Acrobat DC esencial

Asistente de acciones en Acrobat DC

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En este ejemplo crearemos una acción de proceso automatizado de una serie de documentos PDF sin intervención del usuario. En concreto, añadiremos una marca de agua en todas las páginas y guardaremos los cambios.
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Transcripción

Acrobat DC permite crear acciones de procesos por lotes para automatizar al máximo tareas que son muy frecuentes con documentos PDF. Vamos a ver, a continuación, un ejemplo donde tomaremos una serie de archivos PDF de una carpeta, y los guardaremos con otro nombre en la misma carpeta, tras haberles añadido una marca de agua y protegerlos con contraseña. En primer lugar, dentro de la vista de Herramientas voy a abrir la de Asistente de Acciones. Aquí podemos ver cómo, por un lado, Acrobat ya viene con una serie de acciones predefinidas que vemos en el panel de la derecha como, por ejemplo, Hacer accesible un documento, Optimizar para web o móvil, o Preparar Documentos PDF para su distribución. Sin embargo, lo que voy a hacer en este ejercicio es crear una nueva acción personalizada, con lo que voy a clicar en la herramienta Nueva acción. Lo que veo, entonces, es un cuadro de diálogo separado en dos columnas. En la columna de la izquierda tengo todos los posibles comandos que yo puedo ejecutar dentro de un proceso automatizado. En la columna de la derecha, tendría el listado de comandos ordenados por su orden de ejecución. Antes de destinar esta serie de comandos que conformarán mi acción, primero voy a indicar a qué archivo se va a aplicar. Para ello, lo que puedo hacer es seleccionar toda una carpeta con documentos PDF o clicar en el ícono de Documento para seleccionar de manera individualizada a qué documentos quiero aplicarles esta marca de agua. Por ejemplo, a este lote de cuatro archivos PDF. Hago clic, entonces, en Abrir, y ya veo aquí el listado de documentos. A continuación, lo que hay que hacer es ir añadiendo los diferentes comandos de los cuales estará compuesta la acción de entre todas las categorías que veo en la columna de la izquierda. Tenemos Contenido, Páginas, Formularios y, en definitiva, aquí tenemos casi todas las herramientas disponibles en Acrobat que son compatibles con un proceso por lotes. En mi caso en concreto, lo que voy a hacer es seleccionar el comando de aplicar una marca de agua a todas las páginas. Entonces, dentro de la categoría Páginas, voy a buscar la herramienta en concreto Agregar marca de agua. Una vez que la tengo seleccionada, lo que voy a hacer es clicar en el botón que separa las dos columnas para añadirla dentro del listado de acciones. La herramienta Agregar marca de agua requiere de una cierta configuración. Es por eso que podemos activar la casilla Preguntar al usuario para que sea el usuario quien aplique una marca de agua diferente cada vez a cada documento PDF o, en el caso que queramos que la acción se ejecute de manera totalmente desatendida, podremos quitar esta casilla y, en su lugar, hacer clic en Especificar configuración. Aquí lo que voy a hacer es especificar una marca de agua que va a ser la misma para todos los documentos PDF. En el campo Texto, voy a escribir, por ejemplo, "CONFIDENCIAL", en mayúsculas, y aquí veo una vista previa de cómo se vería esta marca de agua dentro de cualquiera de las páginas del PDF y, en mi caso, la voy a girar 45º y voy a hacer que esté a una escala del 100 % de la página. Finalmente, voy a reducir la opacidad hasta el 40 %. Este va a ser el aspecto de la marca de agua que se va a aplicar sistemáticamente a todas las páginas de todos los documentos PDF que he señalado dentro del proceso por lotes. Pues entonces, voy a hacer clic en Aceptar. Ya tengo el primer comando de mi acción, y ahora vamos a por el segundo. El segundo será proteger estos documentos PDF con contraseña. Dentro de la categoría Protección, seleccionaré el comando Codificar. Una vez más, me lo llevo a la columna de la derecha, clicando en el botón del medio y, de igual modo que hice con Agregar marca de agua, voy a desmarcar la opción Preguntar al usuario, porque no quiero que sea interrumpido cada vez que tiene que codificar todos y cada uno de los archivos PDF que va a procesar, sino que todos van a tener exactamente la misma contraseña. Entonces, lo que voy a hacer es clicar una vez más en Especificar configuración. El sistema de seguridad será mediante contraseña, y aquí accedo directamente al cuadro de diálogo de la herramienta de Proteger con contraseña. No será una contraseña para abrir los documentos, sino para restringir su edición. Entonces, marco la casilla Restringir la edición y, en concreto, estos documentos se van a poder imprimir, pero no se va a poder hacer ningún cambio a menos que el usuario sepa la contraseña. Escribo entonces la contraseña para los documentos y, finalmente, hago clic en el botón de Aceptar. Confirmo la contraseña para asegurarnos que es coherente y, finalmente, ya puedo clicar en el botón Cerrar. Hasta ahora, llevo dos pasos, dos comandos para mi acción. Sin embargo, faltaría un último paso que es guardar estos documentos PDF con un nombre específico que tenga, por ejemplo, un sufijo de procesado o algo similiar. Esto quiere decir que tengo que volver a la columna de la izquierda y dentro de la categoría Guardar y exportar voy a escoger la acción Guardar. Me la llevo a la columna de la derecha y una vez más, especifico la configuración. Esta no será otra que agregar un sufijo a los nombres de los PDF originales que sea Procesado. Cuando ya tengo este cuadro de diálogo configurado, hago clic en el botón de Aceptar, y con estos tres comandos diferentes ya tendría construida la acción que quiero llevar a cabo para todos estos documentos. A partir de ahora, lo que puedo hacer es clicar en el botón Guardar y darle un nombre a esta acción. Por ejemplo, "Marca de agua y contraseña". Opcionalmente también podemos escribir una descripción que indique con más detalle qué es lo que hace esta acción. Bien, ahora sí hago clic en Guardar, y ya tengo disponible dentro de la lista de acciones la nueva que acabo de crear Marca de agua y contraseña. Bastará, entonces, ahora, con clicar en esta acción. Me aparece, entonces, el listado de documentos a los cuales va a aplicar la acción, pero en este punto podríamos, o bien quitar documentos editando esta lista, o bien, también, clicar en el botón Agregar archivos para incoporar nuevos documentos para esta acción. Ya sin más demora, voy a hacer clic en el botón inicial para que Acrobat empiece a hacer todo el procesado para todos los documentos que he indicado. Podemos ver cómo todo se está produciendo delante de nuestros ojos y, cuando he acabado, el botón de Iniciar indica que el proceso se ha completado. Hemos podido comprobar que ha tardado realmente muy pocos segundos. Sin embargo, vamos a ir a abrir cualquiera de los archivos procesados para verificar que realmente ha hecho bien el trabajo. Iré al menú Archivo Abrir, y aquí puedo ver cómo, efectivamente, tengo los documentos con el sufijo Procesado los cuales, si abro cualquiera de ellos, puedo comprobar cómo efectivamente existe la marca de agua en todas las páginas y, además, si quisiera hacer algún cambio en estos PDF, no lo podría hacer, porque está protegido con contraseña. Hemos conseguido hacer un proceso por lotes, una automatización para toda una serie de documentos PDF, y se tarda muy poco tiempo.

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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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