Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Automatiza tareas con los correos en Outlook 2016

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A su modo, Outlook también puede crear macros para automatizar aquellas tareas que realizamos cotidianamente. Aprendamos a crear tareas compuestas de varios procesos que pueden ser automatizados y ejecutados con tan solo un clic.

Transcripción

Supongamos que casi todos los días nos llegan correos electrónicos que tenemos que estar constantemente convirtiendo en citas de calendario o reuniones. En ese caso, podríamos automatizar esas tareas para ahorrar tiempo. Vamos a ver cómo podemos hacerlo con Pasos rápidos de Outlook. Para ello, desde la ficha Inicio, vamos a ir a Pasos rápidos. Vemos aquí un grupo de comandos en el cual, en esta galería tenemos Crear nuevo. Hacemos clic, y ahora tenemos en este panel central la posibilidad de agregar acciones que se automatizarán. Vamos a agregar una primera acción desde este desplegable. Por ejemplo, la primera acción va a ser Marcar como leído. Ahora agregamos otra acción, que va a ser convertir o crear una cita con datos adjuntos. Eso significa que los posibles datos adjuntos que tuviera el correo electrónico también se van a incluir en la cita de calendario. Hacemos clic y ya tenemos nuestra segunda acción automatizada. Vamos a crear una tercera, que va a ser Mover a una carpeta. Hacemos clic y ahora, en el desplegable que emerge en la parte inferior, vamos a elegir otra carpeta o alguna de las que nos propone Outlook. En este caso, sí tenemos la que queremos, que es Archivados. Y una vez que tenemos ya todas las acciones automatizadas, podemos personalizar el nombre en este campo. Y ahora damos por finalizado el Paso rápido desde este botón. Vemos cómo, en esta galería de opciones, en primer lugar tenemos Mi paso rápido, que es el que hemos creado. También, si hacemos clic en este pequeño botón que hay en la parte inferior derecha del grupo, obtenemos un asistente desde el cual podemos cambiar de posición los Pasos rápidos que tenemos configurados. También podríamos volver a editarlos con este botón, incluso duplicarlos para modificarlos y crear otros nuevos, o por supuesto, eliminarlos.

Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Aprende estos trucos de Outlook 2016, el potente gestor de correo electrónico de Microsoft, que te permitirán obtener máximo rendimiento, ganar en eficacia y, sobre todo, tiempo.

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Fecha de publicación:8/11/2016

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