Cómo comunicar de forma efectiva por email

Buenas y malas firmas

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Una firma voluptuosa es estupenda, pero al final cansa y ocupa demasiado espacio tanto en el correo como en las respuestas, y es mucho peor si añadimos imágenes, uno de los peores errores que podemos cometer a la hora de crear firmas.
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Transcripción

Una vez hemos terminado con el correo electrónico, es la hora de la firma. La firma no es más que información adicional asociada a nuestra persona que incluye nuestro nombre y apellidos, y alguna forma de contacto adicional. No hay una única firma para todos los casos, de la misma manera que no hay una única forma de saludar o de despedirse. Así que vas a necesitar como poco dos firmas: Una para correo personal y otra para correo formal y adicionalmente una firma asociada para tu trabajo. Las firmas de correo personal tienen que ser cortas y muy sencillas e incluyen tu nombre y apellidos, el correo electrónico y muy poco más. No es necesario añadir información adicional puesto que estás hablando con la familia y amigos, y ellos ya te conocen perfectamente y saben cómo localizarte. Después de la firma personal, está la firma formal. Esta firma sí incluye más información y busca específicamente que la persona que reciba el correo electrónico nos añada a la agenda. De hecho, muchos clientes de correo electrónico son capaces de leer las firmas y añadir ese contacto, directamente, tomando los datos y rellenando los campos adecuados a través de detectores de datos. En la firma formal, deberemos añadir los siguientes elementos: Nombre y apellidos, correo electrónico y dominio profesional, redes sociales, —si están relacionadas con nuestras actividades profesionales— teléfonos —si lo consideramos conveniente— e incluso nuestra dirección física. Las firmas profesionales incluyen todos los datos de la firma formal además del nombre de la empresa que representamos, nuestro cargo, el teléfono móvil, fijo y fax, la dirección de la empresa y el dominio de internet de la misma. Es decir, toda la información necesaria para convertir esa firma en un contacto de agenda completo para empresa. De hecho, y sobre estas tres firmas posibles, puedes tener, para cada una de ellas, dos versiones: la larga para primeros contactos y la corta para conversaciones de correo que evita sobrecargar un correo anidado con información repetida e innecesaria. Hay dos cosas que nunca debes incluir en una firma y son: frases que quedan muy petulantes e imágenes con datos. Este segundo caso es especialmente crítico, ya que de la imagen no pueden extraerse datos de forma automática, por lo que el receptor del correo los tendrá que pasar a mano, cosa que con seguridad no harán. Además, las imágenes ocupan espacio precioso en los dispositivos de almacenamiento de los receptores y consumen tarifa de datos en dispositivos móviles. Pero pongamos un ejemplo: Imagina que mantienes correspondencia con un proveedor que incluye una imagen en su firma y esta ocupa unos 50 kB de espacio. A lo largo del año ha recibido de ese proveedor unos 300 correos electrónicos, así que la multiplicación es de 300 por 50 kB con un resultado de unos 15 MB de espacio desperdiciado en el disco que además no puede eliminar porque solo puedes hacerlo eliminando el correo en cuestión. Ya sé que puede parecer muy poco, pero cuando son varias personas las que usan imágenes en las firmas, todos ellos acaban sumando con el tiempo una buena cantidad de espacio totalmente desperdiciado. Así que no uses imágenes en las firmas porque además de ser inútiles, suelen enfurecer bastante a los usuarios "avanzados" de correo electrónico. Una buena firma es una invitación a conectar, a que puedan recuperar información desde el campo de búsquedas del cliente de correo electrónico para localizarte o contactarte. Una mala firma, de la misma manera, puede ser considerada como una forma poco elegante de demostrar que quien escribe está por encima de quien recibe el correo y, si incluye imágenes, una forma rápida de que nuestro correo acabe en la papelera.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

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Fecha de publicación:3/05/2016

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