón hoy y ayer sin utilizar etiquetas, es un perfecto ejemplo de transversalidad, ya que utiliza el factor tiempo para reunir correos de las más variadas procedencias al añadir etiquetas a la ecuación podemos filtrar transversalmente fuera de criterios verticales, ciertos tipos de correo. Por ejemplo, recibes facturas de varias personas de forma habitual a lo largo del mes esas personas son siempre las mismas, de forma que puedes crear una regla que asigne una etiqueta llamada a los remitentes facturacion@ejemplo.com contabilidad@ejemplo.com y otros correos similares y que incluyan un adjunto que es el archivo de la factura ahora creas un buzón inteligente que lea esas etiquetas asignadas por la regla al entrar el correo y que muestre todos los correos recibidos en el último mes que cumpla con el criterio de la etiqueta facturación asignada y que tenga un adjunto de forma que tendrás todos esos correos con facturas en un único buzón para, al final de mes, poder facturar rápidamente y no olvidarte de contabilizar una factura.

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Fecha de publicación:3/05/2016

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